Leestijd is 4 minuten
Due diligence bij Sourcing
Waarnemingen die bij jullie alarmbellen moeten doen afgaan
In de tweedaagse training Sourcing, Regie en Demand Management behandel ik due diligence bij Sourcing. Tien waarnemingen die je vertellen dat er zaken niet kloppen. Zaken die de leverancier/provider voor jullie verborgen wil houden.
Ook laat ik zien hoe je een due diligence aanpakt en welke onderwerpen en vragen je aan de orde stelt. Hierna is duidelijk dat een due diligence wel wat meer is dan een site visit.
Vandaag deel ik nog een paar extra praktijkwaarnemingen met je.
Waarnemingen die we niet iedere dag tegenkomen maar als je ze tegenkomt, weet dan dat er iets goed fout zit.
Waarom is due diligence zo belangrijk bij Sourcing?
Due diligence is een van de belangrijkste activiteiten als het gaat om besluitvorming in Sourcing.
Maar helaas is het vaak een van de zaken die worden verwaarloosd. Dat is niet onbegrijpelijk. Het is taai en grondig werk. Niet even een vluchtig sitebezoekje met een goed diner als afloop.
Daar komt bij dat niemand het leuk vindt om om onderhandelingen opnieuw te openen om nog maar niet te spreken van de optie om een op handen zijnde deal te cancelen. En dat is waar de juiste due diligence aanpak vaak toe leidt!
Maar, het is altijd beter om uit een middelmatige deal of een deal met tekortkomingen te stappen dan om later met een hoofdpijndeal om te moeten gaan.
En over het algemeen valt de zaak in deze fase van de Sourcing praktijk nog heel goed te repareren!
Dat gezegd hebbende, zelfs ervaren Sourcing deskundigen, mensen die prioriteit geven aan due diligence, kunnen soms dingen missen.
Hier zijn er drie die wij met schade en schande hebben leren kennen.
Doe er je voordeel mee!
Due diligence bij Sourcing: drie extra aandachtspunten
Aandachtspunten waarmee je window dressing en deficiënties opspoort.
Deficiënties
Deficiënties zijn tekortkomingen aan een product of dienst waarvan men liever niet ziet dat jullie daar nu kennis van nemen.
Window dressing
Window dressing zijn praktijken waarbij men iets mooier voorspiegelt dan het werkelijk is. De etalage wordt prachtig ingericht, zodat je hopelijk niet ziet hoe het er in de werkplaats daarachter minder professioneel aan toegaat.
Due diligence bij Sourcing voor gevorderden: les 1
De leverancier is vaag in zijn specificatie over gebruikte systemen
Dit gebeurt zowel bij ICT als in FM, financiële administraties en HRM.
Een voorbeeld.
Bij een due diligence voor de Outsourcing van een facilitaire diensten pakket blijft de service provider vaag over de specificaties van het FMIS systeem.
Dat maakt ons achterdochtig, omdat we nogal eens zien dat uitbesteders een beheersysteem zoals FMIS in de lucht houden en dat zo’n systeem door de diensten provider wordt gebruikt.
Dat heeft voordelen maar de nadelen zijn groter.
Zo’n FMIS – Facility Management Informatie Systeem – zorgt voor registratie van storingsmeldingen en service verzoeken, voor registratie en technisch beheer van gebouwen en gebouw-gebonden installaties, voor planningen, voor keuringen en last but not least voor rapportages.
Je kunt gerust zeggen dat zo’n systeem het kloppend hart, een van de belangrijkste tools van de service organisatie is.
Het zwakke punt in deze praktijk
Stel je voor dat je besluit om je huis te laten verbouwen. Je laat wat tekeningen maken en gaat in gesprek met aannemers.
Eén aannemer meldt je dat hij de klus graag gaat doen, maar dat hij geen eigen tools meebrengt. Hij maakt gebruik van het gereedschap van de aanbesteder.
Ga jij met die aannemer in zee?
Waarschijnlijk niet.
De extra ellende voor jullie
Als een leverancier waar jullie de hele facilitaire dienst aan hebben uitbesteed gebruikmaakt van jullie IT systemen, dan moeten jullie die systemen dus in de lucht houden.
Je moet een systeem in de lucht houden, onderhouden, updaten enzovoort voor een business activiteit die jullie niet meer uitvoeren.
Hoe neem je nu verantwoorde besluiten, bijvoorbeeld over een investering in dat systeem? Wil je hier überhaupt nog wel mee bezig zijn? En de extra ballast (extra mensen) die het functioneel beheer en het applicatie beheer op jullie regie organisatie veroorzaken!
Brrr, dit is vragen om moeilijkheden.
Dit soort waarnemingen maken due diligence bij Sourcing zo belangrijk en behoeden je voor toekomstige verrassingen.
Pas op!
Kan die dienstverlener dat niet voor jullie oplossen?
Natuurlijk wel!
Hij zal ook direct roepen dat het gebruik van de klant FMIS een wens van de klant is en dat hij bij jullie zijn eigen systeem kan gebruiken!
Dat is mooi, toch?
Nou ja, dit vraagt dus een kleine uitbreiding van je due diligence bij Sourcing activiteit. Want kan dat eigen systeem van de leverancier hetzelfde bieden als wat jullie gepresenteerd kregen?
