Leestijd is 3 minuten
De Regiefunctie en Demand Management komen vaak te laat in beeld
Managers belast met de Regiefunctie en Demand Management hebben het moeilijk.
Duik je in de praktijk van contractmanagement, relatiemanagement, performance management, Demand Management en Governance, dan bekruipt je respect en sympathie voor deze collega’s.
Veel van deze collega’s hebben geen gemakkelijke job. We zien een hoge doorstroomsnelheid.
Waar dat van komt?
De kop van dit blogartikel geeft al een reden. Heel vaak worden deze collega’s te laat bij het besturen van het uitbestede werk betrokken.
Ken je het gezegde: ‘Als het kalf verdronken is, dempt men de put’?
Nu, dat is bij Outsourcing, SSC GR vorming en bij BPO trajecten ook vaak het geval. De contracten zijn al getekend en dan wordt er nog iemand aangewezen om Regie en Demand Management functies toe te gaan passen.
Die contracten zijn dan óf leverancierscontracten, óf inkoopcontracten. Beide zijn in het geval van een Outsourcing of SSC een bron van heel veel problemen.
Een goede tweede reden is de deskundigheid van die collega’s. Vaak zijn deze collega’s afkomstig uit het inkoopwerkgebied of zijn het managers uit het werkveld dat wordt uitbesteed.
Een goede tweede reden is de deskundigheid van die collega’s. Vaak zijn deze collega’s afkomstig uit het inkoopwerkgebied of zijn het managers uit het werkveld dat wordt uitbesteed.
Voor de hand liggende keuzes. Deze mensen weten immers waarover ze praten!
Helaas.
Dat is juist het probleem.
Bij een uitbesteding verandert de besturingsrol ingrijpend ten opzichte van diezelfde rol bij een inkoopproces of met betrekking tot een interne service verlenende stafafdeling.
Als je voor die veranderende rol niet de juiste kennis en kunde in huis hebt, kom je in energievretende en stressvolle situaties terecht.
Je kans van slagen is nihil.
Het kenmerk van de Regiefunctie en Demand Management is dat ze veelal in een catch-as-catch-can situatie terechtkomen.
In de mangel tussen de provider en intern management.
De Regiefunctie en Demand Management te laat in beeld
Op het moment dat Regie & Demand Management functies te laat bij het Outsourcing traject worden betrokken, worden zij opgezadeld met contracten die hun het effectief besturen praktisch onmogelijk maken.
Ook als de inkoper of de vak-manager wel tijdig werd betrokken maar niet eerst is opgeleid in de kennis en kunde die je als uitbesteder nodig hebt voor de juiste contract- en SLA-vorming, is effectief besturen praktisch onmogelijk.
Waarom?
Omdat Outsourcing-, BPO- en SSC-GR-contracten en SLA’s op essentiële onderdelen anders moeten zijn dan inkoop- of samenwerkingscontracten.
Waarom dat zo is?
Omdat de nieuwe provider een monopoliepositie krijgt. Dat is heel wat anders dan de concurrentiepositie waarin reguliere leveranciers zitten waar afdeling Inkoop normaal zaken mee doet.
En een interne stafafdeling valt onder directietoezicht en is daardoor beïnvloedbaar.
Een provider, een leverancier voor service en diensten met een overeenkomst die drie tot zeven jaar beloopt. Een overeenkomst bovendien vastgelegd in een inkoop- of een leverancierscontract. Die provider is nauwelijks beïnvloedbaar.
Je vraagt je misschien af: als die contracten niet goed zijn, waarom sluit een leverancier die dan af?
Die leverancier heeft toch ook belang bij een goede samenwerking!
Dat klopt.
En die leverancier heeft vaker met dit bijltje gehakt.
Hij weet dat jullie de fout in gaan? Toch zal hij daar niets aan doen. Niets over zeggen!
Waarom niet?
Omdat hij daar tijdens het proces van besluitvorming en contractvorming geen belang bij heeft. Integendeel.
