De praktijk van Uitbestede Diensten

 

uitbestede diensten; The Matrix; Rode of Blauwe PilHarry vroeg zich af, 'hoe nu verder met onze uitbestede diensten'. Doorgaan op de huidige weg of gaan we het anders doen? Een positieve doorbraak realiseren?

Maar hoe dan?

Harry staat niet alleen met zijn vraag. Navraag bij 104 directeuren leerde ons dat 6 % van hen de eigen organisatie als een capabele uitbesteder ziet en 94 % denkt dat er op dat gebied nog veel te verbeteren valt.

Deze uitkomst hadden wij niet verwacht. Jij wel?

De kernvraag is nu, hoe kunnen we deze cijfers snel verbeteren?

 

De keuze

De termen 'blauwe pil' en 'rode pil' zijn populair geworden door de film The Matrix. In de film wordt de hoofdpersoon Neo door Morpheus de keuze voorgehouden tussen een rode pil (in een nieuwe en betere toekomst stappen) en een blauwe pil (alles bij het oude laten).

 

Een betere toekomst voor uitbestede diensten

De centrale vraag hierbij is: Houden wij in onze outsourcing praktijk alles bij het oude? Of gaan we de uitdaging aan en zorgen we nog dit jaar voor betere dienstverlening, minder regie-inspanningen en een hoger rendement?

Laten we eens kijken hoe we dat laatste zouden kunnen realiseren.

 

 

Resultaten nu echt verbeteren!

De uitbestede diensten en de besturing daarvan vormen je bekende werkomgeving. Je kunt nu verdergaan met jullie bekende en vertrouwde aanpak. Onderweg probeer je om stapje voor stapje verbeteringen te realiseren en je blust de brandjes die regelmatig optreden. Jouw blauwe pil.

Je kunt er ook voor kiezen om een andere wereld in te stappen. De wereld van op resultaat gebaseerde outcourcing. Een wereld waarin jullie leverancier wordt uitgedaagd om te innoveren en zo de kosten te reduceren en de service op een hoger peil te brengen.

Daarbij bied je de leverancier(s) de gelegenheid om hun marge eveneens te verbeteren. Kortom jullie belangen en die van leverancier(s) komen op één lijn te liggen. Een win-winsituatie. Jullie kosten omlaag en de marges van leveranciers omhoog.

Dit is je onbekende wereld. Jouw rode pil.

 

 

De visie van 104 directeuren en drie praktijkvoorbeelden!

Een recent onderzoek (Gartner) leverde als resultaat op dat 80 % van de ondervraagde directeuren bij uitbestede diensten kostenbesparing als voornaam doel zien.

Van de geënquêteerde directeuren ziet nog geen 10 % de eigen organisatie als een zeer capabele uitbesteder, de benodigde competenties zijn aanwezig. Nee, ruim 90 % denkt dat er op dat gebied nog veel te verbeteren valt.

Wat je ziet is een enorme kloof tussen de competenties die nodig zijn om een outsourcing praktijk succesvol te laten zijn en de in organisaties beschikbare competentielevels.

Resultaatgerichte Outsourcing laat spectaculaire uitkomsten zien. Wij publiceerden daar regelmatig voorbeelden van, zoals Ryanair, een Gemeente, en CARE nv

Voor organisaties is het van belang om de gesignaleerde kloof snel te dichten, de ontbrekende kennis in huis te halen en toe te passen.

 

 

Hoe verandert jullie businessdynamiek?

Stel, je verandert de wijze waarop jullie regie voeren. Je brengt de leverancier van aan zet en hij neemt de leiding in dit besparingsprogramma. Zijn expertise wordt nu benut.

Onze praktijk laat zien dat resultaatverbeteringen van minimaal 10 % in het eerste jaar eerder regel dan uitzondering zijn. Leveranciers realiseren deze besparing onder meer middels innovatie. Ook verbetert de service die dienstverleners leveren.

