Over een contractheronderhandeling

contractheronderhandelingIn sommige situaties kan een contractheronderhandeling een nuttige activiteit zijn. Een activiteit die de werkrelatie met uw leverancier op het gewenste niveau brengt.

Situaties waarbij we een contractonderhandeling aanbevelen zijn bijvoorbeeld sourcingcontracten waarin duidelijk sprake is van winner’s curse.

Ook Arno hebben wij geadviseerd om deze optie van hernieuwde contractbesprekingen met zijn leverancier serieus te onderzoeken. (Arno is een klant van ons. Zie voor de voorgeschiedenis van dit artikel: Dienstverlener die niet presteert.)

Als je je afvraagt welke strategie daarbij helpt, lees dan verder.

We kunnen dat het snelst en makkelijkst illustreren aan de hand van een eenvoudig plaatje dat ook laat zien hoe het de vorige keer fout is gegaan en waar de ruimte voor verbetering zit.

Bijgaand plaatje heeft de winner’s curse als referentiekader. (Lees hier wat de winner’s curse is.)

Het effect van de winner’s curse op je leverancier is dat hij de minimale prestatienormen die je als uitbesteder voor ogen hebt gaat hanteren als na te streven doelen i.p.v. als minimaal te realiseren doelen.

contractheronderhandeling

Zonder het voor die leverancier op te willen nemen, kunnen we dat wel begrijpen (niet goedkeuren, dat is wat anders). Hij gaat namelijk wanhopig op zoek naar mogelijkheden om zijn kosten te reduceren en het verlies op jullie contract zo veel mogelijk te beperken.

Wat volgt zijn frequente discussies tussen uitbesteder en leverancier. Tussen mensen van de uitbesteder die de dupe zijn van de onderpresterende dienstverlener en de service mensen van de leverancier, die van hun management niet de ruimte en de resources krijgen om de wensen van de uitbesteder te honoreren.

Er ontstaat een intensieve hoor-en-wederhoorrelatie die de totale kosten van de uitbesteding flink doet stijgen, maar verder niets oplevert. Het is niet ongebruikelijk dat de kosten die deze verstoorde relatie en verstoorde samenwerking genereren in de loop der tijd flink uit de hand lopen en hoger liggen dan de kosten zouden zijn geweest indien de dienstverlening in één keer op het gewenste niveau zou zijn geleverd.

 

 

Je constateert winner’s curse. Welke acties zijn dan passend?

In situaties zoals bij Arno is het starten van een contractheronderhandeling een reële optie.

Bij situaties waarin winner’s curse speelt is het starten van een contractheronderhandeling altijd een reële optie. Natuurlijk zijn er meer opties, onder meer:

  1. het contract verbreken en de relatie beëindigen (backsourcing)

  2. een nieuwe tender starten (resourcing en retransitie) waaraan de huidige leverancier wel of niet mee mag doen

  3. zoeken naar innovatie en kosten efficiency maatregelen die de effectiviteit van de core business van de uitbesteder ten goede komen

  4. over het bestaande contract een heronderhandeling starten

In de situatie van Arno had hij gewapend met de kennis en kunde opgedaan in de opleiding Regie, Demand & Supply Management al geconstateerd dat het contract met de dienstverlener veel ruimte voor verbetering bood. Nu ook de leverancier heeft aangegeven dat hij graag een proces van contractheronderhandeling wil aangaan, is de weg vrij om hiermee aan de slag te gaan.

Voor overheidsorganisaties ligt dat complexer. Vaak is het hier niet mogelijk om een contractheronderhandeling te starten. (De Europese regelgeving verhindert dit vaak. Er zijn situaties waar dit toch mogelijk is, maar het gaat te ver om dat binnen deze publicatie te behandelen.)

 

 

Hoe start je een proces van contractheronderhandeling?

Je begint met het maken van een business case of het herijken van de oude business case. De figuur in bijgaand plaatje (contract heronderhandeling strategie) geeft een indicatie van de bewegingsruimte die er is. In de praktijk zal het gemiddelde van alle andere aanbiedingen (die de tender ‘verloren hebben’ ...) het niveau van punt 2 in de figuur aanreiken.

contract heronderhandeling strategie

Je kunt je leverancier uitdagen om een projectie van het kostenniveau aan te reiken. Daarnaast moet je op basis van alle informatie die je hebt verzameld ook goed in staat zijn om zelf een best educated guess te maken (en daarmee de projectie van de leverancier te challengen).