Waarschijnlijk niet.
Valt dat op te lossen? Natuurlijk wel. Maar soms ook niet! Maak in zo’n geval over het gebruik van zo’n systeem altijd harde afspraken. Afspraken waarin de output, kosten, synergie effecten en resultaten zijn benoemd.
En neem die afspraken mee in de acceptatie management procedure. Dan zul je zien dat jullie de investering in due diligence bij Sourcing in een veelvoud terugverdienen.
Due diligence bij Sourcing voor gevorderden: les 2
Onduidelijkheden over inzet onderaannemers, bijvoorbeeld ICT specialisten
Onze klant is op bezoek bij Volkswagen. Een potentiële leverancier levert hier al een stuk dienstverlening van het soort dat onze klant ook graag wil verwerven middels het uitbesteden van zijn ICT.
Het specialisme op dit gebied is echter dungezaaid.
De managers van Volkswagen tonen zich zeer tevreden met de dienstverlening die zij genieten.
Wat echter een beetje onder tafel blijft, is wie die dienstverlening nu werkelijk gestalte geeft. Is dat de internationaal opererende provider met wie onze klant in gesprek is? Of zit hier een gespecialiseerde subcontractor achter?
Daar is op zich niets mis mee, maar de vraag is dan wel of deze Duitse firma ook bereid en in staat is dezelfde dienstverlening in Nederland te realiseren. Toen we daarover door gingen vragen, bleek dat niet het geval.
Onze gesprekspartner, een Managed Service Provider, wilde echter de dienst kopiëren en zo naar Nederland brengen.Het betrof dus een nieuwe ontwikkeling voor de Nederlandse tak van deze provider.
Zo stond het echter niet in het bidbook. Daarin was e.e.a. gepresenteerd alsof ze het al jaren in huis hadden. Dat was ook zo, maar niet in Nederland!
Andere condities
Overigens is onze klant toch met deze provider in zee gegaan! Maar dankzij de due diligence waarnemingen op aangepaste contractuele en SLA condities.
Due diligence bij Sourcing voor gevorderden: les 3
Slechte communicatie / gebrek aan synergie
Dit is een makkelijk over het hoofd te zien probleem van het due diligence proces. Nog een voorbeeld:
Een Integrale Service Provider laat zien hoe hij met inzet van eigen mensen en diverse subcontractors uitstekende dienstverlening levert. De presentaties over die dienstverlening zijn indrukwekkend en de huidige klant is aanwezig en ondersteunt het verhaal.
De communicatie tussen partijen en de zoektocht naar synergie tussen hun individuele inbreng komen echter niet ter sprake.
Die communicatie is, zo blijkt later, ook heel gebrekkig en een zoektocht naar synergie is er niet.
Hoe dat kan?
De huidige klant van de provider, de firma waar we op bezoek zijn, heeft niet om synergievoordelen gevraagd. Het ontbreken daarvan is hem daarom nooit als een probleem of tekortkoming voorgekomen.
Tot onze schande moet ik opmerken dat wij, de klant en ik die de due diligence uitvoeren, er op dat moment ook niet bij stil staan. Een jaar na sluiting van het contract blijkt dat de uitbesteder zich stoort aan het uitblijven van synergievoordelen. Als voorbeeld:
Hij ziet dat op één dag drie verschillende partijen over de werkvloer lopen die elk afzonderlijk één deelaspect van het beheer en onderhoud voor hun rekening nemen.
Nadat hij erop gaat letten, ziet hij veel meer voorbeelden van dit gebrek aan synergie tussen afzonderlijke subcontractors.
Maar hij ziet ook dat monteurs moedwillig zaken die aandacht behoeven negeren. Ze voeren geen activiteiten uit waarvan ze (kunnen) zien dat die nodig zijn, maar die niet op hun opdrachtbon staan!
Als we erin duiken, komen we erachter dat de hoofdaannemer, de Total Facility Service Integrator, stuurt op kostenbesparing door het uitknijpen van subcontractors.
Die subcontractors hebben geen enkel belang bij synergie. Ze hebben enkel belang bij zo veel mogelijk werkopdrachten.
Heeft de business van mijn klant hier last van?
Reken maar.
Gevolgen van omissies in de due diligence bij Sourcing
Als jullie een due diligence niet uitvoeren of beperken tot presentaties en site visits, kun je een dure Sourcing fout maken.
De leverancier/provider naar wie je wilt outsourcen kan details weglaten of situaties presenteren (window dressing) met het doel jullie als klant aan de haak te slaan.
Zonder de details te controleren die voor jullie van belang zijn, kom je terecht in een business praktijk die je niet wenst en die ook veel moeilijker oplosbaar is.
Pas daarom op voor deal heat!
De juiste due diligence bij Sourcing legt de basis voor een lange en gezonde samenwerking.
-
Koos Overbeeke
Referenties bij due diligence bij Sourcing:
Meer informatie over de due diligence voor Outsourcing
Deal heat, wat is het? Hoe herken je het?
In twee dagen alles leren wat je op school niet geleerd hebt over Sourcing. Over due diligence bij Sourcing en andere essentiële Regie en Demand Management activiteiten.
Due diligence bij Sourcing resulteert in Acceptatie Management.
Terug van due diligence bij Sourcing naar Due Diligence voor Outsourcing