Leestijd is 4 minuten
Demand management bij auto lease. Nuttig?
Demand Management bij auto lease (wagenparkbeheer) was mijn thema als gastspreker op een seminar: ‘Meer profijt uit auto lease halen’.
In het vragenuurtje raakte ik in discussie met een directeur van een middelgroot accountantskantoor.
Hij stelde dat als je een goede leverancier uitzoekt, je er vervolgens geen omkijken naar hebt.
Deze directeur stelde dat Demand Management typisch een product is van grote en bureaucratische organisaties.
Zijn organisatie hield alles nog in eigen hand. Alleen het wagenpark en het beheer daarop had hij uitbesteed (full operational lease).
Nu ken ik de auto leasebranche aardig. Wij noemen het in Nederland ‘auto lease’ maar het is eigenlijk ‘Outsourcing van het bedrijfswagenpark’.
Ik feliciteerde deze directeur met zijn succesvolle outsourcingstraject en vroeg en passant wie de opdrachten voor het bestellen van een nieuwe auto tekent?
Dat bleek hij zelf te doen.
Vervolgens vroeg ik hem hoelang zo’n opdracht gewoonlijk in zijn postbakje ligt en wat er aan zijn handtekening voorafgaat.
Niet lang zij hij daarop maar.., hij aarzelde even.
Ook wilde ik weten wat hij met de rapportages doet die de leasemaatschappij hem iedere maand toezendt.
Daar had hij geen tijd voor was zijn reactie en dat was ook niet nodig want alles liep naar wens. Dat wist hij ook zonder rapportages wel.
Heel goed, reageerde ik en vroeg toen: 'Hoe gaat u om met medewerkers die afwijkende wensen hebben?'
De directeur kreeg nu rode vlekjes in zijn gezicht en begon vlugger te praten.
Het gesprek werd echt ongemakkelijk op het moment dat ik hem vroeg naar zijn werkelijke tijdsbesteding aan het onderwerp leaseauto’s en naar de onvrede onder medewerkers vanwege een verschil in behandeling.
Wij noemen het Auto lease maar het is Outsourcing van het bedrijfswagenpark
Doet deze directeur nu iets verkeerd? En heeft hij nu wel of niet Demand Management nodig voor deze leasepraktijk?
Haal je met Demand Management bij auto lease meer resultaat?
Hier volgt eerst een stukje achtergrond theorie. je kunt, als je dat wilt, het volgende stukje overslaan en rechtstreeks verder lezen over de uitwerking van de auto lease case.
Demand Management bij auto lease
In welke situatie is dat nuttig?
En wanneer niet?
Demand management is niet nodig in een volkomen concurrerende markt waarbinnen men gestandaardiseerde producten afneemt waarvan de kwaliteit eenvoudig valt waar te nemen en waarbij men het product en/of de leverancier eenvoudig en zonder kostbare ingrepen door een ander product of leverancier kan vervangen.
Een voorbeeld hiervan is brood.
Iedereen eet het en het is te koop bij iedere supermarkt of bakkerij.
Het wordt gemaakt volgens standaard specificaties en we consumeren het zonder dat we ons afvragen of de leverancier aan de specificaties heeft voldaan.
Bevalt het brood ons niet, dan kopen we een ander soort of gaan naar een andere bakker.
Een autofabrikant die standaard gloeilampjes in zijn auto wil monteren, koopt die lampjes bij een groothandel of fabrikant. Er is geen demand management nodig.
Maar als die lampjes aan bepaalde vormen en kwaliteitseisen moeten voldoen, eisen die niet standaard op de markt beschikbaar zijn, dan zal de autofabrikant met een lampenfabrikant afspraken moeten maken over aantallen, specificaties, prijzen, beschikbaarheid etc.
Hij zal ook minimaal moeten controleren of die leverancier de afspraken ook nakomt.
Deze eenvoudige voorbeelden geven een grove indicatie wanneer demand management wenselijk/noodzakelijk is.
Demand Management is noodzakelijk in de volgende situaties:
- Als een product op maat moet worden gemaakt, volgens specificaties van de opdrachtgever.
- Als een product moet worden ingepast in een ander product.