Deze leverancier heeft al flink geïnvesteerd, kosten gemaakt om jullie als klant binnen te halen. Hij wil dat jullie zo snel mogelijk een contract tekenen, want dan is zijn risico voorbij.
Het risico is dan voorbij dat jullie toch nog met een andere leverancier in zee zullen gaan en hij zijn investering niet terug kan verdienen.
Op het moment dat hij jullie gaat wijzen op fouten die jullie maken, loopt hij het risico dat bij jullie de besluitvorming in de vertraging schiet.
Dat is niet in zijn belang.
De Regiefunctie en Demand Management in de mangel
Leveranciers zien deze collega’s met vragen komen die onmogelijk passen binnen wat contractueel is overeengekomen.
Vragen die hun marge in gevaar brengen.
Gebruikersorganisaties zien dat deze collega’s veel praten en overleggen, maar ondertussen zeer weinig voor elkaar krijgen.
Directies vragen zich af of ze wel de geschikte personen voor deze functie hebben aangewezen. De gecontracteerde provider heeft immers een uitstekende naam in de markt!
Van collega’s horen ze toch dat die tevreden zijn met deze provider! Dus de dienstverlening zou verbeterd moeten zijn na de uitbesteding!
Dat blijkt niet zo te zijn en de regieorganisatie weet daar geen verbetering in te bereiken!
Daar is die dure regieorganisatie toch eigenlijk voor?
Ander probleem:
De Regiefunctie en Demand Management krijgen te weinig ondersteuning.
Talloze onderzoeken van ons en andere gerenommeerde adviesbureaus stellen al twintig jaar vast dat de Regiefunctie en Demand Management grote invloed kunnen hebben op de prestaties van providers.
De Regie- en Demand Management functie zijn het die de dienstverlening de juiste kant op moeten sturen.
Zij zijn het die ervoor moeten zorgen dat die dienstverlening het mogelijk maakt dat de corebusiness van de uitbestedende organisatie effectief en efficiënt kan werken.
Maar …
zij krijgen daar in veel gevallen niet de ruimte en de ondersteuning voor die ze nodig hebben om die taak tot een succes te brengen.
Niet de ruimte
Doordat de contracten en de SLA ernstige lacunes vertonen, bezitten die collega’s niet de ruimte die ze nodig hebben om effectief bij te kunnen sturen.
Niet de ondersteuning
Doordat deze collega’s onvoldoende geschoold zijn in het metier van Sourcing, Regie en Demand Management, ontbreekt het hun aan kennis en kunde om de situatie naar hun hand te zetten.
De Regiefunctie en Demand Management opgezadeld met vaagheid
We zien steeds meer dat uitbestede diensten worden betrokken bij beleidsvoornemens zoals bijvoorbeeld Agile werken.
Dan komen we termen tegen zoals ‘flexibel wendbaar meebewegen met de markt’, ‘sneller acteren’, ‘proactiever acteren met meer verbinding’.
Prachtig klinkende moderne management begrippen, maar voorlopig hebben wij nog geen directielid gesproken dat hier praktische handen en voeten aan kon geven.
Slagkracht Management, de moeder van Slagkracht Outsourcing, staat voor herwaardering van Regie en Demand Management functies.
Directies moeten hun de mogelijkheid geven om hun werk goed te doen. Dat begint met de juiste opleiding. Vervolgens moet er dan ruimte komen om hun werk naar behoren te doen.
Die ruimte kan er komen ook als de contracten daar niet op zijn ingericht. Hoe je dat voor elkaar krijgt, leer je op de tweedaagse training Regie en Demand Management.
Wordt de samenwerking daardoor duur?
Nee, het hoeft niet duurder te worden. De samenwerking wordt anders.
Op jouw Slagkracht,
-
Koos Overbeeke
Meer informatie over deskundigheid verwerving >>
Terug van De Regiefunctie en Demand Management naar Slagkracht Outsourcing Blog