De meeste organisaties (en dat is conform wat wij aanbevelen) starten met één belangrijk maar niet te complex proces. Nadat hier ervaring mee is opgedaan, worden vervolgens steeds meer processen resultaat- en uitkomsten-gericht aangestuurd. Contracten en samenwerkingsvormen worden hieraan aangepast.

 

 

De vijf stappen benadering die succes brengt

 

De overgang van een traditioneel outsourcing contract, een contractvorm waarin uitbestede diensten succesvol makenvergoedingen worden toegekend aan verrichte werkzaamheden, naar een resultaat-gedreven overeenkomst vraagt iets meer dan enkele veranderingen in het contract.

Je begint met een stapje terug te doen door doelstellingen te heroverwegen. Kies voor nieuwe scherpe en uitdagende targets.

Verwerk die doelen vervolgens in een werkplan. Een plan om het uitbestede werk te migreren naar een resultaat-gedreven samenwerking.

Bij het ontwikkelen van een werkplan is het van belang om rekening te houden met de volgende punten.

 

1. Maak gebruik van een onafhankelijke expert

Een onafhankelijk outsourcing / demand management expert levert kennis en ervaring over resultaatgerichte besturing van uitbestede diensten. Kennis en ervaring bij jullie op dit moment nog ontbreekt.

Die onafhankelijke adviseur kan jullie bijvoorbeeld terzijde staan bij het formuleren van uw nieuwe outsourcing strategie, het ontwikkelen van een werkplan, herdefiniëren van contracten, coachen van leveranciers en trainen/begeleiden van collega's belast met governance, demand en supply management.

 

2. Identificeer een gesloten proces 

Resultaatgedreven uitbestedingen kunnen alleen succesvol zijn als de outsourcing provider de volledige verantwoordelijkheid kan nemen voor een afgerond taakgebied.

Een resultaat-gericht outsourcing partner neemt meer operationele risico’s op zich bij het aanpakken van een organisatorisch doel dan wanneer hij service levert per uur of per verrichte (deel)taak.

Bovendien investeert hij in innovatie die voor kostenbesparend en service verbeterend werkt. Daar staat een betere marge voor hem tegenover.

 

3. Definieer het beoogde resultaat

Definieer:

  1. het beoogde resultaat
  2. de baseline. De baseline is waar jullie nu staan.
  3. de gewenste verbetering
  4. de operationele tijdlijn voor die verbetering.

Een effectief resultaat-gedreven afspraak bevat alle vier componenten.

 

4. Meet de voortgang en houd regelmatig voortgangsoverleg

Installeer regelmatig voortgangsbewakingsmomenten voor je uitbestede diensten.

 

Traditionele Outsourcing is transactionele outsourcing en die kent vaak “set-and-forget” contracten

 

Resultaat-gedreven uitbesteding vraagt meer informatie-uitwisseling en een nauwere samenwerking.

 

5. Test jullie outsourcing partner

Niet elke outsourcing dienstverlener is klaar om een resultaat-gedreven oplossing te leveren.

Ga je aan de slag met jullie huidige partner(s), overtuig je dan dat hij de win-win van jullie 'nieuwe' outsourcing business model begrijpt en dat hij bereid is hierin te investeren.

Als je voor een nieuwe partner kiest, kies er dan één met een bewezen track record voor het leveren van op resultaat gebaseerde verplichtingen.

 

Jullie zijn aan zet

Herken je dit? Andere ervaring? Vragen? Klik op de link onderaan deze pagina stel je vraag rechtstreeks aan mij en je krijgt vrijblijvend persoonlijk antwoord!
-
Koos Overbeeke



 


 

 

  

Q&A Tuesday service: Reageren of een direct een Vraag stellen aan Koos

 

Klik hier

 

   Q&A Tuesday is een gratis service voor leden van Slagkracht-Outsourcing.nl

Slagkracht Outsourcing is een handelsnaam van Slagkracht Management

Koos pas 245 small