Leestijd is 5 minuten
Europese aanbesteding bij Outsourcing levert te vaak niet de beste leverancier op
De Europese aanbesteding praktijk kan anders, kan beter! De procedure biedt mogelijkheden voor betere resultaten.
Mogelijkheden die te vaak als gevolg van gebrek aan deskundigheid niet worden benut.
We illustreren de fouten en hoe het wel kan met een praktijkvoorbeeld uit het Facilitair werkveld en een praktijk voorbeeld uit het IT werkveld.
Wat neem je mee van deze Slagkracht gids
- Twee dilemma's waar wij als uitbesteder leveranciers mee opzadelen en de gevolgen daarvan.
- Veel gemaakte fouten bij marktraadplegingen.
- Hoe je tot een betere markt uitvraag kunt komen.
- Een template voor het opstellen van een RFI (marktraadpleging)
Wat bereik je als je deze kennis toepast?
Je produceert een veel effectievere marktraadpleging en zal van leveranciers betere aanbiedingen ontvangen.
Ilse gaat in de fout
Ilse is Facilitair Manager bij een hogeschool in het oosten van het land. Zij heeft enkele jaren terug de beveiliging en de portiersdiensten uitbesteed.
De hogeschool was verplicht dit via een EU-aanbestedingsprocedure te realiseren. Dus werden de mensen van inkoop erbij gehaald, want die hadden vaker met dit bijltje gehakt.
Het gevolg was dat Ilse wel de goedkoopste aanbieder kreeg, maar het management (en Ilse) hebben veel klachten over de gecontracteerde leverancier, want:
Er is geen continuïteit. Er zit erg veel verloop onder de geleverde mensen (gemiddelde plaatsingstijd is minder dan een half jaar).
De geplaatste mensen hebben geen affiniteit met de onderwijswereld.
De geplaatste mensen verstaan zich slecht met de studentenpopulatie, wat regelmatig uitmondt in ruzieachtige situaties en klachten over onbehouwen optreden.
Kortom, Ilse en het management van de hogeschool zijn niet tevreden over het resultaat van deze Europese aanbesteding.
Cees komt met zijn Europese aanbesteding wel tot resultaat
Cees is Regisseur IT bij een grote gemeente. Hij heeft recent de IT-hardware uitbesteed aan een datacenter. Ook Cees moest daarbij Europees aanbesteden.
Cees startte echter met een marktraadpleging (een RFI – request for information). In sommige kringen spreekt men ook wel over een marktconsultatie. In alle gevallen heeft men het over hetzelfde.
Die RFI leverde Cees weinig bruikbare informatie op en Cees besloot toen om Slagkracht Management in te schakelen. Wij hielpen Cees een stap verder.
Voor we verdergaan met de ervaring van Cees, even wat achtergrondinformatie over een RFI en een EU-aanbesteding.
Europese aanbesteding bij Outsourcing en de waarde van een RFI
Leveranciers die een RFI op hun bureau krijgen, verkeren in grote onzekerheid. Ja, natuurlijk is de aanvrager van informatie een potentiële klant en die wil men graag binnenhalen, maar er zijn twee dilemma’s.
Leveranciersdilemma één bij RFI
De leverancier loopt het risico dat deze potentiële klant aan ‘cherry picking’ gaat doen.
Bij deze vorm van cherry picking kiest de klant de mooiste ingrediënten van alle informatie die hij binnenkrijgt en maakt daar een programma van eisen van die in een Europese aanbesteding worden verwerkt.
De leverancier kan waarschijnlijk nooit aan dit droompakket voldoen. Waarschijnlijk kunnen zijn concurrenten dat ook niet en vervolgens gaat de opdracht naar de aanbieder met de laagste prijs.
Nu, als het spel dan zo toch gespeeld gaat worden, waarom zou de leverancier dan moeite doen om de RFI te beantwoorden en zijn bedrijfsgeheimen, zijn vakmanschap waarmee hij zich onderscheidt in de markt, prijsgeven?
N.B. Volgens de Europese aanbestedingsregels is cherry picking niet toegestaan. Maar hoe bewijs je dat het gebeurt en wat kun je ertegen doen?
Tweede dilemma voor leverancier bij een RFI voorafgaand aan een Europese aanbesteding bij outsourcing
Het tweede dilemma voor de leverancier is dat hij niet weet of hij aan de criteria voldoet die straks in de RFP – request for proposal – in het kader van de EU-aanbesteding zullen worden gesteld.
Dus, waarom zou hij veel in het beantwoorden van RFI-vragen investeren, zolang hij niet weet of hij een serieuze kandidaat voor de tender (= de RFP) is?
