Over een Contract Heronderhandeling

In sommige situaties kan een Contract Heronderhandeling een nuttige activiteit zijn. Een activiteit die de werkrelatie met jullie provider op het gewenste niveau brengt.

Situaties waarbij we een contractonderhandeling aanbevelen zijn bijvoorbeeld sourcingcontracten waarin duidelijk sprake is van winner’s curse.

Ook Arno hebben wij geadviseerd om deze optie van hernieuwde contractbesprekingen met zijn leverancier serieus te onderzoeken. Arno is een klant van ons. Zie voor de voorgeschiedenis van deze publicatie: Dienstverlener die niet presteert.

Onderhandel strategie

Hoe ziet de strategie er uit die je helpt bij een Contract Heronderhandeling?

We kunnen dat het snelst en makkelijkst illustreren aan de hand van een eenvoudig plaatje dat ook laat zien hoe het de vorige keer fout is gegaan en waar de ruimte voor verbetering zit.

Onderstaande figuur heeft de winner’s curse als referentiekader. (Meer informatie over winner’s curse vind je hier) 

Een effect van door jullie 'gewonnen contractonderhandelingen' op je leverancier is dat hij doelen gaat behandelen als na te streven doelen. De minimale prestatienormen die je als uitbesteder voor ogen had en hebt gaat hij hanteren als na te streven doelen i.p.v. als minimaal te realiseren doelen.

Zonder het voor die leverancier op te willen nemen, kunnen we dat wel begrijpen, niet goedkeuren, dat is wat anders. Die leverancier gaat namelijk wanhopig op zoek naar mogelijkheden om zijn kosten te reduceren en het verlies op jullie contract zo veel mogelijk te beperken.

Wat volgt zijn frequente discussies tussen uitbesteder en leverancier. Tussen mensen van de uitbesteder die de dupe zijn van de onderpresterende dienstverlener en de service mensen van de leverancier.

Die laatste krijgen van hun managers niet de ruimte en de resources om de legitieme wensen van de uitbesteder te honoreren. Er ontstaat een intensieve 'hoor en wederhoor relatie' die de totale kosten van de uitbesteding flink doet stijgen, maar verder niets oplevert.

Het is niet ongebruikelijk dat de kosten die deze verstoorde relatie en verstoorde samenwerking genereren in de loop der tijd flink uit de hand lopen. Die kosten liggen soms hoger dan de kosten zouden zijn geweest indien de dienstverlening in één keer op het gewenste niveau zou zijn geleverd.

Je constateert winner’s curse. Welke acties zijn dan passend?

In situaties zoals bij Arno is het starten van een contract heronderhandeling een reële optie.

Bij situaties waarin winner’s curse speelt is het starten van een contract heronderhandeling altijd een reële optie. Natuurlijk zijn er meer opties, onder meer:

1. Het contract verbreken en de relatie beëindigen (backsourcing)

2. Een nieuwe tender starten (resourcing en retransitie) waaraan de huidige leverancier wel of niet mee mag doen

3. Zoeken naar innovatie en kosten efficiency maatregelen die de effectiviteit van de core business van de uitbesteder ten goede komen

4. Over het bestaande contract een heronderhandeling starten

In de situatie van Arno had hij gewapend met de kennis en kunde opgedaan in de opleiding Sourcing, Regie & Demand Management al geconstateerd dat het contract met de dienstverlener veel ruimte bood voor verbetering.

Nu ook de leverancier heeft aangegeven dat hij graag een proces van contract heronderhandeling wil aangaan, is de weg vrij om hiermee aan de slag te gaan.

Voor overheidsorganisaties ligt dat complexer

Vaak is het hier niet mogelijk om een contract heronderhandeling te starten. De Europese regelgeving verhindert dit vaak. Er zijn situaties waar dit toch mogelijk is. Zie Outsourcingscontract wijzigen.

Hoe Start je een Proces van Contract Heronderhandeling?

