Luie manager methode 

 

 

 

 

De luie manager methode voor succes

Jos kent de luie manager methode voor succes niet. Een luie manager is hij ook zeker niet. Helaas, succes heeft hij ook niet.

Jos is verantwoordelijk voor Demand Management.

Hij is het meer dan beu om steeds weer brandjes te moeten blussen. Zijn klacht, steeds bezig met brandjes blussen, is universeel onder veel managers en ondernemers. 

De remedie is eenvoudig. Helaas is dat laatste niet zo bekend. We helpen Jos snel uit de brand. In deze Slagkracht vertellen we je daar meer over en reiken wij je het gereedschap aan waarmee ook jij:

  • meer tijd overhoudt;

  • in de gelegenheid bent nu de echt belangrijke zaken op te pakken;

  • vervolgens meer aandacht kunt geven aan zaken die echt belangrijk voor je zijn.

 

De klachten 

Mogelijk herken je iets van Jos zijn klachten. Samengevat komen ze hierop neer:

  • Je bent veel van je tijd bezig met het oplossen van incidenten.

  • Alle ballen worden naar jou gespeeld.

  • Bepaalde incidenten keren steeds terug.

  • Aan het einde van een drukke werkdag vraag je je af wat je die dag nu eigenlijk hebt gedaan.

  • Aan het einde van een werkdag constateer je dat het werk dat je eigenlijk had willen doen, is blijven liggen.

 

Kortom: je bent veel tijd kwijt met het blussen van brandjes. Hoe ontstaat dat? En wat kun je eraan doen?

 

 

Overzicht van deze Slagkracht

(een praktische handleiding om brandjes uit te bannen)

  1. Hoe veel brandjes ontstaan

  2. De sleutel tot succes

  3. Een eenvoudig systeem dat brandjes blussen voorkomt

  4. Het beste systeem dat iedereen kent, maar dat bijna niemand ziet!

  5. Het slechte nieuws: systemen werken altijd!

  6. Het Zeven Stappen Systeem dat ieder Business Probleem oplost

  7. Hoe produceer je snel en eenvoudig zo’n systeem?

  8. Een praktijkvoorbeeld. Resultaat: werkdrukreductie met 25%

  9. De oorzaak en de bron (root cause) van Jos zijn vele brandjes

  10. De oplossing

  11. De valkuil voor veel managers met te veel werk op hun bordje

 

 

Hoe veel brandjes ontstaan

Frequent opkomende gebeurtenissen en incidenten die je aandacht vragen, ontstaan door tekortkomingen in jullie businesssysteem. Ze staan succesvol management in de weg.

 

Businesssysteem? Schrik niet, dat kan iets heel eenvoudigs zijn!

Bij die term ‘businesssysteem’ hoef je niet direct aan grote ICT applicaties te denken. Elk praktisch middel en hulpmiddel dat zelfstandig een bepaalde functie verricht, is een systeem.

Als voorbeeld: een eenvoudige servicecatalogus of een dienstencatalogus is al een systeem. Een systeem dat je informeert over de diensten die je krijgt (en niet krijgt) en wat je daarvan kunt verwachten.

Ook een eenvoudige checklist die je kunt hanteren is een systeem. Wij gebruiken hballen om de oren vliegen.245et woord ‘systeem’ voor gestructureerde eenvoudige hulpmiddelen die iedere manager of ondernemer in korte tijd zelf kan produceren.

Veel managers en ondernemers zijn dagelijks bezig met het in goede banen leiden van incidenten en onverwachte gebeurtenissen. 

Ze bewaken hun goal terwijl de ballen hen aan alle kanten om de oren vliegen.

De oorzaak hiervan is dat er een systeem ontbreekt dat deze gebeurtenissen en incidenten opvangt.

Een systeem dat gebeurtenissen in goede banen leidt, of incidenten weet te voorkomen, terwijl jij daar niet of nauwelijks naar om hoeft te kijken.

Terug naar het overzicht

 

 

De sleutel tot succes, de luie manager methode 

Een gebeurtenis of een incident dat zich slechts eenmaal voordoet, is een incident. Je lost het op en kunt het vergeten.

Doet dezelfde gebeurtenis zich een tweede keer voor, dan kun je er gif op innemen dat er ook een derde en vierde keer zal zijn!

Er is geen sprake meer van een incident, maar van een tekortkoming in jullie businesssysteem. Deze bewustwording vormt de sleutel tot succes.

