Hoeveel FTE is nodig voor een Demand Management functie?

demand management dimensioneren

Hoeveel FTE is nodig voor een Demand Management functie  of hoe kunnen we demand management dimensioneren? Is een vraag die regelmatig terugkomt. 

Hoe de optimale omvang van de Regie Organisatie bepalen?

Gaat het om enkele uren die iemand voor zijn rekening neemt of moet je aan een afdeling van tien man denken?

Om die vraag te beantwoorden, staan we om te beginnen stil bij een vuistrekenmodel. We bieden een vuistregel voor de berekening van de omvang van uw demand management organisatie. 

We onderscheiden 8 factoren die de uitkomst van de vuistregel geinvloeden.

 

Uit hoeveel menskracht (FTE) moet een Demand Management functie bestaan?

We gaan er bij de onderstaande benadering van uit dat het outsourcingsproces achter de rug is en de demand management organisatie nu verantwoordelijk is voor prestaties en resultaten.

Dat zijn het going concern, de geprojecteerde besparingen en de afgesproken serviceniveaus.

Omvang en besturing van de vragende organisatie levert een eerste indicatie op. De algemene regel is dat bij een toename van de omvang van de vragende organisatie en bij een toename van de diversiteit van businessbehoeften, de complexiteit en omvang van de demand management functie toenemen.

 

8 indicatoren zijn van belang:

  1. Aantal verschillende functionaliteiten dat is uitbesteed (Skills)
  2. Aantal FTE’s dat met de outsourcing is gemoeid (Headcount)
  3. Aantal leveranciers (inclusief subcontractors) dat met de outsourcing is gemoeid
  4. Bedrag per jaar dat met de outsourcing is gemoeid (Wallet)
  5. Complexiteit (zijn verschillende trajecten afhankelijk van elkaar)
  6. Besturings- en demandmanagement-kwaliteiten van de leverancier
  7. Omvang van de te bedienen gebruikersorganisatie
  8. Complexiteit van de dienstverlening

 


Basis vuistregel voor berekening van de Demand Management functie

We geven enkele voorbeelden:

  1. In 1 functiegebied (facility management)  zijn 20 FTE uitbesteed, naar 1 leverancier, het bedrag per jaar is 0,5 miljoen. Voor Demand Management is minimaal 0,5 FTE nodig.

  2. In 1 functiegebied (ICT)  zijn 20 FTE uitbesteed, naar 1 leverancier, het bedrag per jaar is 1 miljoen. De materie is hier complexer dan in het eerste voorbeeld. Voor Demand Management is 1 FTE nodig.

  3. In 3 functiegebieden (ICT deelafdelingen) worden 30 FTE uitbesteed, naar 3 leveranciers, het bedrag is 10 miljoen per jaar.  Je moet nu drie leveranciers met onderlinge afhankelijkheden managen. Hiervoor is minimaal 3 FTE Demand Management nodig.

  4. In 10 functiegebieden (Facility Management) worden 100 FTE uitbesteed naar 1 hoofdleverancier met 20 sub-leveranciers voor 25 miljoen per jaar. Afhankelijk van de bestuurlijke- en demandmanagement-kwaliteiten van de leverancier is voor Demand Management 5 tot 8 FTE nodig.

 

 

Omstandigheden die de omvang van de Demand Management functie beïnvloeden

Voor wie bovenstaande vuistregel een te grove calculatie vinden, zij hebben gelijk.

Bovenstaande vuistregel is aan de praktijk ontleend en gemiddeld over tientallen situaties die wij hebben waargenomen geeft deze regel het juiste beeld van de minimaal benodigde demand management capaciteit. Maar in diezelfde praktijk nemen we omstandigheden waar die de regel beïnvloeden.

Voor de echte diehards, zij die het naadje van de kous willen weten, geven we die omstandigheden hieronder weer. Het is wat droge stof, je bent gewaarschuwd, maar ook het volgende is aan de praktijk ontleend. Om het weer goed te maken geven we in een volgend artikel geen droge stof maar stellen wij u twee praktijk cases in het vooruitzicht.

 

De dynamiek van uw organisatie

Een complicerende factor vormt de dynamiek van jullie organisatie. Is die zeer dynamisch (veel veranderingen) dan moeten die veranderingen ook continu richting leveranciers worden gemanaged.

Dit kan wel een verdubbeling voor de aantallen in de demand management functie inhouden. Omgekeerd kan in een zeer stabiele omgeving het aantal demand management functies na verloop van tijd iets ‘indikken’.

