Hoeveel FTE is nodig voor een Demand Management functie

demand management dimensioneren Hoe demand management dimensioneren is een vraag die regelmatig terugkomt. 

Hoe de optimale omvang van de demand management organisatie bepalen?

Gaat het om enkele uren die iemand voor zijn rekening neemt of moet u aan een afdeling van tien man denken?

Om die vraag te beantwoorden, staan we om te beginnen stil bij een vuistrekenmodel. We bieden een vuistregel voor de berekening van de omvang van uw demand management organisatie. 

We onderscheiden zestal factoren die de uitkomst van de vuistregel geinvloeden.

Uit hoeveel menskracht (FTE) moet een Demand Management functie bestaan?

We gaan er bij de onderstaande benadering van uit dat het outsourcingsproces achter de rug is en de demand management organisatie nu verantwoordelijk is voor prestaties en resultaten (het going concern, de geprojecteerde besparingen en de afgesproken serviceniveaus).

Omvang en besturing van de vragende organisatie levert een eerste indicatie op. De algemene regel is dat bij een toename van de omvang van de vragende organisatie en bij een toename van de diversiteit van businessbehoeften, de complexiteit en omvang van de demand management functie toenemen.

Zes indicatoren zijn van belang:

  1. Aantal verschillende functionaliteiten dat is uitbesteed (Skills).
  2. Aantal FTE’s dat met de outsourcing is gemoeid (Headcount).
  3. Aantal leveranciers (inclusief subcontractors) dat met de outsourcing is gemoeid (Affiliates).
  4. Bedrag per jaar dat met de outsourcing is gemoeid (Wallet).
  5. Complexiteit (zijn verschillende trajecten afhankelijk van elkaar)
  6. Besturings- en demandmanagement-kwaliteiten van de leverancier
  7. Omvang van de te bedienen gebruikersorganisatie
  8. Complexiteit van de dienstverlening


Basis vuistregel voor berekening Demand Management functie

We geven enkele voorbeelden:

  1. In 1 functiegebied (facility management)  zijn 20 FTE uitbesteed, naar 1 leverancier, het bedrag per jaar is 0,5 miljoen. U heeft binnen demand management minimaal   0,5 FTE nodig.

  2. In 1 functiegebied (ICT)  zijn 20 FTE uitbesteed, naar 1 leverancier, het bedrag per jaar is 1 miljoen. De materie is hier complexer dan in het eerste voorbeeld. U heeft binnen demand management minimaal   1 FTE nodig.

  3. In 3 functiegebieden (ICT deelafdelingen) worden 30 FTE uitbesteed, naar 3 leveranciers, het bedrag is 10 miljoen per jaar.  U moet nu drie leveranciers met onderlinge afhankelijkheden managen. U heeft binnen demand management minimaal 3 FTE nodig.

  4. In 10 functiegebieden (Facility Management) worden 100 FTE uitbesteed naar 1 hoofdleverancier met 20 sub-leveranciers voor 25 miljoen per jaar. Afhankelijk van de bestuurlijke  en demandmanagement-kwaliteiten van de leverancier heeft u binnen demand management minimaal 5 tot 8 FTE nodig.

 

Omstandigheden die de omvang van de Demand Management functie beinvloeden

Voor wie bovenstaande vuistregel een te grove calculatie vinden, zij hebben gelijk.

Bovenstaande vuistregel is aan de praktijk ontleend en gemiddeld over tientalle situaties die wij hebben waargenomen geeft deze regel het juiste beeld van de minimaal benodigde demand management capaciteit. Maar in diezelfde praktijk nemen we omstandigheden waar die de regel beïnvloeden.

Voor de echte diehards, zij die het naadje van de kous willen weten, geven we die omstandigheden hieronder weer. Het is wat droge stof, u bent gewaarschuwd, maar ook het volgende is aan de praktijk ontleend. Om het weer goed te maken geven we u in een volgend artikel geen droge stof maar stellen wij u twee praktijk cases in het vooruitzicht.

De dynamiek van uw organisatie

Een complicerende factor vormt de dynamiek van uw organisatie. Is die zeer dynamisch (veel veranderingen) dan moeten die veranderingen ook continu richting leveranciers worden gemanaged. Dit kan wel een verdubbeling voor de aantallen in uw demand management functie inhouden. Omgekeerd kan in een zeer stabiele omgeving het aantal demand management functies na verloop van tijd iets ‘indikken’.

