Leestijd is 5 minuten
Regel van 5 voor Demand Managers
en voor jou als je betrokken bent bij Sourcing vraagstukken
De regel van vijf voor Demand Managers is een praktisch hulpmiddel om lastige taken effectief onder de knie te krijgen.
De uitdaging van Jeanine
Jeanine volgde afgelopen zomer de opleiding Regie & Demand Management. Twee intensieve dagen waarin ze veel informatie ontving over het succesvol besturen en tot resultaat brengen van uitbestede diensten.
Moe maar voldaan zat ze in de trein naar huis en ze begon te bedenken wat ze zou gaan aanpakken.
Hoe dichter ze bij huis kwam, hoe zwaarder haar gemoed echter werd. De actielijst werd erg lang en waar zou ze het beste kunnen beginnen?
En hoe kreeg ze de directie, het management en de leverancier mee?
Ze zag een berg met werk, acties en inspanningen op zich afkomen. En op maandagmorgen liep ze tegen een volle mailbox en een volle agenda aan. Jeanine wist niet meer waar ze moest starten.
De valkuil waar Jeanine in was gestapt en waar velen van ons regelmatig in stappen
Op het moment dat je besluit aan een doel te gaan werken en in actie wilt komen, kun je eenvoudig overweldigd worden door alle informatie die dan beschikbaar is.
Het probleem is, als je al kunt beslissen welke informatie het best bij jouw situatie past, dat je vervolgens wordt geconfronteerd met verlamming van je denken (analysis paralysis).
Je weet niet meer wat je nu moet doen of waar je het best kunt beginnen.
Jeanine maakte gebruik van onze (voor leden van deze site gratis) Q&A Tuesday service en vroeg ons om raad. Per kerende mail informeerden we haar over de succesvolle methode die daarvoor in de jaren 90 is ontwikkeld.
Hoe je doelen die een hoop werk genereren effectief en eenvoudig kunt realiseren?
Praktijkvoorbeeld: van Chicken Soup for the Soul een bestseller maken
Jack Canfield en Mark Victor Hansen hadden in 1993 een doel: van hun boek, ‘Chicken Soup for the Soul’, een bestseller maken.
Zij wonnen advies in bij vijftien best-selling auteurs (onder wie Ken Blanchard en John Gray), maar hoe goed het advies van deze mannen ook was, Canfield en Hansen bleven overweldigd met informatie achter.
In een later boek schrijft Canfield daarover: ‘To tell the truth, we became a little crazy. We didn’t know where to start.’
Overweldigd door keuzeopties vroegen Canfield en Hansen advies aan trainer Ron Scolastico. Scolastico vertelde hun de parabel van de houthakker.
‘Als je elke dag het bos in loopt om een reus van een boom te vellen en je geeft die boom elke dag vijf stevige klappen met een scherpe bijl, dan zal op een mooie dag, hoe groot die boom ook is en hoe dik zijn stam ook mag zijn, die boom omvallen.’
Met dat advies creëerden Canfield en Hansen de regel van vijf. Zij committeerden zich tot het nemen van vijf dagelijks uit te voeren acties voor hun doel (van hun boek een bestseller maken).
Voor Canfield en Hansen hield de regel van vijf in:
Op een dag vijf radio-interviews (dit speelde in de USA) zouden geven.
Of op een dag vijf recensenten zouden opsporen, die ze daarna een exemplaar van hun boek zonden met de vraag een recensie te publiceren.
Of op een dag vijf verkooptrainingsbureaus zouden opsporen en hun het boek zenden met de suggestie het boek als motivatiehulpmiddel aan te bevelen bij cursisten.
Of op een dag een (gratis) seminar zouden verzorgen voor ten minste vijf mensen, om vervolgens na afloop hun boek aan te prijzen en te koop aan te bieden.
Op elke werkdag van elke week moesten ze een van deze activiteiten realiseren.
Waar het om gaat: Hoe pas je de regel van vijf toe in elke praktijk?
De regel van vijf is effectief, omdat hij je ertoe brengt om buiten je standaard patronen te denken. In mijn eigen praktijk (die voor 20 % van mijn tijd bestaat uit auteurschap) bestaat de regel van vijf erin dat ik:
vijf keer per week een paar minuten stilsta bij de vraag:
wat heb ik meegemaakt, gezien, gelezen dat ik kan gebruiken om mijn lezers te inspireren of waarmee ik iets moeilijks makkelijker kan maken;
dagelijks iets lees over mijn vakgebied;
dagelijks aantekeningen maak, een krantenartikel apart leg of aantekeningen maak in een boek (meestal een boek dat niet over mijn vakgebied gaat), omdat ik die informatie waarschijnlijk later kan gebruiken;
één keer per vijf (werk)dagen een paar uur ga zitten om over een onderwerp te schrijven dat me bezighoudt of waarover ik iets interessants heb gevonden;
veel vragen stel en doorvraag bij alles wat ik tegenkom en alles wat me wordt verteld. Via vragen en antwoorden ontstaan bij mij vaak nieuwe inzichten.
De regel van vijf is effectief omdat hij je dwingt om buiten je reguliere patronen te denken.
Maar, het werkt niet onbeperkt. En dan?
Na een paar maanden hadden Canfield en Hansen bijvoorbeeld de grenzen van hun mogelijkheden bij bovenstaande vijf opties bereikt.
Het boek was nog niet op de eerste plaats van de bestsellerlijst beland, dus de regel van vijf dwong hen om nieuwe opties te verkennen.