 

De positie van Demand Management

De positie van de demand managementfunctie kan op drie plaatsen worden belegd:

  1. Hidden. De rollen en processen worden ondergebracht bij bestaande functies binnen de vragende organisatie. Dit zien we voorkomen bij kleinere organisaties en bij kleine uitbestedingen. De demand management functie wordt deels ondergebracht bij bijvoorbeeld de controller, deels bij een operationeel manager en deels bij een inkoper en/of een functioneel manager.

  2. Separated. Er wordt een aparte demand management organisatie ingericht voor het besturen van de vraag en de externe leverancier/dienstverlener. Deze vorm zien we bij grotere organisaties en bij complexere uitbestedingsvraagstukken.

  3. Deferred separated. Hierbij wordt de demand management functie gedelegeerd naar een main supplier of naar een Management Integrator.


In situaties waarbij de demand management functie bij andere functionarissen als nevenfunctie is belegd (hidden) moet je in principe rekening houden met iets meer overhead voor het coördineren en afstemmen.In de praktijk is deze factor te verwaarlozen en wordt de coördinerende rol door de meest belanghebbende manager ingevuld.

Bij outsourcing van demand management (deferred seperated) moet je rekening houden met een extra afstemming tussen het beleidsniveau van de uitbestedende organisatie (de governance rol die je niet uit kunt besteden) en de demand management functie bij de leverancier.

In de praktijk betekent dit 1 FTE extra op de totale Demand Management capaciteit. Die ene FTE zorgt bij de uitbestedende organisatie voor de Governance en Business alignment functie.

 

Het Sourcing model

Ook het gekozen sourcing model beïnvloed de dimensionering van de Demand Management / Regie organisatie. Er kan sprake zijn van een horizontaal sourcing model.

In een horizontaal sourcing model stuurt één partij (de hoofdaannemer of de demand manager) alle subcontracters aan. In een verticaal model stuurt de hoofdaannemer of de demand manager enkele externe partijen rechtstreeks aan, die op hun beurt weer subcontracters aansturen.

In het voorbeeld van de bovenstaande vuistregel (onder 1 punt D) ben je als je rechtstreeks twintig leveranciers aanstuurt (horizontaal model) een factor twee aan demand management capaciteit kwijt.

Wij raden dat af, hoewel er ook aan het werken met subcontractors nadelen kleven, zoals we lieten zien in de publicatie “wat als uw outsourcing partner gaat outsourcen?”.

Hier speelt ook de dynamiek van de uitbestedende organisatie weer een grote rol. In een stabiele situatie waarbij enkele hoofdaannemers vele subcontractors aansturen, heeft dat een verschuiving van demand management taken naar verderop in de keten tot gevolg.

Bij een dynamische organisatie neemt bij een verticale aansturing de behoefte aan verandercapaciteit in demand management exponentieel toe.

 

Business Process Outsourcing (BPO)

Business Process Outsourcing brengt een volledige keten (een businessproces) onder bij een servicecentrum of bij een externe leverancier. Voorbeelden hiervan zijn uitbesteding van:

  1. Een volledige HR-functie (salarisadministratie, bedrijfsmaatschappelijk werk, loopbaanadvies etc. ) in alle aspecten.

  2. Facility Management (soft services, hard services). 

  3. ICT (applicatiemanagement, technisch beheer, netwerkmanagement etc.).

BPO is een vorm van verticale sourcing waarbij nu echter grote onderlinge afhankelijkheden bestaan en subcontractors hun diensten moeten afstemmen met de uitbestedende organisatie en met de andere subcontractors.

BPO zal meestal massief worden ondersteund met ICT-faciliteiten. Deze ICT-faciliteiten zijn een conditio sine qua non.

Bij BPO zal de demand management functie vrijwel altijd door de hoofdaannemer worden uitgevoerd. De dimensionering van demand management is mede afhankelijk van de professionaliteit van het uitbestede business proces. Bij de uitbestedende organisatie volstaat hierbij een sterke Governance functie.
-
Koos Overbeeke

 


 

 

  

Q&A Tuesday service: Reageren of een direct een Vraag stellen aan Koos

 

Klik hier

 

   Q&A Tuesday is een gratis service voor leden van Slagkracht-Outsourcing.nl

Slagkracht Outsourcing is een handelsnaam van Slagkracht Management

Koos pas 245 small