Leestijd is 4 minuten
8 Outsourcing Tips voor Gevorderden
Tips voor managers die de standaard tips al kennen
Mensen en organisaties kunnen onmogelijk overal goed in zijn. Dat is een belangrijke reden om werkzaamheden waar je niet in excelleert neer te leggen bij een partij die dat wel doet. Dat brengt ons gelijk bij de eerste van de acht outsourcing tips voor gevorderden.
Slagkracht Outsourcing tip één
Alleen het beste is goed genoeg, tenzij …
Ga alleen over tot Outsourcing als een provider/leverancier bepaalde werkzaamheden aantoonbaar veel beter kan uitvoeren dan dat jullie dat zelf kunnen.
Helaas besteden veel bedrijven en ondernemers werk uit aan organisaties die middelmatig werk afleveren. Of zelfs minder dan middelmatig werk, maar ja, wel voor een zeer scherpe prijs.
Als het het jullie succes in de markt is dat je middelmatige producten aanbiedt voor een scherpe prijs, dan kan een leverancier die dezelfde strategie volgt niet echt kwaad.
Voor alle anderen geldt: filter leveranciers en dienstverleners op basis van kwaliteit. Er zijn veel leveranciers te vinden en in vele prijsklassen, maar naar kwalitatieve leveranciers moet je op zoek.
De sleutelvraag is natuurlijk: 'wat is kwaliteit'? Daar denken verschillende uitbesteders heel verschillend over en je kunt over die vraag een boom opzetten. Doe dat maar niet. Het eenvoudigste antwoord is namelijk:
'kwaliteit is die service die prima aansluit bij wat jullie business nodig heeft'.
Start daarom met het specificeren van het serviceniveau dat jullie nodig hebben. Doe dat in termen van resultaten. Daarna kun leveranciers selecteren die dat aantoonbaar kunnen bieden en ga en ga daarna pas filteren op prijs.
Deze tip lijkt erg voor de hand te liggen. Toch slaan acht van de tien uitbesteders deze stap over. De stap waarin je formuleert wat voor jullie de belangrijkste criteria zijn. Managers beginnen vaak bij een prijs selectie en gaan er vanuit dat de kwaliteit onderhandelbaar is.
Dat is een misvatting.
De kwaliteit van dienstverlening verbeteren is een inspannend en tijdrovend proces. En het kost geld. Als je op prijs hebt ingekocht is dat geld er niet! Je kunt wel altijd onderhandelen over een prijs. Maar dit pas nadat je en provider/leverancier hebt geselecteerd die bewezen heeft aan jullie criteria te voldoen.
De succesvolle outsourcing strategie gaat uit van een betere dienstverlening voor een lagere prijs dan intern kan worden gerealiseerd. In het vervolg lees je onder meer hoe je de ‘hockeystick’ kunt verslaan en hoe je de ‘Allen Curve’ in je voordeel laat werken.
Slagkracht Outsourcing tip twee
Strategische Outsourcing kent twee doelen
Doel 1: Gebruik de Outsourcing om de sterke punten van je bedrijf of organisatie te vergroten. Ook al zijn jullie goed in bepaalde zaken, toch is er altijd ruimte voor verbetering.
Na toepassing van tip één zul je minder tijd hoeven te besteden aan zaken waarmee je geen optimaal resultaat zult bereiken en die je daarom hebt uitbesteed.
De vrijgekomen tijd kun je besteden aan het verder versterken van jullie business.
Doel 2: Besteed een (klein) deel van de zaken waar jullie goed in zijn ook uit, en pas daarbij tip één toe. Ook hier kan Outsourcing de organisatie verder brengen.
Je zult merken dat deze Outsourcing, mits je tip 1 toepast, de organisatie stimuleert, scherp houdt en uitdaagt om vaardigheden nog beter te maken en jullie positie verder te versterken.
Slagkracht Outsourcing tip drie
Neem zelf de kosten of …
Een provider/leverancier maakt opstartkosten. Met name in de transitiefase, direct na de overname van werkzaamheden, waarin hij zijn organisatie en jullie collega's en middelen moet aanpassen aan de nieuwe leversituatie.
Daarna komen de transformatiekosten.
Kosten die de leverancier maakt om de dienstverlening te standaardiseren en volgens zijn expertise te optimaliseren. Met name bij deze slag haalt hij zijn kostenvoordeel binnen.
Het plaatje geeft dit kostenverloop van de leverancier weer.
Dit plaatje staat bekend als de ‘hockeystick’.
De provider verdient de kosten die hij in de opstartfase maakt terug in de drie tot vijf jaar die het contract daarna doorloopt.
Maar daar zit het probleem!
De gemiddelde leverancier zal in die drie tot vijf jaar weinig of niets meer in verbetering van jullie dienstverlening investeren.
Hij is te druk bezig de eerdere investeringen terug te verdienen!
Overweeg eens om als uitbesteder die transitie- en transformatiekosten voor je rekening te nemen.
Wat levert dat op?
- Je betaalt die kosten toch. De leverancier verrekent die kosten in de prijs voor jullie periodieke vergoeding van de service.
- Door die kosten upfront voor je rekening nemen verdienen krijg je dus een lagere periodieke betaling, een lagere contractprijs.