Terug naar het overzicht

 

 

Een eenvoudig systeem dat brandjes blussen voorkomt

Zo’n systeem is eenvoudig de beste manier om iets te doen of om iets voort te brengen. Je kunt een systeem ‘hoe te handelen bij …’ documenteren, vastleggen.

Met behulp van een dergelijk eenvoudig hulpmiddel kan iedereen in je omgeving een gebeurtenis of een incident afhandelen en in goede banen leiden.

 

Hoe kom je aan zo’n eenvoudig hulpmiddel?

Het incident dat je voor de voeten loopt, pak je bij de kop en je lost het op. Vervolgens analyseer je wat het incident veroorzaakte en hoe dat kan worden voorkomen of kan worden opgelost.

Voorkomen is altijd de betere optie, maar vaak heb je dat niet in de hand. In dat laatste geval implementeer je een systeem dat regelt dat het volgende incident met minimale of geen bemoeienis van jouw kant wordt opgelost.  

Nee, we hebben het niet over een afschuifsysteem of zoiets. We hebben het over een werkwijze die jullie werk effectiever en efficiënter maakt.

Terug naar het overzicht

 

 

Het beste systeem dat iedereen kent,

maar dat bijna niemand ziet!

mc donalds

De McDonald’s hamburgertent bij jou om de hoek is een demonstratie van een prachtig systeem. Dat systeem is zo goed en zo eenvoudig dat nauwelijks geschoolde jongens en meisjes van 16-17 jaar de business kunnen runnen!

Er zijn veel restaurants en ook hamburgerrestaurants die veel betere producten leveren dan McDonald’s. Maar ze hebben niet het succes, de omzet en de winst van de McDonald’s bij jou om de hoek.

Succesvol management ontbreekt daar.

Waar het deze andere restaurants vooral aan ontbreekt, zijn goed werkende systemen. En die lacune  veroorzaakt dat ze zijn wat ze zijn. Het houdt ze op hun plaats en voorkomt dat ze groeien.

Zo is het ook met jou als medewerker, manager of ondernemer. Alleen als je praktische en eenvoudige systemen implementeert, kun je de rol van onverwachte gebeurtenissen en incidenten elimineren.

Daardoor krijg je tijd om te groeien en de dingen te doen die echt belangrijk voor je zijn.

Terug naar het overzicht

 

 

Het slechte nieuws: systemen werken altijd!

Als de resultaten van jouw of jullie werk of dat van jullie leverancier je niet bevallen, kijk dan naar de systemen die je al gebruikt.

Jullie systemen zijn zo ingericht dat ze de resultaten voortbrengen die je vandaag ontvangt. 

 

Kijk ook eens naar jullie systemen door de ogen van jullie klanten en gebruikers. Jullie systemen behoren op te leveren wat gebruikers en klanten willen ontvangen!

Als dit niet of slechts ten dele gebeurt, of als er zich steeds incidenten voordoen, dan hapert er iets aan die systemen of er ontbreken systemen die er wel zouden moeten zijn.

 

Jullie hebben geen systeem?

Ook geen systeem is een systeem. Jullie ‘systeem’ heet dan improvisatie en dat kost je veel tijd en energie.

Vaak levert dat ‘systeem’ je bovendien niet het resultaat dat je wilt hebben. Dan ben je met de luie manager methode een stuk beter af!

Terug naar het overzicht

 

 

Het Zeven Stappen Systeem dat ieder Business Probleem oplost  

  1. Identificeer het probleem (ieder incident dat vaker voorkomt, is een probleem).

  2. Reframe (herkader) het probleem als een business-, een systeemprobleem (dus geen persoonlijk probleem).

  3. Breng alle processtappen in kaart die voorafgaan aan het incident, en ook alle stappen die naar de oplossing leiden.

    Maak een root cause analyse van het incident. Een root cause analyse onderzoekt niet zozeer de directe verschijnselen van een incident maar de bron van het incident, de dieper liggende oorzaak:

    Wat veroorzaakt dat dit incident een incident is en het niet automatisch door jullie bedrijfssysteem is opgevangen en onschadelijk gemaakt?

  1. Beschrijf kort en krachtig welke uitkomst je wenst. Hoe zou het moeten werken en met welk resultaat?

  2. Werk de details uit van het resultaat dat je wenst. Waar moet het systeem dat je resultaat moet opleveren aan voldoen?

