Leestijd is 6 minuten
In zes weken Demand Management op de rit
Demand Management op de rit krijgen in zes weken is voor veel Demand Managers nog een weinig realistische droom. Toch kan het.
De London School of Economics en de Universiteit van Tennessee leerden ons hoe je dat aanpakt. Wij hebben dat daarna toegepast en verbeterd in tientallen organisaties en in samenwerking met tientallen Outsourcing leveranciers/providers.
Dit resulteerde in onze holistische benadering.
Een deel van die providers is niet blij met onze publicaties en onze inspanningen. Andere leveranciers moedigen onze inspanningen aan, omdat zij doorhebben dat we naar een win-win-win streven.
Kostenbesparing bij leveranciers
Oké, hun erg lucratieve traditionele manier van zakendoen moeten ze beëindigen, maar daar komen een profijtelijke manier van zakendoen en een tevreden klant voor terug.
En een tevreden klant die een contract verlengt in plaats van opzegt, dat levert een flinke kostenbesparing op. Providers weten dat bij ongeveer 8o% van alle initiële Outsourcing trajecten deze na de eerste contractperiode bij eindigen in een contractbeëindiging.
De wervingskosten voor een nieuwe klant plus de bijkomende implementatiekosten zijn hoog. Als je die kosten kunt besparen ben je spekkoper. Deze leveranciers beseffen dat onze benadering op de lange duur toch een betere business case oplevert.
Het begint met het waarom
Als je Demand Management krachtiger en effectiever wilt maken, dan is het belangrijk dat je heel scherp hebt waarvoor je het doet. Je moet een doel voor ogen hebben dat energie bij je losmaakt.
Een doel dat je begeestert. Een doel waar je helemaal voor gaat en waarvoor ik je midden in de nacht wakker mag bellen. Een heel concreet doel ook, dat ervoor zorgt dat jouw organisatie effectiever gaat functioneren, krachtiger wordt.
Zonder dat doel ga je geen succes bereiken, gewoon omdat je misschien wel verbeteringen bereikt en misschien zelfs wel alles wat je bij ons leert gaat implementeren.
Maar zonder zo’n doel missen al die inspanningen focus. De focus die nodig is om te bereiken wat jij nodig hebt en wat jullie organisatie nodig heeft.
Daarom hierbij de startvraag:
De startvraag voordat je kunt werken aan ‘in zes weken Demand Management op de rit’
Heb je weleens nagedacht over de vraag: Waarom wil ik Demand Management voor onze Outsourcing effectiever maken?
Schrijf jouw missie eens op: Ik wil Regie en Demand Management in onze organisatie effectiever maken, omdat/zodat …
Maakt niet uit wat er nu bij je opkomt. Schrijf het op. Schrijf de voordelen die dat voor jou en je organisatie oplevert op een A4’tje. Een of twee zinnen kunnen genoeg zijn, zolang ze maar positieve energie opwekken bij jou en je opdrachtgevers.
De grootste les van Managers die het proces
van Demand Management op de rit krijgen, achter de rug hebben
Als je nu weet wat je doel is, is het dan niet logisch om daar snel mee aan de slag te gaan? Snel te leren hoe je dat vakgebied succesvol kunt maken?
Als ik vraag aan mensen die in de afgelopen drie jaar onze opleiding Regie en Demand Management hebben gevolgd wat voor hen de grootste les is geweest, krijg ik vaak als antwoord:
‘Ik had dit veel eerder moeten doen.’
Dat is ook mijn eigen ervaring. Vaak wordt gedacht dat het heel moeilijk is en veel tijd vraagt om Demand Management op de rit te krijgen.
Voor mij persoonlijk was dit inderdaad het geval. Want bij mijn eerste Outsourcing ervaring was er in Nederland niemand die je wegwijs in het vak kon maken. Toch heb ik die tijd geïnvesteerd.
En ik heb een jaar geworsteld, omdat ik het haatte om gegijzeld te worden door een leverancier. Ik vond die situatie onaanvaardbaar.
Gelukkig is er nu een snellere weg.Je hoeft geen jaren te ploeteren. Je kunt in twee dagen de kennis die je nodig hebt verwerven en binnen zes weken hebben toegepast.
Als je mij twintig jaar terug had gezegd dat wij in zes weken Demand Management op de rit konden krijgen, had ik je niet geloofd.
Toch kan dat vandaag wel, als je het systeem kent dat wij in onze opleiding behandelen.Met de kennis van dat systeem kun je volgend jaar om deze tijd in een heel andere situatie zitten.