- De provider/leverancier heeft daarmee de handen vrij om op elk moment met nieuwe kostenbesparende voorstellen te komen. Hij heeft ruimte om te investeren en hoeft niet meer met een start-terugverdientijd rekening te houden.
Kunnen jullie of willen jullie die investering niet ophoesten?
Dan kun je overwegen om de provider uit te nodigen om over en weer transparant te zijn in je kostenstructuur.
Een zogenaamde open-boek-calculatie. Als die transparantie er is kun je vervolgens afspreken dat van iedere extra besparing die de provider voor jullie realiseert, een deel in margeverbetering bij hem achterblijft.
Op die manier stimuleer je innovatie en serieuze aandacht voor kostenreductie.
Slagkracht Outsourcing tip vier
Zonder investering van jullie kant gaan jullie voor gaas
Als uitbesteder wil je niet dat het aansturen en controleren van leveranciers te veel tijd en inspanningen gaat vragen. Zeker niet als het om de uitbesteding van eenvoudige werkzaamheden gaat.
De sleutel voor succes is hier: upfront specificatie van het werk en met name de resultaten die van dit werk worden verwacht. De investering die jullie steken in het opstellen van deze requirements betaalt zich in korte tijd tienvoudig uit.
Laten jullie deze investering achterwege dan betaal je daarvoor met een hoop ‘gedoe-kosten’. Voor de Regie bij uitbesteding van complexere werkzaamheden geld dit nog sterker.
Je kunt ook niet zonder Demand Management. Ook hierbij bepaalt de upfront investering in dienstenspecificatie, samenwerkingsprocessen en contracten de helft van het succes.
Denk vooraf goed na over de rapportages die jullie dagelijks, wekelijks, elke maand, elk kwartaal en jaarlijks wilt ontvangen. Elke rapportage kost een leverancier tijd en geld en het kost jullie tijd om er naar te kijken en te reageren.
Denk daarom vooral voor de korte termijn rapportages in updates en uitzonderingsrapporten. Geen update, geen bijzonderheden vandaag. Een blanco rapport.
Maak het simpel!
Slagkracht Outsourcing tip vijf
Speel in op de Allen curve
Werk aan duurzame relaties met leveranciers. Relatiemanagement is een sleutel tot succes.
Bij elke Outsourcing gaat de communicatie tussen de mensen in de achterblijvende organisatie en de mensen die naar de leverancier gaan, met sprongen achteruit.
Professor T.J. Allen heeft onderzoek gedaan naar de invloed die afstand heeft op de waarschijnlijkheid van spontane communicatie tussen mensen die elkaar voorheen goed kenden.
De afbeelding hierboven laat zien dat die communicatie dramatisch afneemt naarmate de afstand toeneemt.
Adequaat relatiemanagement springt hierop in en zorgt ervoor dat de wederzijdse afstemming op de werkvloer optimaal blijft!
Slagkracht Outsourcing tip zes
Gooi nooit werk over de muur, tenzij …
Ideaal zou zijn als het werk dat je overdraagt aan een leverancier tot in de puntjes verzorgd is. Maar dat is natuurlijk een utopie.
Geen probleem, spreek dan met de provider/leverancier af dat hij zijn expertise inzet om een verbetertraject in gang te zetten.
Ga bij een ontwikkeltraject altijd uit van een planning die meerdere cycli beslaat. Spreek niet snel een einddatum af, maar spreek twee of drie controlemomenten af. Mijlpalen waarbij je de voortgang monitort.
Houd op regelmatige basis vinger aan de pols. Belangrijk: laat je de voortgang van het ontwikkeltraject letterlijk demonstreren, laat het tastbaar voor je zijn. Het effect zal zijn dat er op tijd wordt geleverd en met de kwaliteit die is afgesproken.
We noemen dat acceptatiemanagement. Een werkwijze die resultaat en gemoedsrust oplevert.
Slagkracht Outsourcing tip zeven
Ontwikkel mini-systeempjes
Zorg voor eenvoudige en handige besturingssystemen. Als je daar nog niet over beschikt, is het tijd om aan de slag te gaan. Je wilt eenvoudig en praktisch gereedschap in huis hebben voor de besturing van leveranciers.
Geen ervaring met dergelijke systeempjes? Download en lees deze instructie en je kunt aan de slag.
Slagkracht Outsourcing tip acht
Win-win is easy als je het slim aanpakt
Vraag elke leverancier regelmatig om advies voor het verhogen van efficiëntie. Omdat hij dagelijks met jullie werk bezig is, heeft hij zicht op shortcuts en verbetermogelijkheden.
Pas daarbij op voor efficiencywinst die ten kosten gaat van jullie effectiviteit!
Het geheim van succesvolle win-win?
Deel de opbrengst van efficiency winst. De leverancier krijgt dan meer geld voor dezelfde output en jullie besparen geld.
Een echte win-winsituatie die ervoor zorgt dat leveranciers ook morgen zijn innovatieve ideeën met je zal willen delen.
-
Koos Overbeeke
Kun je advies gebruiken over:
- de sourcing strategie of benadering,
- de inrichting van de Regie-organisatie,
- het Demand Management,
- of wilt je een assessment laten uitvoeren?
Neem even contact op. Wij investeren graag in een nadere kennismaking.