Als je heel ambitieus bent of graag overzicht en controle houdt, dan kun je een Excelsheet aanleggen waarop je de activiteiten en vorderingen bijhoudt.
Het wordt een automatisme
Persoonlijk doe ik dat als ik met iets nieuws begin. Toen ik in 2007 met schrijven begon, heb ik de regel van vijf die ik hierboven beschreef toegepast en mijn acties en vorderingen bijgehouden.
Op een gegeven moment worden die acties echter een automatisme en ik houd ze al lang niet meer bij. Het gaat vanzelf, zonder dat ik erover nadenk.
Het buiten je standaard patronen denken, daar moet ik mezelf zo nu en dan wel toe aanzetten, want voor je het weet zijn je nieuwe acties je nieuwe standaard patronen.
Mijn vijfde regel helpt me om buiten die standaard patronen te blijven denken.
De aanhouder wint, ook bij de regel van vijf; de doorbraak voor Jack en Mark
Jack Canfield beschrijft hoe vasthouden aan de vijf regels hun uiteindelijk succes bracht en initiatieven voortbracht die ze vooraf niet hadden kunnen bedenken.
Zo stuurden ze op een mooie dag boeken naar de rechters van het maandenlang durende proces van O.J. Simpson, met het verzoek deze boeken aan de juryleden te geven.
Waarom was dit slim?
De juryleden mochten tijdens het proces geen kranten lezen en geen tv kijken, omdat dit hun oordeelsvorming op ongewenste wijze zou beïnvloeden. Het proces duurde van 24 januari 1995 tot 3 oktober: achtenhalve maand.
Voorkomen dat juryleden zich gaan vervelen, is bij zulke lange processen een issue. Daarom honoreerden de rechters toch dit ongewone verzoek.
In de daarop volgende dagen merkte de pers op dat verschillende juryleden het boek zaten te lezen. Het gevolg daarvan was media-aandacht voor het boek die absoluut gunstig heeft gewerkt voor het bereiken van hun doel.
Deze auteurs pasten hun regel van vijf gedurende twee jaar toe. Twee jaar lang!
Maar toen hadden ze hun doel ook bereikt. Het boek was een bestseller in de USA. Nadien is het boek wereldwijd een bestseller geworden.
De regel van vijf voor Demand Managers die Jeanine toepaste
Jeanine had uit de opleiding Opleiding Regie & Demand Management begrepen dat het contract met de leverancier de basis vormt voor de diensten die geleverd worden, maar vooral ook dat hierin de basis ligt voor hoe met elkaar wordt samengewerkt.
Aan dat laatste schortte het nadrukkelijk en daarom besloot zij om met het contract te beginnen. Dit is de regel van vijf die Jeanine bedacht en toepaste:
Elke dag één artikel uit het outsourcing contract bij de kop nemen en nagaan hoe dit artikel haar doel ondersteunde of belemmerde.
Een artikel dat geen problemen opleverde werd terzijde gelegd en een volgend artikel werd onderzocht.
Jeanine bleef dit doen tot ze het contract had doorgewerkt en zo bracht ze op basis van wat ze in de opleiding had geleerd de ontbrekende en malicieuze elementen van het contract in kaart.
Elke dag advies zoeken (internet, collega’s, collega-bedrijven, documentatieset van de opleiding Regie, Demand & Supplier Management etc.) voor het contractartikel dat ze onder handen had.
Iedere dag aan minimaal twee collega’s (gebruikers van de uitbestede dienst) en passant vragen naar waar zij in relatie tot die dienst het meeste last en hinder van hadden.
Iedere dag haar bevindingen opschrijven en in concept alternatieven formuleren.
Ze zocht en vond een coach en iedere dag mailde ze haar productie van die dag naar hem toe met de vraag naar een second opinion. .
Na 28 werkdagen had ze zo het hele contract doorgewerkt en had ze alternatieven bij de hand voor onjuiste of ontbrekende artikelen. Nadat ze in haar ritme was gekomen, kostten deze acties haar gemiddeld minder dan 1 uur per dag.
De vervolgstap
Vervolgens legde ze haar bevindingen (lacunes, tekortkomingen, belemmeringen en verbeteropties) voor aan de directie. Welke nadelen zij hierdoor ondervonden en welk voordeel er zou zijn als deze artikelen werden aangepast.
Daarbij vroeg ze groen licht om dit met de leverancier te gaan bespreken en aan de verbeteropties te gaan werken.Die leverancier had al snel door dat ze rugdekking van de directie had en werkte daarom vlot mee.
Vervolgens ging zij op vergelijkbare wijze de SLA doornemen.
Dankzij toepassing van de regel van vijf slaagde Jeanine erin haar uitdaging ter hand te nemen. De dienstverlening van de leverancier en vooral de samenwerking met hem is al aanmerkelijk verbeterd.
Conclusie: veel succesverhalen zijn het resultaat van een heleboel kleine acties die echter consequent dag na dag zijn herhaald.
Misschien inspireert dit jou tot het beantwoorden van de vragen: ‘Wat kan ik doen? Welke vijf eenvoudige, praktische en toepasbare regels kan ik bedenken om mijn doel te realiseren?’
Veel succes en vooral ook veel.. Slagkracht.
-
Koos Overbeeke
P.S. Heb je hier een vraag over? Klik hier en maak gebruik dan onze gratis Q&A Tuesday service
Of verken is wat de tweedaagse opleiding je kan bieden? Klik hier voor meer informatie
Terug van Regel van vijf voor Demand Managers naar Slagkracht-Outsourcing-blog