  3. Definieer het systeem dat de oplossing, het resultaat dat je wenst, tot stand kan brengen.

  4. Implementeer je systeem, test het, verbeter het waar nodig en vier het resultaat!

 

Dat lijkt misschien een moeilijke opgave of veel werk. Het kan echter heel eenvoudig zijn als je weet (gezien hebt) hoe het in de praktijk werkt. We laten dat verderop met een praktijkvoorbeeld zien.

Terug naar het overzicht

 

 

Hoe produceer je snel en eenvoudig zo’n systeem?

Zoals alles in het leven. Grote zaken los je op door ze in kleine stapjes, in kleine behapbare brokken, op te delen. 

 

Stap 1: Leg nauwkeurig vast wat je wenst op te lossen (door het te systematiseren).  

  1. Neem het soort problemen (structurele incidenten zijn problemen) waar je het meest last van hebt eerst! (En neem de andere incidenten pas ter hand nadat je die eerste hebt opgelost.)
  2. Zorg voor flexibiliteit. Wil niet alles in een systeem gieten. Sommige zaken moet je zelf willen doen. Mits die zaken je niet afhouden van andere zaken die belangrijker zijn.

 

Stap 2:  Beschrijf de stappen van je systeem (de werkwijze, de methodiek, de middelen en hoe ze worden ingezet).

  1. Het meest krachtige systeem is een checklist. ‘Doe dit, controleer dat’ etc.
  2. Het tweede meest krachtige systeem is een stroomschema. Je gebruikt stroomschema’s (een stappenschema) als in een checklist een besluit moet worden geprogrammeerd. Een besluit in een stappenschema is bijvoorbeeld: ‘Als AA zich voordoet, doe dan dit en vervolg in stap YY. Als BB zich voordoet, doe dan dat en vervolg in stap ZZ’ (zie voorbeeld verderop).

 

Stap 3: Test de werkwijze van je systeem en onderzoek of het systeem ook werkt bij allerlei varianten van het incident. (Variaties zijn bijvoorbeeld het aantal in te zetten middelen en mensen.)

  1. Loop de lijst of het stappenschema door en voer de handelingen uit zoals daar staat beschreven.
  2. Laat hierna iemand die onervaren is met dit proces en dit soort incidenten het schema doorlopen en uitvoeren.
  3. Maak aanpassingen aan de lijst of het schema waar nodig.

 

Stap 4: Implementeer je systeem, leid betrokkenen hierin op, train ze in het gebruik.

  1. Train alle betrokkenen.
  2. Zorg voor de aanwijzing van één vervanger van elke uitvoerder.
  3. Train ook de vervangers.
  4. Maak de primaire uitvoerders verantwoordelijk voor het getraind en up-to-date houden van vervangers.

Terug naar het overzicht

 

 

Een praktijkvoorbeeld van de luie manager methode

Resultaat: werkdrukreductie met 25%

Jos is verantwoordelijk voor het budget uitbestede diensten. Maar de mensen die invloed hebben op de bestedingen zijn de overige managers in de organisatie.

Die andere managers vragen aanvullende diensten aan die ‘meerkosten’ veroorzaken. Om die meerkosten in de hand te houden, is besloten dat alle aanvragen voor ‘meerwerk’ via Jos lopen.

Jos moet dus nu het budget bewaken.

Als gevolg van dit besluit wordt Jos dagelijks via de telefoon en via de mail benaderd met vragen betreffende extra schoonmaak, extra openstelling van bewakingsdiensten, kleine verhuizingen, wandjes verplaatsen, handyman klusjes etc. etc.

Jos kijkt persoonlijk naar die vragen en weet vaak via een alternatief de zaak op te lossen zonder dat extra kosten nodig zijn. Maar deze stroom vragen verstoort steeds meer zijn reguliere managementtaken.

Jos heeft daarom de budgetbewaking een tijdje bij een assistent neergelegd, maar dat leverde veel gedoe op. Managers begonnen te klagen dat de afhandeling vertraagde en de medewerkster had niet het gezag om alternatieven te suggereren.

Daardoor kwam de vraag toch weer op Jos zijn bureau terecht.

Terug naar het overzicht

 

 

De oorzaak en de bron (root cause) van Jos zijn vele brandjes

De oorzaak van Jos zijn dagelijkse verstoringen is duidelijk. Dit zijn de aanvragen voor ‘meerwerk’.