Je begint met het maken van een business case of het herijken van de oude business case. De figuur in bijgaand plaatje (contract heronderhandeling strategie) geeft een indicatie van de bewegingsruimte die er is.

In de praktijk zal het gemiddelde van alle andere aanbiedingen (die de tender ‘verloren hebben’ ...) het niveau van punt 2 in de figuur aanreiken.

Je kunt je leverancier uitdagen om een projectie van het kostenniveau aan te reiken.

Daarnaast moet je op basis van alle informatie die je hebt verzameld ook goed in staat zijn om zelf een best educated guess te maken en daarmee de projectie van de leverancier te challengen.

Afwijkingen van het midden

Gaat je leverancier in zijn nieuwe prijsvoorstellen te ver van punt 2 af zitten, dan moet je je ernstig afvragen of je met deze partij verder wilt.

Zit hij te laag met zijn prijs. dat is nog steeds dicht bij punt 3, dan heeft hij mogelijk weinig geleerd van het debacle waar je uit komt.

Zit hij nu te hoog (alles beneden punt 2 is te hoog), dan is hij gewoon te duur. Waarschijnlijk mist hij de kennis, ervaring, resources en vaardigheden om de wensen van jouw organisatie effectief en efficiënt in te vullen.

Of hij wil zelf als winnaar uit de heronderhandelingen komen.

Leveranciers die in gebied 4 offreren zijn interessant

Misschien zijn zij ook kandidaat voor de vloek van de winnaar, dat zijn hier jullie als uitbesteder, maar het is ook mogelijk dat zij innovatie mogelijkheden zien die jij en anderen niet hebben gezien.

Innovatiemogelijkheden kunnen de reële waarde van het contract in beweging zetten. In de bovenstaande figuur punt 2 naar rechts laten bewegen.

In dit verband is het ook heel belangrijk dat je nu als uitbesteder een grondige operationele due diligence uitvoert. Zo’n due diligence levert je het bewijs op of de leverancier wel of niet in staat is aan jullie wensen te voldoen.

Als je in een situatie van winner’s curse en contract heronderhandeling verzeild bent geraakt, is het reëel om te veronderstellen dat je als uitbesteder bij de vorige onderhandelingen hier steken hebt laten vallen.

Voer daarom bij een contract  heronderhandeling altijd een operationeel due diligence onderzoek uit.

Een goede due diligence onderzoekt vier factoren:

1. Organisatie breed financieel. Onderzoek de overall stabiliteit, gezondheid van de contracterende entiteit.
   
   Let op! We hebben het hier dus over de werkmaatschappij die de dienstverlening daadwerkelijk gaat verzorgen en niet over de moedermaatschappij!
   
   We zien vaak dat een moedermaatschappij de onderhandelingen doet, maar het contract neerlegt binnen een dochteronderneming (de contracterende entiteit) waarin dezelfde waarborgen, financiële stabiliteit en resources ontbreken die de moedermaatschappij wel laat zien.
   
   Maar helaas,aan die kwaliteiten van de moedermaatschappij hebben jullie niets!
    

2. Contractueel. Stel vast dat er bewijsvoering is voor het realiseren van contractuele verplichtingen en dat er op het moment van tekenen geen elementen zijn die de dienstverlener nog moet gaan ontwikkelen.
    

3. Prijs-/kostenniveau. Stel de levensvatbaarheid vast van de kostprijs, de kostenstructuur en aannames van de leverancier (uren inzet mensen, kwaliteit van mensen en middelen). Zijn deze realistisch en sluiten ze aan bij jullie wensen op het gebied van service en dienstverlening?
    

4. De dienstverlening en service die de leverancier aanbiedt. Stel vast dat de aangeboden service en dienstverlening overeenkomen met jullie wensen en controleer of de contracterende entiteit op alle aspecten daarvan ervaring heeft en aantoonbaar in staat is om te leveren.