Governance van outsourcing

Hoe richten wij dat in?

Over Governance van Outsourcing wordt veel gesproken maar hoe geef je daar invulling aan?

Als je daar niet gelijk antwoord op weet dan ben je in goed gezelschap. Enkele jaren terug bleek dat bijna 80% van de organisaties met een outsourcingspraktijk hier mee worstelden.

Governance van OutsourcingVoor een MKB-er die zijn boekhouding of website uitbesteed zijn dit geen heel spannende zaken en meestal komt men er in onderling overleg met de leverancier wel uit.

Bij middelgrote en grote organisaties wordt dit onderwerp wel spannend en ook hier zien we dat men vaak onvoldoende weet hoe invulling aan governance kan worden gegeven.

Ontevredenheid over dienstverlening bij outsourcing, kostenniveaus die te hoog liggen of toegezegde besparingen die niet worden gerealiseerd kunnen vaak rechtstreeks worden gerelateerd aan governance systemen en demand management processen die niet of slechts op gebrekkige wijze zijn ingevoerd.

Welke governance systemen en processen hebben jullie ingevoerd?

De praktijk laat zien dat governance van outsourcing redelijk eenvoudig kan worden ingevuld. Om het je makkelijk te maken volgen hier de systemen en processen die van belang zijn om outsourcing succesvol te maken en te laten opleveren wat je ervan verwachtte toen jullie er mee begonnen!

 

Governance van outsourcing

Governance van outsourcing vul je in door acties uit te zetten en te bewaken. Acties die er op zijn gericht dat de benodigde systemen en processen worden geïmplementeerd op zodanige wijze dat je een vinger aan de pols kunt houden waardoor je weet dat die systemen en processen daadwerkelijk functioneren.

Dat geheel van systemen en processen voor de besturing van werk en diensten die zijn uitbesteed noemen wij Demand Management.

governance en demand management

 

Governance van outsourcing middels 8 service systemen

  1. Service catalogus (Voor gebruikers; waar heeft men recht op en wat kan men extra aanvragen. Hoe kan men dit aanvragen).
  2. Service specificaties (Voor de demandmanager(s) en de service manager van de leverancier; wat hebben we afgesproken en wat zien we in de praktijk).
  3. Service aanvraag systeem (Voor de gebruikers. Hier kunnen ze extra services en diensten aanvragen en de status voortgang volgen).
  4. Service rapportage met een overzichtelijk service performance dashboard. (Voor het Demand Management Team. Nooit voor de directie!).
  5. Een gemeenschappelijke business plan (Het Outsourcing Business Plan met afspraken over hoe je dit vanuit jullie eigen optiek maar ook samen met de leverancier volgt, bewaakt en bijstuurt).
  6. Issue management systeem (zogenaamd ticket systeem voor het registreren volgen, bewaken en afhandelen van additionele service aanvragen, incidenten, problemen en kleine veranderingen).
  7. Contract beheer volgsysteem (zonder welk jullie financiële afdeling niet in staat is de financiële uitkomsten van de outsourcing te monitoren en te bewaken).
  8. Ingevulde demand management rollen en functies die op deskundige wijze zorgdragen voor de basisrollen (governance, demand management, relatiebeheer, performance beheer en contractbeheer) en voor de beschikbaarheid -eventueel op afroep- van de negen regiecompetenties (capabilities) voor uitbesteed werk. Afhankelijk van de omvang van het contract kunnen dit nevenfuncties zijn voor binnen de organisatie bestaande functies of zijn dit zelfstandige functies in de retained organisation.

 

Governance van outsourcing middels 11 management processen

  1. Relatie beheer.
  2. (Additionele) Service aanvraag behandeling.
  3. Factuurafhandeling en controle geleverde prestaties.
  4. Incident management, probleem (een incident herhaalt zich) management, change management (bijvoorbeeld t.b.v. het oplossen van een zich steeds herhalend incident).
  5. Project management / verandermanagement voor het implementeren van nieuwe of veranderende werkwijzen en processen.
  6. Veiligheidszaken (security), business continuïteitsborging, een rampen bestrijding en herstel plan.
  7. Operations management (performance monitoring).
  8. Financiële management.
  9. Asset management (IT systemen, gebouw gebonden installaties, bekabeling etc.).
  10. Beheer van contracten.
  11. Overige zaken.


Met controle op en monitoring van deze systemen en processen en de betrokken mensen heb je de governance van outsourcing in de greep.
-
Koos Overbeeke

Governance van Outsourcing met Koos Overbeeke

Opleiding/cursus

Slagkracht Management verzorgt regelmatig korte intensieve opleidingen over Sourcing, Demand Management en de Governance van Outsourcing SSC's, Regie en Holistisch Demand Management.

Jij en je collega's leren dan meer over governance, regie, demand management, capabilities, de holistische benadering van regie en demand management, contract- en SLA management, kortom alles wat je nodig hebt om een succes van Outsourcing of SSC of een GR te maken.

Wil je daar meer informatie over? Volg dan deze link >>>

 

 

 
 

 


 

 

contactSlagkracht Outsourcing;dm opleiding

Consultancy, Opleidingen en Implementatie Service

voor Governance (Regie) en Demand Management

bij Outsourcing en SSC

 

Neem gerust vrijblijvend contact op voor meer informatie of bel even

 

 Slagkracht Outsourcing is een handelsnaam van Slagkracht Management