De positie van Demand Management

De positie van de demand managementfunctie kan op drie plaatsen worden belegd:

  1. Hidden. De rollen en processen worden ondergebracht bij bestaande functies binnen de vragende organisatie. Dit zien we voorkomen bij kleinere organisaties en bij kleine uitbestedingen. De demand management functie wordt deels ondergebracht bij bijvoorbeeld de controller, deels bij een operationeel manager en deels bij een inkoper en/of een functioneel manager.

  2. Separated. Er wordt een aparte demand management organisatie ingericht voor het besturen van de vraag en de externe leverancier/dienstverlener. Deze vorm zien we bij grotere organisaties en bij complexere uitbestedingsvraagstukken.

  3. Deferred separated. Hierbij wordt de demand management functie gedelegeerd naar een main supplier of naar een Management Integrator.


In situaties waarbij de demand management functie bij andere functionarissen als nevenfunctie is belegd (hidden) moet u in principe rekening houden met iets meer overhead voor het coördineren en afstemmen. In de praktijk is deze factor te verwaarlozen en wordt de coördinerende rol door de meest belanghebbende manager ingevuld.

Bij outsourcing van demand management (deferred seperated) moet u rekening houden met een extra afstemming tussen het beleidsniveau van de uitbestedende organisatie (de governance rol die u niet uit kunt besteden) en de demand management functie bij de leverancier. In de praktijk betekent dit 1 FTE extra bij de uitbestedende organisatie (business alignment functie).

 

Het Sourcingmodel

Ook het gekozen sourcingsmodel beinvloed de dimensionering van de demand management organisatie. Er kan sprake zijn van een horizontaal sourcingmodel. Hierbij stuurt één partij (de hoofdaannemer of de demand manager) alle subcontracters aan. In een verticaal model stuurt de hoofdaannemer of de demand manager enkele externe partijen rechtstreeks aan, die op hun beurt weer subcontracters aansturen.

In het voorbeeld van de bovenstaande vuistregel (onder 1 punt D) bent u als u rechtstreeks twintig leveranciers aanstuurt een factor twee aan demand management capaciteit kwijt. Wij raden u dat af, hoewel er ook aan het werken met subcontractors nadelen kleven, zoals we lieten zien in het artikel “wat als uw outsourcing partner gaat outsourcen?”.

Hier speelt ook de dynamiek van de uitbestedende organisatie weer een grote rol. In een stabiele situatie waarbij enkele hoofdaannemers vele subcontractors aansturen, heeft dat een verschuiving van demand management taken naar verderop in de keten tot gevolg. Bij een dynamische organisatie neemt bij een verticale aansturing de behoefte aan verandercapaciteit in demand management exponentieel toe.

 

Business Process Outsourcing (BPO)

Bij business process outsourcing brengt u een volledige keten (een businessproces) onder bij een servicecentrum of bij een externe leverancier. Voorbeelden hiervan zijn uitbesteding van:

  1. Een volledige HR-functie (salarisadministratie, bedrijfsmaatschappelijk werk, loopbaanadvies etc. ) in alle aspecten.

  2. Facility Management (soft services, hard services). 

  3. ICT (applicatiemanagement, technisch beheer, netwerkmanagement etc.).

BPO is een vorm van verticale sourcing waarbij nu echter grote onderlinge afhankelijkheden bestaan en subcontractors hun diensten moeten afstemmen met de uitbestedende organisatie en met de andere subcontractors. BPO zal meestal massief worden ondersteund met ICT-faciliteiten. Deze ICT-faciliteiten zijn een conditio sine qua non.

Bij BPO zal de demand management functie vrijwel altijd door de hoofdaannemer worden uitgevoerd. De dimensionering van demand management is mede afhankelijk van de professionaliteit van het uitbestede business proces. Bij de uitbestedende organisatie volstaat hierbij een sterke business alingment functie.
-
Koos Overbeeke

 
 

 


 

 

contactSlagkracht Outsourcing;dm opleiding

Consultancy, Opleidingen en Implementatie Service

voor Governance (Regie) en Demand Management

bij Outsourcing en SSC

 

Neem gerust vrijblijvend contact op voor meer informatie of bel even

 

 Slagkracht Outsourcing is een handelsnaam van Slagkracht Management