Hoe kun je eenvoudig een lopend outsourcingscontract wijzigen?

een lopend outsourcingscontract wijzigenKen je die nare droom waarin je iets verschrikkelijks overkomt en je wilt om hulp roepen maar er komt geen geluid uit je keel?

Weleens het gevoel gehad dat het wijzigen van een outsourcing contract net zo iets is? Niet die enge dreigende gebeurtenis maar dat gevoel dat er niets uit je keel komt!

Als je nadenkt over het bestaande contract en dat je daar eigenlijk niet gelukkig mee bent maar hoe vang je het aan om daarin wijzigingen aan te brengen?

 

Drijfveren voor het aanbrengen van wijzigingen in uw outsourcingscontract

Veranderingen in een contract zijn onvermijdelijk gedurende de looptijd van het contract. Dat is zo bij kleine contracten maar dit is zeker zo bij grote, complexe dienstverlening- en service contracten.

De behoefte om uw contract aan te passen kan ontstaan door factoren zoals:

  1. Wijzigingen in de strategieën en doelstellingen van uw organisatie of van uw leverancier.

  2. Veranderende zakelijke behoeften van uw organisatie.

  3. Veranderingen in de markt.

  4. Technologische ontwikkelingen.

  5. Economische trends.

  6. Wijzigingen in wetten en/of regelgeving.

  7. Wijziging in de eigendomsverhoudingen in uw organisatie (fusie of overname) of die van uw leverancier.

  8. Etc.

Al deze veranderingen kunnen leiden tot gewenste of noodzakelijke veranderingen in de vereiste dienst, de maatstaven voor het werk, diensteninfrastructuur en werklast.

Veranderingen zijn gemakkelijker te beheren wanneer ze planmatig worden uitgevoerd.

 

Stakeholders en directie mobiliseren

Als demand manager zul je het eerste merken dat het lopende contract (of de SLA) een aanpassing behoeft. Betrek je directie en de businessmanagers hierbij. (Lees ook: hoe u demand management op de directieagenda krijgt)

Schilder voor hen helder en duidelijk de aanleiding voor de wijziging, wat de impact van de wijziging betekent voor uw organisatie en voor de leverancier en wat de gevolgen zijn als u niets doet (geen aanpassing maakt).

Geef daarbij aan hoe u het aan wilt pakken. De effecten van een onverwachte, extern gedreven verandering kunnen vaak worden verzacht met behulp van bijvoorbeeld een effectieve risicobeoordeling of door de geleidelijke invoering van de wijzigingen.

Wijzigingen zullen nieuwe onderhandelingen met de leverancier(s) tot gevolg hebben. De invoering van wijzigingen vragen om een zorgvuldige planning zodat de prestaties en de kwaliteit van de dienstverlening niet worden geschaad.

Ook ongewenste verstoringen als gevolg van pieken in de werklast of bijvoorbeeld sterke toename van eindjaars activiteiten, kunt u daarmee vermijden.

 

Een outsourcingscontract wijzigen geeft kansen

Veranderingen vragen om effectief beheer en fungeren als kansen om het contract te verbeteren.

Het is daarbij belangrijk dat beide partijen de gevolgen van de verandering goed begrijpen. In het geval de gewenste veranderingen ingrijpend zijn kan dit de reikwijdte en mogelijk de levensvatbaarheid van het contract beïnvloeden.

Indien de wijziging tot een aanzienlijke stijging van de waarde of omvang van het contract, is het belangrijk dat u de prijs/prestatieverhoudingen goed in de gaten blijft houden.

 

Een outsourcingscontract wijzigen in de publieke sector

Organisaties in de publieke sector moeten zich bovendien bewust zijn van de voorwaarden die de Europese- richtlijnen stellen voor substantiële wijzigingen gedurende de contractperiode.

Over het algemeen loopt u geen risico als (bij twijfel, raadpleeg een gespecialiseerde jurist ) :

  • De aard van de opdracht niet wezenlijk verandert.

  • De omvang van de opdracht niet wezenlijk verandert (financieel <10%, werkingsgebied <5%).

  • U in de aanbestedingsdocumentatie de mogelijkheid van wijzigingen hebt aangekondigd (hoe specifieker hoe beter).

  • Noodweer, een gedwongen reactie op omstandigheden die vooraf niet konden worden voorzien.

Een outsourcingscontract wijzigen kan ook aanvaardbaar zijn als er een rechtvaardiging is vanuit hoofde van de openbare orde, de openbare veiligheid of de volksgezondheid.

 

Een outsourcingscontract wijzigen met behulp van uw contract

Het outsourcingscontract wijzigen is normaal gesproken voorzien in uw bestaande contract. Hierbij zijn zaken vastgelegd zoals: outsourcingscontract wijziging

  • Hoe aanvullende/veranderende eisen richting leverancier aankaarten.

  • Hoe veranderingen aanvaren.

  • Hoe de impact (de gevolgen) van de verandering beoordelen, waaronder de contractuele implicaties.

  • Prioritering van acties en autorisatie niveaus.

  • Hoe veranderingen in het contract worden aangebracht en geformaliseerd.

  • (project) Management van de implementatie.

  • Verantwoordelijke voor het documenteren van de veranderingen en alle contractuele en administratieve gevolgen.

Soms kunnen ogenschijnlijk kleine veranderingen onverwacht grote effecten hebben. Een impactanalyse helpt je om onvoorziene domino effecten te voorkomen.
-
Koos Overbeeke

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

 

 

U wilt een outsourcingscontract wijzigen

geen wijzigingsparagraafen het bestaande contract kent geen wijzigingsparagraaf

Een situatie die we wel eens vaker tegenkomen.

Geen nood, er zijn wegen om die situatie op te lossen en die lacune kan dan gelijktijdig ook worden weggewerkt.

 

Wil je daar mee van weten kom dan naar de opleiding Regie en Demand Management.

 

Of neem even contact op en we komen bij u langs.

 

 

 

Terug van Een lopend outsourcingscontract wijzigen naar contract & sla management

 

 

 


 

 

contactSlagkracht Management;dm opleiding

Consultancy, Opleidingen en Implementatie Service

voor Governance (Regie) en Demand Management

bij Outsourcing en SSC

 

Neem gerust vrijblijvend contact op voor meer informatie of bel even