Deze belofte roept veel vraagtekens op
Als ik aan een groep mensen vertel dat ze in zes weken Demand Management op de rit kunnen krijgen, zie ik vaak dat die groep uiteenvalt in twee partijen.
Groep 1 heeft nog geen effectief Demand Management in de praktijk gezien en hoopt dat het waar is wat ik zeg. Zij willen graag in zes weken Demand Management op de rit krijgen.
Groep 2 heeft met hard werken al een redelijk effectieve Demand Management praktijk opgebouwd. Het kan nog veel beter, denken ze, maar ze hebben al veel bereikt.
Deze groep hoopt dat het niet waar is wat ik hen vertel. Want zij hebben er met een flinke groep collega's twee tot drie jaar over gedaan om zover te komen. Als wat ik vertel waar is, dan hebben zij veel tijd en energie verknoeid.
Organisaties waar het al werkt
Een paar praktijkvoorbeelden van organisaties die effectief Demand Management toepassen en dit, soms meerdere keren, in korte tijd hebben neergezet.
McDonalds bakt hamburgers en nog wat spul, maar heeft verder alles, maar dan ook alles uitbesteed. Demand Management is minimaal aanwezig (DM hoge knip). Dat kan doordat de voorwaarden goed zijn ingevuld en doordat men negen eenvoudige regels toepast. Regels die wij in onze opleiding behandelen.
Microsoft. Wat moet je doen als je als wereldleider constateert dat je interne IT verre van wereldklasse is? Microsoft koos ervoor om zijn IT te outsourcen naar Accenture. Door de juiste aanpak te kiezen, werd het een succes en stond ‘the retained organisation’ in no time op de rit.
Procter & Gamble wilde zijn facilitaire diensten uitbesteden, maar had met eerdere Outsourcing trajecten (onder andere IT) geen superervaringen opgedaan. Deze keer sloot het een contract met Jones Lang LaSalle. In dit contract werden de negen regels toegepast.
Deze drie gerenommeerde voorbeelden passen onze benadering van de besturing van Outsourcing toe.
Hadden ze in zes weken Demand Management op de rit?
Ja en nee.
Als je op een wereldschaal deze praktijk gaat implementeren, zijn er landen waar het kwartje snel valt en ook landen waar meer tijd en meer begeleiding nodig is.
In Nederland kunnen we nog geen organisatie noemen die ons systeem vanaf het allereerste begin heeft toegepast.
Zijn er dan geen Nederlandse organisaties waar we in zes weken Demand Management op de rit kregen?Ja hoor, die zijn er genoeg. Maar daarmee zijn het nog geen succesverhalen geworden.
Waarom niet?
Wij verdienen onze boterham vooral door organisaties terzijde te staan die flink in de fout zijn gegaan met hun Outsourcing of SSC en die we helpen weer op het goede spoor te komen.
Maar in het voortraject zijn daar steeds te grote fouten gemaakt. Fouten waarvan het herstel vaak te duur uitpakt en die daarom pas na een resourcing (einde contract) kunnen worden opgelost.
Een aantal organisaties zijn die mijlpaal nu gepasseerd en zijn op de goede weg. Over enige tijd willen wij daar, met hun toestemming, meer over vertellen.
Daarnaast hebben we de blauwdruk voor succes in de afgelopen drie jaar middels onze opleidingen in ruim honderd organisaties neergelegd. Die blauwdruk omvat het project van idee – ‘we zouden kunnen uitbesteden’ – tot gerealiseerd uitbesteed werk.
Als dat project is gemanaged op basis van de negen regels voor succes met Outsourcing, Regie en Demand Management, blijft er na afloop van het project een reguliere Regie en Demand Management taak over.
In zes weken Demand Management op de rit krijgen, is dan een peulenschilletje. Een Job waarvoor met een Contract, SLA en Governance afspraken de kaders, rollen en taken zijn ingevuld.
Die blauwdruk rust op een systeem van negen regels. Regels die de ruggengraat van alle Demand Management systemen en processen vormen en daar als een rode draad doorheen lopen.
De negen regels van Outsourcing & Demand Management
In zes weken Demand Management op de rit krijgen, lukt door het toepassen van negen regels. In dit schema worden die negen regels met een kernwoord aangeduid.
De regels zijn essentieel voor een goede start van het Outsourcing traject, maar vormen ook het hart van de Demand Management praktijk in de onderhoudsfase die volgt op het Outsourcing project.
Welke eisen stellen die regels aan een Demand Manager?
Moet je nu getalenteerd zijn of een managementkanjer om succes in een uitbestedingstraject te kunnen bereiken, om in zes weken Demand Management op de rit te krijgen?
