Slagkracht outsourcing tips voor managers die de standaard tips al kennen

Slagkracht outsourcing tips voor gevorderde managers

Mensen en organisaties kunnen onmogelijk overal goed in zijn. Dat is een belangrijke reden om werkzaamheden waar je niet in excelleert neer te leggen bij een partij die dat wel doet.

Dat brengt ons gelijk bij de eerste tip.

Slagkracht outsourcing tip één | Alleen het beste is goed genoeg, tenzij …

Ga alleen over tot outsourcing als uw leverancier bepaalde werkzaamheden aantoonbaar veel beter kan uitvoeren dan dat u dat zelf kunt.

Helaas besteden veel bedrijven en ondernemers werk uit aan organisaties die middelmatig werk afleveren. Of zelfs minder dan middelmatig werk, maar ja, wel voor een zeer scherpe prijs.

Als het uw succes in de markt is dat u middelmatige producten aanbiedt voor een scherpe prijs, dan kan een leverancier die dezelfde strategie volgt niet echt kwaad.

Voor alle anderen geldt: filter leveranciers en dienstverleners op basis van kwaliteit. Er zijn veel leveranciers te vinden en in vele prijsklassen, maar naar kwalitatieve leveranciers moet u op zoek. Start daarom met het selecteren van leveranciers met sterke vaardigheden en ga daarna pas filteren op prijs.

Deze tip lijkt erg voor de hand te liggen. Toch slaan acht van de tien uitbesteders de stap over waarin zij zouden moeten formuleren wat voor hen de belangsrijkste kriteria zijn. Men begint bij een prijs selectie en gaat er vanuit dat de kwaliteit onderhandelbaar is. Dat is vaak een misvatting. 

U kunt wel altijd onderhandelen over een prijs. Dit nadat u leveranciers hebt geselecteerd die bewezen hebben aan uw criteria te kunnen voldoen.

De succesvolle outsourcing strategie gaat uit van een betere dienstverlening voor een lagere prijs dan intern kan worden gerealiseerd.

In het vervolg leest u onder meer hoe u de ‘hockeystick’ slagkracht outsourcing tips - hockey stickkunt verslaan en hoe u de ‘Allen Curve’  Slagkracht Outsourcing Tips - Allen Curve in uw voordeel aanwendt.


Slagkracht outsourcing tip twee | Strategische outsourcing kent twee doelen

Doel 1: Gebruik de outsourcing om de sterke punten van uw bedrijf of organisatie te vergroten. Ook al bent u goed in bepaalde zaken, toch is er altijd ruimte voor verbetering.

Na toepassing van tip één zult u minder tijd hoeven te besteden aan zaken waarmee u geen optimaal resultaat zult bereiken en die u dus hebt uitbesteed. De vrijgekomen tijd kunt u besteden aan het verder versterken van vaardigheden waar u al goed in bent.

Doel 2: Besteed een (klein) deel van de zaken waar u goed in bent ook uit, en pas daarbij tip één toe. Ook hier kan outsourcing uw organisatie verder brengen. U zult merken dat deze outsourcing u en uw organisatie stimuleert en uitdaagt uw goede vaardigheden nog beter te maken en uw onderscheidende positie verder te versterken.


Slagkracht outsourcing tip drie |Neem zelf de kosten of …

Uw leverancier maakt opstartkosten. Met name in de transitiefase, direct na de overname van werkzaamheden, waarin hij zijn organisatie en uw mensen en middelen moet aanpassen aan de nieuwe leversituatie.

Kosten van outsourcing - de hockey stickDaarna komen de transformatiekosten.

Kosten die de leverancier maakt om de dienstverlening te standaardiseren en volgens zijn expertise te optimaliseren. Met name bij deze slag haalt hij zijn kostenvoordeel binnen.

Het plaatje rechts geeft dit kostenverloop van de leverancier weer. Dit plaatje staat bekend als de ‘hockeystick’.

Al deze kosten verdient de leverancier terug in de drie tot vijf jaar die het contract daarna doorloopt.

Maar daar zit het probleem. Uw leverancier zal in die drie tot vijf jaar weinig of niets meer in verbetering van uw dienstverlening investeren. Hij is te druk bezig de eerdere investeringen terug te verdienen!

Spreek daarom met uw leverancier af dat u de kosten voor de transitie- en transformatiefase voor uw rekening neemt en dat u die kosten terugverdient door een lager contractbedrag.

Uw leverancier heeft nu de handen vrij om op elk moment met nieuwe kostenbesparende voorstellen te komen.

Kunt of wilt u die investering niet ophoesten? Spreek dan af dat de leverancier zijn kosten en zijn marge transparant maakt (openboekcalculatie) en dat hij van iedere extra besparing die hij realiseert aan uw zijde, een deel in margeverbetering aan zijn kant zal terugzien.