- Als een fout in een product groot afbreukrisico voor de uitbesteder tot gevolg kan hebben.
- Als de (on)beschikbaarheid van een product grote afbreukrisico’s met zich meebrengt.
- Als er sprake is van outsourcing, waarbij de te leveren dienst naadloos in de bestaande bedrijfsvoering moet aansluiten.
- Wanneer er behoefte bestaat om het gebruik van bepaalde diensten of producten binnen een organisatie met behulp van normen, budgetten en mandaten te reguleren.
- Wanneer er sprake is van een meerjarencontract waarbij de leverancier in de tussen tijd geen concurrentie hoeft te vrezen.
Waar moet je bij Demand Management aan denken?
De kernelementen van een demand management functie bestaan uit contractmanagement, relatiemanagement (inclusief vraagmanagement) en performance management.
De invulling van deze functies is altijd van cruciaal belang voor het welslagen van het outsourcingstraject.
Bij relatief kleine outsourcingstrajecten zullen deze drie functies bijna altijd bij andere functies worden ondergebracht.
Bijvoorbeeld contractmanagement bij een financieel directielid, relatiemanagement bij een inkoper en performance management bij een operationeel manager; maar de taakverdeling kan ook anders worden ingevuld.
Bij grotere en meer complexe outsourcingstrajecten zien we een professionalisering en een verzelfstandiging van demand management functies. In die situatie gaan ook meer aspecten een rol spelen, zoals:
- Governance (besturing van complexe relaties), organisatieverandering (business system thinking en projectmanagement in verband met de borging van kwaliteit en bedrijfsprocessen).
- Leveranciersontwikkeling (vendor development in verband met een continu streven naar effectiviteits- en efficiëntieverbetering in een win-winrelatie met leveranciers).
Veel van de hierbij gebruikte benaderingen zijn ontleend aan het Toyota lean management concept.
De professoren Feeny en Willcocks hebben dit verder uitgewerkt in een model met negen kundes van demand management.
Demand Management bij auto lease
De directeur over wie we hiervoor spraken had zich veel gedoe bespaard als hij een aantal zaken had geregeld.
Vijf Zaken die hem,
- een hoop geld
- een hoop tijd
- een hoop frustratie
hadden bespaard:
- Een hoofdstuk in het personeelsreglement opstellen, waarin staat:
- Welke functies en onder welke omstandigheden iemand voor een leaseautoregeling in aanmerking komt.
- Hoe het staat met privéautoreizen in het buitenland en brandstofkosten.
- Wie allemaal mede gebruik mogen maken van de auto (alleen directe familie?).
- Verplichtingen van de medewerker om als goed huisvader voor de auto te zorgen.
- Regeling eigen bijdrage.
- Hoe wordt omgegaan met boetes etc.
- Mag men kiezen tussen bepaalde auto’s of uit een bepaalde prijsklasse of tot een bepaald leasetarief? (De effecten van die keuze voor het kostenplaatje zijn enorm.)
- Etc.
- Iemand aanwijzen als Single Point of Contact voor de leasemaatschappij (bijvoorbeeld de HR-adviseur of de bedrijfscontroller).
- Iemand machtigen om contracten te regelen en bij te houden.
- Iemand aanwijzen die de leasemarkt volgt en de aanbiedingen van leasemaatschappijen regelmatig naast elkaar zet (de concurrentie is moordend en scherp aan de wind varen kan je veel geld besparen).
- Jaarlijks een evaluatiebespreking met het directieteam houden om het budget en de ervaringen te evalueren en voor het volgend jaar vast te stellen.
Zodoende had hij maximaal profijt uit auto lease kunnen halen en zich veel 'gedoe' kunnen besparen.
Conclusie
Demand Management kan heel eenvoudig zijn en het is belangrijk het niet complexer te maken dan nodig is.
En zeker bij emotioneel beladen zaken zoals auto lease kun je maar beter zaken objectief en eenduidig geregeld hebben zodat je een hoop gedoe, ontevreden gezichten en teleurstellingen vermijdt.
Daarom demand management bij auto lease, zeker weten. Ook al noem je het gewoon wagenparkbeheer.
-
Koos Overbeeke
