Nu 1 bezoekers op de site
1 collega's zijn ingelogd voor premium content


(Leestijd: 6 minuten)

 

 

 

 

Wisselen van Outsourcing dienstverlener


Wisselen van outsourcing dienstverlenerWisselen van outsourcing dienstverlener is steeds vaker een managementvraagstuk.

In deze gids tref je daarom een uitgebreide checklist aan die je daarbij helpt.


Elke outsourcing relatie of GR samenwerking eindigt op enig moment. Verderop zie je enkele recente krantenkoppen die daarvan getuigen.

Backsourcing of retransitie naar een andere dienstverlener is dan aan de orde en dat blijkt een moeizaam proces vol valkuilen en klemmen.


In de managementliteratuur vind je nauwelijks informatie over dit onderwerp. Vanuit onze praktijk hadden wij behoefte aan inzicht en overzicht van succesfactoren bij een retransitie.

Dus begonnen we materiaal te verzamelen. Deze publicatie is daaruit ontstaan.


Ervaring leerde ons dat de zogenaamde retransitie processen een stuk complexer zijn dan de transitie bij de initiële Outsourcing.

Je begrijpt dat direct als je bedenkt dat de dienstverlener waar je afscheid van neemt nu moet gaan samenwerken met de nieuwe dienstverlener.

Over het algemeen bezit de latende partij weinig animo voor deze klus. Hij heeft er weinig mee te winnen en vaak is de kostenvergoeding een issue. 

Daar komt bij dat bij de initiële outsourcing jullie collega's en hun kennis van de organisatie en servicebehoefte naar de leverancier zijn verhuist of iets anders zijn gaan doen.

Maar indertijd hebben zij voor kennisoverdracht gezorgd.

Tenzij jullie dat in de exitclausule van het contract hebben geregeld, helaas is dat zelden het geval, zal die kennisoverdracht nu niet plaatsvinden.

Meestal zal ook geen personeel overgaan naar de nieuwe provider.

Het personeel van de latende partij zou ook concurrentiegevoelige informatie kunnen meenemen naar de nieuwe provider en dat wil de latende partij niet.

 

De exitclausule in Outsourcing contract en GR overeenkomst

is oorzaak van veel problemen

 

Krantenkoppen over wisselen van outsourcing dienstverlener

 

Iedere zakelijke contractrelatie zal vroeg of laat beëindigd worden. En vaak kan dat in goede harmonie, omdat er heel legitieme redenen onder liggen, die beide partijen ook erkennen.

Maar toch ontstaan in die situatie vaak conflicten. Krantenkoppen getuigen hiervan.

In de afgelopen periode kon je dat bijvoorbeeld waarnemen bij het UWV, de gemeente Almere of Philips.

Hier betrof het Outsourcing contracten. Bij enkele gemeenten gingen partijen rollebollend over straat bij het beëindigen van een GR contract.

Die conflicten ontstaan doordat de belangen die spelen te groot zijn. Ook al ben je het met elkaar eens dat beëindiging van de relatie het beste is, dan nog speelt de vraag: wie draait er op voor de kosten?

 


Hoe Probleemloos Wisselen van Outsourcing Dienstverlener?

Welke valkuilen kun je maar beter vermijden. Achtereenvolgens komen de volgende onderwerpen aan bod.

 

  1. De contractuele valkuil

  2. Wat doet organisaties besluiten om te wisselen van provider/leverancier

  3. Twee manieren voor contract ontbinding

  4. Nachtmerrie exits

  5. Rol retransitie manager

  6. Factoren die een belangrijke bijdrage leveren aan een succesvolle retransitie

  7. De rol van een Due Diligence

  8. Hoe voorbereiden op een Retransitie?

  9. Hoe ziet een realistische tijdplanning er uit?

  10. Voorbeeld van een succesvol plan

  11. Conclusie

  12. Checklist retransitie voor als je wilt wisselen van Outsourcing dienstverlener.

 

 


De contractuele valkuil remt wisselen van Outsourcing dienstverlener

In de voorbereiding en bij het afsluiten van een outsourcing of SSC GR contract denken managers meestal niet aan het beëindigen van dat contract en wat daarover nu al moet worden afgesproken en vastgelegd, met het doel daar in de toekomst geen moeilijkheden over te krijgen.

Als gevolg daarvan ontbreekt een adequate exitstrategie in het contract.

In andere gevallen is de afspraak zo abstract dat executie ervan onmogelijk is zonder nadere detaillering en over die detaillering ontstaat dan het gevecht.

Zonder exitstrategie is de transfer van kennis naar een nieuwe leverancier ongewis en over de bijdrage van de oude leverancier in de transitie en de kosten daarvan moet op het moment van scheiding nog onderhandeld worden.