Het gevolg van deze twee dilemma’s
De leverancier die wordt geconfronteerd met deze dilemma’s zal meestal niet inhoudelijk op de RFI-vragen ingaan en een paar commerciële folders verpakken in een mooie aanbiedingsbrief en dat is het dan.
Dit was precies de ervaring die Cees opdeed met zijn RFI.
Waarom dan toch een RFI?
De waarde van een RFI voor de uitbesteder? Hoe een RFI aanpakken?
We nemen de praktijk van Cees als voorbeeld om deze vragen te illustreren. Cees had als manager jaren ervaring met het relatief kleine gemeentelijke datacenter dat lang in eigen beheer heeft gewerkt.
Maar het beheer van de technische ruimte, de systeemvloeren, de speciale luchtbehandeling (stofwering, luchtvochtigheidsregulering), de koeling, systeemvloeren en maatregelen tegen statische elektriciteit, vergroeningseisen etc. werden te veel voor de gemeente.
Zeker nu een van de medewerkers die hier alles van wist binnenkort met pensioen ging.
Ook kennis over servers en geheugentechnologie, om nog maar niet te spreken over de nieuwste Ethernet over Fiber Channel technologie, werd schaars. Cees had het bestuur daarom geadviseerd om de hardware bij een leverancier in een datacenter onder te brengen.
Helaas had hij maar een betrekkelijk idee wat de markt van datacenters hem kon bieden en met welke condities hij rekening moest houden. Daarom was hij een marktraadpleging (een RFI) gestart.
Het resultaat daarvan ken je al en je weet ook wat daarvan de oorzaken zijn.
Een Europese aanbesteding bij Outsourcing voorbereiden | Meer resultaat uit je RFI halen
De twee leveranciersdilemma’s, of risico’s voor de leverancier zo je wilt, kunnen redelijk eenvoudig worden gemitigeerd:
Dilemma één kun je redelijk wegnemen door in de RFI op te nemen dat je copyrights/auteursrechten zult respecteren en dat vertrouwelijke informatie niet via de RFP naar concurrenten wordt verspreid.
Dilemma twee kun je wegnemen door in de RFI al op te nemen wat de knock-out criteria voor leveranciers zullen zijn (o.a. reputatie, ervaring, economische stabiliteit, culturele fit, kwalitatieve fit).
Deze twee toevoegingen aan de marktraadpleging geven de leverancier meer inzicht in jullie bedoelingen, wat de meeste van hen wat toeschietelijker zal maken. Je kunt die toeschietelijkheid nog meer bevorderen door aan te kondigen dat je een niet-openbare Europese aanbesteding zult houden.
Hierbij zullen in de eerste ronde, waarbij de geschiktheid van het bedrijf wordt beoordeeld, bij gelijke geschiktheid die leveranciers worden geselecteerd die ruimhartig aan de RFI hebben meegewerkt. Naar hen zal een voorkeur uitgaan ten opzichte van leveranciers die dit hebben nagelaten.
Let hierop in geval van een Europese aanbesteding bij Outsourcing!
Belangrijk is dat je deze twee element in de RFI en in het eerste en openbare deel van de zogenaamde niet-openbare procedure helder en duidelijk verwoordt.
Dit klinkt misschien raar, maar in een niet-openbare EU-aanbesteding is de eerste ronde wel openbaar.
Ook belangrijk is om te weten dat de volgende twee misverstanden in de praktijk voorkomen en tot verwarring leiden.
Misverstand één: soms is een RFI geen marktraadpleging maar een voorselectie
Het is belangrijk dat het karakter van de RFI in de inleiding van dit document helder en duidelijk is verwoordt als een marktraadpleging die voorafgaat aan en geen deel uitmaakt van de latere aanbesteding.
Er zijn namelijk bedrijven en aanbestedingsadviseurs die een RFI gebruiken als selectie-instrument voor de eerste ronde in de aanbestedingsprocedure. Daar is niets mis mee als het het maar duidelijk aangeeft.
Meer informatie over RFI en een Europese aanbestedingsprocedure vind je in het Slagkracht Management template voor marktconsultatie met een RFI.
Misverstand twee: marktconsultatie is niet mogelijk in geval van een EU-aanbestedingen bij Outsourcing
Ten onrechte bestaat in veel organisaties het idee dat bij een Europese aanbesteding het uitvoeren van een marktonderzoek verboden is. Dat is nonsens! Iedere advocaat die regelmatig met dit bijltje hakt kan en zal mijn stelling in deze bevestigen.
Tocht zijn er veel managers en in op dit gebied onervaren inkopers en juristen die dit fabeltje aanhangen.