Nee.
Alle voorbeelden van succesvolle Outsourcing trajecten die wij kennen komen van gewone mensen. Net als alle effectieve Demand Managers die wij kennen: gewone mensen.
Het verschil met anderen die minder succesvol zijn, is dat zij wel een strategie met een systeem hebben en dit systeem hebben ze toegepast.
Microsoft, Procter & Gamble, McDonalds, ze hadden een systeem. Een systeem dat heel veel lijkt op het model dat in beide afbeeldingen bij deze tekst is uitgebeeld.
Ken je dit systeem, dan is falen heel moeilijk geworden. Soms krijg ik de vraag of je een perfectionist moet zijn om in zes weken Demand Management op de rit te krijgen.
Nee.
Perfectionisme leidt tot niets. Een systeem hebben en gebruiken, leidt tot resultaten.
Veel mensen denken dat je voor het onder de knie krijgen en goed inregelen van Regie en Demand Management één of twee jaar nodig hebt.
Er zijn twee redenen waarom het veel Demand Managers niet lukt om in zes weken Demand Management op de rit te krijgen.
Waarom het bij hen een stuk langer duurt:
- Ze hebben geen systeem en geen strategie (of een systeem en strategie die onvoldoende aansluiten bij de praktijk van Outsourcing en SSC’s).
- Ze reageren continu op incidenten en verliezen daar veel tijd mee.
Consultants zullen je overigens graag overtuigen dat het moeilijk is en veel tijd vergt.
Waarom?
Anders verdienen zij niets. Zij werken uurtje-factuurtje voor jullie. Als jij in zes weken Demand Management op de rit krijgt, zijn zij werkloos.
Excuses die we ook horen
Excuus 1: ‘Ik heb geen tijd om een Holistische Regie en Demand Management structuur op te zetten en te implementeren. Mijn agenda zit al vol.’
Als je ons – internationaal toegepaste – systeem volgt, heb je echt niet veel tijd nodig. En je mag er natuurlijk ook een half jaar over doen als je, zeg bijvoorbeeld, echt niet meer dan twee uur per dag beschikbaar hebt.
Excuus 2: ‘Ik ben geen manager.’
Dat is echt onzin. Iedereen kan managen. Je hoeft geen manager te zijn om te kunnen managen.
Iedereen die zijn eigen werk kan plannen en organiseren, die met collega’s over de voortgang van werkzaamheden kan communiceren, kan managen.
Wat is managen?
Managen is niet meer dan een doel stellen en werk uitvoeren en door anderen laten uitvoeren dat gericht is op dat doel. Die anderen kun je daarvoor het best motiveren om samen met jou aan het doel te werken.
Daarvoor moeten ze natuurlijk het doel kennen en erkennen, erachter kunnen staan, en ze moeten het gevoel krijgen dat ze een belangrijke bijdrage aan de organisatie leveren.
Wie zijn die 'anderen'?
Je kunt hierbij denken aan je directie (als eerste) en aan bijvoorbeeld een inkoper, of een controller of een lijnmanager die gebruikers van de uitbestede dienst aanstuurt.
Meestal hebben die personen al een belang bij het succes van het uitbestede werk. Ze zijn bijvoorbeeld al betrokken geweest bij het Outsourcing traject. Je moet hen laten zien welke voordelen het voor hen en de organisatie heeft als ze meewerken.
En als je bij de directie begint (waar het meewerken bestaat uit jou steunen in je acties), dan zul je zien dat je vleugels krijgt.
Want die directie wil ook succes van het Outsourcing traject en jij laat zien welke debacles zullen opduiken als Demand Management onvoldoende wordt ingericht. (Die debacles krijg je in onze opleiding volop in beeld.)
Conclusie en samenvatting over:
In zes weken Demand Management op de rit
Laten we beginnen. Nogmaals, je hoeft geen supermanager te zijn om Regisseur / Demand Manager te zijn. Iedereen die ons systeem gebruikt, kan in zes weken Demand Management op de rit krijgen.
Het mooie van dit vak van Regie en Demand Management is ook dat je niet alle vakonderdelen zelf hoeft te beheersen. Je kunt rollen en taken uitbesteden.
Ook hoe je dat laatste aanpakt, bespreken we in de opleiding.
-
Koos Overbeeke
Linken bij dit artikel:
In zes weken Demand Management op de rit start met de Opleiding Regie en Demand Management
Demand Management Activiteiten
SIAM, Service Integratie en Management
Terug van In zes weken Demand Management op de rit naar Regie en demand Management bij Outsourcing