Angst voor kennisverlies en hoge switching kosten veroorzaakt daarom nogal eens dat een uitbesteder vasthoudt aan een leverancier, ook als die leverancier aantoonbaar niet goed is en/of veel te duur is in zijn dienstverlening.

Angst voor een te lang durende verstoring in de operationele dienstverlening maakt ook deel uit van de zorgen die ontstaan wanneer men overweegt of het wisselen van outsourcing dienstverlener verstandig is.

 

Wanneer toch wisselen van outsourcing dienstverlener?

 

Wanneer toch wisselen van outsourcing dienstverlener?

 

Er zijn diverse wetenschappelijke publicaties beschikbaar die besluitvorming over back-sourcing, terug in huis halen, en wisseling van Outsourcing dienstverleners behandelen.

Die publicaties geven aan dat de kwaliteit van een relatie meer invloed heeft op de besluitvorming dan de kwaliteit van de dienstverlening. Bovenstaande figuur illustreert die besluitvorming.

Wij herkennen dit verschijnsel in onze eigen praktijk. Toch gaat dit niet altijd op. Wij zagen bijvoorbeeld hoe een uitstekend presterende leverancier, een provider die ook een goede relatie had met de klant werd vervangen door een andere leverancier.

En, o ironie, ook nog door een veel slechter presterende leverancier. Hier was het 'hoofdkantoor’ debet aan. Dit hoofdkantoor had besloten dat men ‘company wide’ met één leverancier ging werken.

 

Twee manieren om te komen tot contractbeëindiging

Bij het wisselen van outsourcing dienstverlener kan het beëindigen van een contract op twee manieren plaatsvinden:

  1. een reguliere beëindiging nadat het contract de looptijd heeft uitgediend en niet meer wordt verlengd

  2. een voortijdige beëindiging doordat partijen het contract nog gedurende de looptijd verbreken

     

De keuze voor een andere leverancier hoeft geen kritiek in te houden op de oude leverancier

Organisaties besteden diensten uit om uiteenlopende redenen, waarvan de belangrijkste drie zijn:

  1. beschikbaar krijgen van superieure techniek en/of diensten

  2. concentratie op kerncompetenties

  3. kostenbesparing

Op het moment dat de markt verandert, of als er wisselingen zijn in het senior management kunnen dit soort prioriteiten wijzigen.

Bijvoorbeeld een koerswijziging van van superieure diensten naar kostenbesparing. Zo’n koerswijziging kan veroorzaken dat een andere dienstverlener beter aansluit bij de gewijzigde strategie.

 

 

Nachtmerrie-exits bij het wisselen van outsourcing dienstverlener

Steeds meer uitbesteders hebben redenen om een uitbesteding te heroverwegen, maar zijn onvoldoende voorbereid om de stap te managen. De latende partij heeft meestal geen belang en weinig economisch nut bij een soepele exit.

Vaak is de latende partij zelfs financieel beter af met dwarsliggen. De ontvangende partij zal in het geval van retransitie schade lijden bij vertragingen en zich hiervoor zoveel mogelijk proberen in te dekken.

De uitbesteder zit min of meer gevangen tussen deze twee partijen. En dat is helaas zijn eigen schuld, want het gevolg van het ontbreken van een voldoende robuuste exitclausule in het contract.

Hoe nu verder?

 

 

Retransitiemanager is onmisbare sleutelfiguur

bij het wisselen van outsourcing dienstverlener

Ook als er wel een adequate exitclausule in het contract staat, dan nog is het onmogelijk om alle mogelijke problemen die verbonden zijn met de overgang naar een nieuwe provider/leverancier vooraf in detail te vangen.

Het is daarom raadzaam dat de uitbestedende organisatie als meest belanghebbende bij een soepel verlopende transitie een gekwalificeerd manager aanwijst als retransitiemanager.

Ook is de hoeveelheid werk die tijdens de retransitie gemanaged moet worden zo omvangrijk, dat een zittende manager dat er onmogelijk even bij kan nemen. Vaak zal dit een ervaren (interne) business change manager of projectmanager zijn, die ondersteund wordt door een ervaren (externe) retransitie deskundige.

Denk niet dat een ervaren vakmanager van het uitbestede werkveld hier goed beslagen ten ijs komt. Dat komt hij niet omdat hij te weinig competenties op het gebied van Change Management / Programma Management en Outsourcing heeft. 

 

 

Factoren die bijdragen tot succesvol wisselen van outsourcing dienstverlener

Verder lezen >>















































































 

 


 

Blijf goed geïnformeerd

 

Twintig keer per jaar een nieuwe publicatie met tips en aanwijzingen voor een succesvolle Outsourcing praktijk.

 

Voornaam
Mailadres