De Europese regelgeving heeft als oogmerk ervoor te zorgen dat er eerlijk en transparant wordt aanbesteed en dat er niet naar één leverancier wordt toegeschreven.
Maar, zoals in het geval van Cees is het soms praktisch onmogelijk om een bruikbaar programma van eisen te schrijven zonder dat je inzicht hebt in de markt.
Inzicht in wat marktpartijen kunnen bieden aan oplossingen, doorlooptijden, service levels, risico’s, kosten, technologie etc.
Het uitvoeren van een marktraadpleging is in dit soort situaties essentieel en een voorwaarde om goed te kunnen aanbesteden.
Terug naar Cees en zijn RFI
We hebben samen met Cees een nieuwe RFI opgesteld, daarin wat meer comfort en veiligheid geboden, uitgelegd waarom we nog een keer met een vragenlijst kwamen en die vragen wat aangescherpt.
Deze tweede RFI leverde afvallers op, leveranciers die niet meer reageerden, maar ook leveranciers die nu serieuzer op de vraagstelling ingingen.
Dit maakte het voor Cees mogelijk een goede RFP (ook wel ‘call for tender’ genoemd) op te stellen en Cees haalde een goed resultaat uit zijn Europese aanbesteding.
Wat was er nu bij Ilse haar Europese aanbesteding voor Outsourcing fout gegaan?
Ilse had geen marktraadpleging uitgevoerd en het ‘programma van eisen’-deel in haar RFP bevatte onvoldoende meetbare en tastbare kwalitatieve eisen zoals:
Te leveren medewerkers moeten aantoonbaar affiniteit met de hogeschool hebben (aantonen met …).
Tachtig procent van de te leveren medewerkers moeten voorafgaand aan de start van hun inzet bij de hogeschool minimaal 12 maanden werkervaring hebben bij een hogeschool.
De tewerkstelling van te leveren medewerkers zal gemiddeld (en mediaan) minimaal 1 jaar doorlooptijd kennen.
Etc.
Het ontbreken van dit soort criteria had tot gevolg dat de selectie alleen kon plaatsvinden op ‘laagste prijs’. Vervolgens zit Ilse nu een paar jaar vast aan een leverancier die niet kan leveren wat ze nodig heeft. Daar valt wat aan te doen, maar eenvoudig is dat niet.
Grote leveranciers kennen het klappen van de zweep bij een Europese aanbesteding bij Outsourcing
Deze leveranciers zien in één blik dat jullie tender onvoldoende houvast biedt voor een kwalitatieve beoordeling. Met hun omvang en marktpositie voldoen ze gemakkelijk aan de eisen van inkoop m.b.t. solvabiliteit, stabiliteit, ervaring in de branche etc.
Maar dat soort criteria helpen jullie niet verder!
Deze leveranciers spelen je uit door te komen met een economisch aantrekkelijk voorstel (laagste prijs of laagste cost of ownership). Zij weten dat inkopers en directies daar gevoelig voor zijn en meestal het inzicht in de details van de dienstverlening ontberen.
Je rol als VakManager, Regisseur of Demand Manager
Je bent verantwoordelijk voor een Europese aanbesteding bij Outsourcing. Het is jouw taak en verantwoordelijkheid om jullie organisatie te behoeden voor leveranciers die niet kunnen leveren wat de organisatie nodig heeft.
Om een vergelijking te maken: er is nog nooit een manager ontslagen omdat hij IBM kocht, maar als je voor de grafische ontwerpafdeling computers moet aanschaffen, moet je toch echt Apple computers hebben.
Doorbordurend op dat voorbeeld moet je dus specificaties opstellen die er voor zorgen dat een leverancier afvalt die een prima Windows pc aanbiedt voor een scherpe prijs en met goede grafische software.
Conclusie
Een marktraadpleging met een RFI kan je helpen de selectie van de meest passende leverancier mogelijk te maken en kan uitstekend voorafgaan aan een Europese aanbesteding bij Outsourcing.
Een template voor marktraadpleging die voorafgaat aan een Europese aanbesteding (marktwaarde €1600,- ) kun je op deze pagina gratis downloaden.
-
Koos Overbeeke
Wat we in dit artikel buiten beschouwing lieten
Ilse was slecht geadviseerd en helemaal niet verplicht om haar beveiligingsmedewerkers via een Europese aanbesteding in huis te halen!
Deze medewerkers vallen namelijk onder de zogenaamde 2B-diensten.
Meer informatie over een Europese aanbesteding,
of een gewone aanbesteding en hoe een marktraadpleging met RFI je daarbij helpt
vindt je in de template die je door hier te klikken gratis naar je toe kunt halen.