Gaat je leverancier in zijn nieuwe prijsvoorstellen te ver van punt 2 af zitten, dan moet je je ernstig afvragen of je met deze partij verder wilt. Zit hij te laag met zijn prijs (nog steeds dicht bij punt 3), dan heeft hij mogelijk weinig geleerd van het debacle waar je uit komt.

Zit hij nu te hoog (alles beneden punt 2 is te hoog), dan is hij gewoon te duur. Waarschijnlijk mist hij de kennis, ervaring, resources en vaardigheden om de wensen van jouw organisatie effectief en efficiënt in te vullen.

In alle situaties zijn leveranciers die in gebied 4 offreren interessant. Misschien zijn zij ook kandidaat voor de vloek van de winnaar maar het is ook mogelijk dat zij innovatie mogelijkheden zien die jij en anderen niet hebben gezien. Innovatiemogelijkheden die de reële waarde van het contract in beweging zet (in de figuur naar rechts laat bewegen).

In dit verband is het ook heel belangrijk dat je nu als uitbesteder een grondige operationele due diligence uitvoert. Zo’n due diligence levert je het bewijs op of de leverancier wel of niet in staat is aan jullie wensen te voldoen.

Als je in een situatie van winner’s curse en contractheronderhandeling verzeild bent geraakt, is het reëel om te veronderstellen dat je als uitbesteder bij de vorige onderhandelingen hier steken hebt laten vallen. Voer daarom bij een contractheronderhandeling altijd een due dilligence onderzoek uit.

 

 

Een goede due diligence onderzoekt vier factoren:

  1. Organisatie breed financieel. Onderzoek de overall stabiliteit, gezondheid van de contracterende entiteit. Let op! We hebben het dus over de werkmaatschappij die de dienstverlening daadwerkelijk gaat verzorgen en niet over de moedermaatschappij. We zien vaak dat een moedermaatschappij de onderhandelingen doet, maar het contract neerlegt binnen een dochteronderneming (de contracterende entiteit) waarin dezelfde waarborgen, financiële stabiliteit en resources ontbreken die de moedermaatschappij wel laat zien (maar waar jullie niets aan hebben).

  2. Contractueel. Stel vast dat er bewijsvoering is voor het realiseren van contractuele verplichtingen en dat er op het moment van tekenen geen elementen zijn die de dienstverlener nog moet gaan ontwikkelen.

  3. Prijs-/kostenniveau. Stel de levensvatbaarheid vast van de kostprijs, de kostenstructuur en aannames van de leverancier (uren inzet mensen, kwaliteit van mensen en middelen). Zijn deze realistisch en sluiten ze aan bij uw wensen op het gebied van service en dienstverlening?

  4. De dienstverlening en service die de leverancier aanbiedt. Stel vast dat de aangeboden service en dienstverlening overeenkomen met uw wensen en controleer of de contracterende entiteit op alle aspecten daarvan ervaring heeft en aantoonbaar in staat is om te leveren.

Zien de resultaten van de due diligence er goed uit? En slaagt u er bij de contractheronderhandeling in om alle andere tekorten in het oude contract weg te werken, zodat er nu – anders dan de vorige keer – een structuur van samenwerken ontstaat en is vastgelegd die u in alle omstandigheden de mogelijkheid biedt uw belangen te beschermen?

Dan staat niets u in de weg om de samenwerking te vervolgen en er nu wel een succes van te maken.
-
Koos Overbeeke

 

Terug van Over een Contractheronderhandeling naar Contract en SLA Management

 

 

 

 


 

 

 

Geef me twee dagen en ik leer je hoe je effectief en succesvol uitbesteed werk bestuurt

 

Hoe je betere resultaten, lagere kosten en minder werkdruk realiseert

opleiding regie en demand management

Op korte termijn draait de Populaire Opleiding Outsourcing, Regie & Demand Management weer. Als je snel bent kun je er nog bij zijn.

In deze opleiding laten we je de eenvoud en de resultaten van Regie & Demand Management zien en hoe je daar handen en voeten aan kunt geven. 

Check of er nog plaatsen beschikbaar zijn


 

 

 


 

 

contactSlagkracht Outsourcing;dm opleiding

Consultancy, Opleidingen en Implementatie Service

voor Governance (Regie) en Demand Management

bij Outsourcing en SSC

 

Neem gerust vrijblijvend contact op voor meer informatie of bel even

 

 Slagkracht Outsourcing is een handelsnaam van Slagkracht Management