Slagkracht outsourcing tip vier | Zonder upfront investering gaat u voor gaas

U wilt niet dat het aansturen en controleren van leveranciers te veel tijd van uw mensen gaat vragen. Zeker niet als het om de uitbesteding van eenvoudige werkzaamheden gaat.

De sleutel voor succes is hier: upfront specificatie van het werk en met name de resultaten die u van dit werk wilt zien. De investering in het opstellen van deze requirements betaalt zich in korte tijd tienvoudig uit.

Laat u deze investering na, dan betaalt u daarvoor met een hoop ‘gedoe-kosten’. Voor de regie bij uitbesteding van complexere werkzaamheden heeft u demand management nodig. Ook hierbij bepaalt de upfront investering in dienstenspecificatie, samenwerkingsprocessen en contracten de helft van het succes.

Denk vooraf goed na over de rapportages die u dagelijks, wekelijks, elke maand, elk kwartaal en jaarlijks wilt ontvangen.

Elke rapportage kost uw leverancier tijd en het kost u tijd. Denk daarom vooral voor de korte termijn rapportages in updates en uitzonderingsrapporten. Geen update, geen bijzonderheden vandaag. Een blanco rapport. Maak het simpel!


Slagkracht outsourcing tip vijf | Speel in op de Allen curve

Werk aan duurzame relaties met leveranciers. Relatiemanagement is een sleutel tot succes.

Communicatie en de invloed van afstand - Allen CurveDe communicatie tussen de mensen in de achterblijvende organisatie en de mensen die naar de leverancier gaan, gaat met sprongen achteruit.

Professor T.J. Allen heeft onderzoek gedaan naar de invloed die afstand heeft op de waarschijnlijkheid van spontane communicatie tussen mensen die elkaar voorheen goed kenden.

De foto rechts laat zien dat die communicatie dramatisch afneemt naarmate de afstand toeneemt.

Adequaat relatiemanagement springt hierop in en zorgt ervoor dat de wederzijdse afstemming op de werkvloer optimaal blijft!


Slagkracht outsourcing tip zes | Gooi nooit werk over de muur, tenzij …

Zorg dat het werk dat u overdraagt aan een leverancier tot in de puntjes verzorgd is, of spreek met de leverancier een verbetertraject af waarvoor hij de expertise inbrengt en waarvoor u de kosten draagt.

Ga bij een ontwikkeltraject altijd uit van een planning die meerdere cycli beslaat. Spreek niet snel een einddatum af, maar spreek twee of drie controlemomenten af. Mijlpalen waar u de voortgang monitort.

Houd op dagbasis vinger aan de pols. Belangrijk: laat u de voortgang van het ontwikkeltraject letterlijk demonstreren, laat het tastbaar voor u zijn. Het effect zal zijn dat er op tijd wordt geleverd en met de kwaliteit die u hebt afgesproken.

Deze werkwijze levert u ook gemoedsrust op.


Slagkracht outsourcing tip zeven | Ontwikkel minisysteempjes

Laat systemen, sjablonen en voorbeelden ontwikkelen. Als u hier niet over beschikt, is het tijd om aan de slag te gaan.

U wilt gereedschap, hulpmiddelen en processen in huis hebben die uw leveranciers kunnen gebruiken en toepassen.

In plaats van te proberen uit te leggen wat u wilt, is het opzetten van een mini-‘systeempje’ praktisch en handig, omdat u daarmee uw leverancier snel, effectief en efficiënt aan de slag krijgt.

Geen ervaring met dergelijke systeempjes? Download en lees deze instructie en u kunt aan de slag.

Slagkracht outsourcing tip acht | Win-win is easy als u het slim aanpakt

Vraag uw leverancier regelmatig om advies voor het verhogen van efficiëntie. Omdat hij dagelijks met uw werk bezig is, heeft hij zicht op shortcuts en verbetermogelijkheden.

Deel de opbrengst van uw efficiency winst. De leverancier krijgt dan meer geld voor dezelfde output en u bespaart geld. Een echte win-winsituatie, die ervoor zorgt dat uw leverancier ook morgen zijn innovatieve ideeën met u zal willen delen.
-
Koos Overbeeke



KuntKoos Overbeeke u advies gebruiken bij uw outsourcing traject over:

  • uw sourcing strategie of benadering,
  • de inrichting van de regie-organisatie,
  • het demand management,
  • of wilt u misschien een assessment laten uitvoeren?

Neem contact op met Slagkracht Management. Wij investeren graag in een nadere kennismaking met u en uw situatie.



 


 

 

contactSlagkracht Management;dm opleiding

Consultancy, Opleidingen en Implementatie Service

voor Governance (Regie) en Demand Management

bij Outsourcing en SSC

 

Neem gerust vrijblijvend contact op voor meer informatie of bel even