De bron van deze verstoring is echter het besluit om Jos budgetbewaker te maken zonder tegelijkertijd een systeem te implementeren dat het daarbij behorende werk in goede banen zou leiden.

Toen wij dit Jos vertelden, keek hij ons met grote ogen aan en zei: ‘En hoe had ik dat dan moeten doen?’

Terug naar het overzicht

 

De oplossing

De oplossing is altijd eenvoudig (zei Johan Cruijff niet: ‘Je gaat het pas zien als je het doorhebt’?).   

We hebben Jos voorgesteld zijn assistent opnieuw met deze taak te belasten, maar haar nu een systeem aan de hand te doen waarmee zij minimaal 80% van het werk zelfstandig kan uitvoeren.

In dit geval bestaat het systeem (de luie manager methode) uit drie onderdelen: een checklist, een verdeelstaat en een besliswijzer.

 

De checklist

Jos heeft een maand lang alle incidenten op een lijst genoteerd. Hij heeft een markering gegeven aan die incidenten die direct afgehandeld kunnen worden door de leverancier, bijvoorbeeld omdat hiervoor geen alternatief beschikbaar is.

Deze checklist heeft hij aan de assistente gegeven. Alle aanvragen die op de checklist voorkomen, kan zij nu direct doorzetten naar de leverancier.

Zij voegt ook acties toe aan de lijst. Eén keer per week loopt zij de aangepaste lijst door met Jos om te verifiëren dat de toegevoegde items inderdaad op deze lijst thuishoren.

 

De verdeelstaat

Jos heeft met een paar uur spitwerk in de cijfers en wat gevoelsmatige schattingen het budget voor meerwerk verdeeld onder drie portefeuillehouders (directieleden) en vijftien managers.

Ook deze verdeelstaat heeft hij aan de assistente gegeven. Jos heeft daarnaast de managers hierover geïnformeerd.

Mocht een manager zijn budget willen overschrijden, dan is dat alleen toegestaan indien andere managers binnen zijn portefeuille hem daarvoor support geven vanuit hun afdelingsbudget.

voorbeeld stroomschema voor de luie manier voor succesvol Demand ManagementNaast de verdeelstaat is het altijd mogelijk dat een manager vanuit de directie een projectbudget krijgt toegewezen dat naast het reguliere budget staat.

Ook dit budget wordt bewaakt door de managementassistente.

 

De besliswijzer

Samen met Jos hebben we een besliswijzer opgesteld die er als volgt uitziet (zie afbeelding).

De medewerker hanteert nu elke aanvraag voor meerwerk op basis van deze eenvoudige besliswijzer (zie hierboven het oorspronkelijke schema).

De assistente weet ruim 90% van de aanvragen via dit systeem af te handelen.

Jos heeft hiermee een reductie van zijn werklast van ongeveer 25% weten te realiseren.

Op aangeven van de assistente is het schema momenteel op diverse punten verfijnd, waardoor de toegevoegde waarde van dit schema nog is toegenomen en het systeem is versterkt.

Terug naar het overzicht

 

 

De valkuil van veel managers en ook Jos zijn valkuil

Jos bracht aanvankelijk als grootste bezwaar tegen deze besliswijzer in, dat zijn adviesfunctie hierin ontbreekt!

Terzijde: hier kwam een belangrijke aap uit de mouw. Herken je hem?

Jos was bang dat hij minder belangrijk zou worden binnen de organisatie, dat zijn aanzien zou slinken. Misschien ging men wel anders naar zijn functie kijken en zou hij zelfs overbodig kunnen worden!

Wij betwijfelden de noodzaak van die adviesfunctie en spraken af het een maand aan te zien. Onze ervaring is dat managers die zelf budgetverantwoordelijkheid dragen veel meer geneigd zijn om zelf de financieel beste optie te kiezen. Dat blijkt ook in de organisatie van Jos het geval te zijn.

Jos konden we geruststellen. Er ligt veel belangrijker werk voor hem te doen. Welk werk? Dat leerden we hem op de opleiding Regie en Demand Management.
-
Koos

 

Terug van De luie manager methode voor succes naar Demand Management

 

 

 


 

 

contactSlagkracht Outsourcing;dm opleiding

Consultancy, Opleidingen en Implementatie Service

voor Governance (Regie) en Demand Management

bij Outsourcing en SSC

 

Neem gerust vrijblijvend contact op voor meer informatie of bel even

 

 Slagkracht Outsourcing is een handelsnaam van Slagkracht Management