Leestijd is 4 minuten
Honderden managers hebben nu meer ruimte in hun agenda
terwijl ze eerst dachten dat dit niet mogelijk was
Grote kiezelstenen eerst
Grote kiezelstenen eerst kwam direct bij mij op toen Antoinette ons de vraag voorlegde hoe zij in haar overvolle agenda tijd kon vinden om:
zaken echt te verbeteren en om
ook nog een opleiding te volgen?
Antoinette worstelde met haar werk, haar ambitie om bepaalde zaken echt te verbeteren en haar privé leven waar ze ook tijd voor nodig had.
En er was ook nog een kleine stemmetje in haar hoofd dat fluisterde: ‘Wees niet zo’n workaholic.’
Ik vertelde haar welke valkuil ze was ingestapt, het geheim van de grote kiezelstenen en wees haar op de juiste knoppen om op te drukken.
Overzicht van deze productiviteit-tips
De valkuil van iedereen met een druk bezette agenda
Moet ik dan nog efficiënter gaan werken?
Het geheim van tijd in je agenda
Je snapt hoe het werkt zodra je het gezien hebt
Mooi, maar hoe pas ik dit toe?
Op de goede knoppen drukken
Grote kiezelstenen eerst. Tijd voor acties en opleidingen. Tijd die er eerst niet was
De valkuil van iedereen met een druk bezette agenda
Herken je de agenda die hierboven is afgebeeld? Antoinette is zo druk met activiteiten dat ze aan de grote klussen in haar werk, niet toekomt.
Herkenbaar, niet?
Velen van ons beginnen de dag met mailtjes, afspraken met collega’s en managers en andere kleine dingen, die echter bij elkaar gevoegd wel een groot deel van de dag opsnoepen.
Het effect is dat je aan het einde van de dag denkt: “wat heb ik nu eigenlijk gedaan of bereikt?” Terwijl je wel een hele dag druk bezig bent geweest en hard hebt gewerkt.
Maar aan grotere projecten kom je steeds niet toe.
De valkuil van Antoinette zijn die kleine activiteitjes. Ken je dat? Dat je de dag begint met eerst even een klein klusje te doen of eerst even die mailtjes van gisteren weg te werken?
Dan heb je dat alvast gedaan. Dat is dan klaar. Dat geeft een lekker gevoel! Ja toch? Dat kleine klusje dat in ieder geval nu af is, dat lekkere gevoel, dat is je valkuil!
Moet ik dan efficiënter gaan werken?
Nee, dat hoeft niet. Wel effectiever. En door effectiever te werk te gaan hou je uiteindelijk tijd over. Aan effectiever werken zitten twee aspecten:
De juiste dingen prioriteit geven, eerst aanpakken.
Op de goede knoppen drukken.
Je zult zien dat als je de juiste dingen eerst doet, de juiste dingen prioriteit geeft, dat er dan minder verstoringen op je pad komen en je dus minder belast gaat worden. Dat je daardoor ruimte in je agenda gaat krijgen.
Daarnaast ga je zien dat als je op de goede knoppen drukt je werkdruk fors gaat zakken.
We gaan eerst naar die prioriteiten kijken en daarna naar de goede knoppen om op te drukken.
Prioriteiten en het geheim van ruimte in je agenda
Het systeem van grote kiezelstenen.
Om eerlijk te zijn. Tien jaar terug kenden wij dat systeem ook niet. Dat systeem hebben wij ook niet uitgevonden maar het werkt wel, heel goed zelfs en daar gaat het om.
We nemen een kijkje in de Demand Management wereld van Antoinette. Omdat onze tijd als Regisseur/Demand Manager kostbaar en schaars is, is het belangrijk om die tijd effectief in te zetten.
Hoe realiseer je de meest effectieve tijdbesteding als Regisseur/Demand Manager?
De glazen pot op nevenstaande afbeelding laat zien hoe Antoinette tot nu toe met haar werk omging. Je kunt die glazen pot zien als een afbeelding van de tijd die jij in een bepaalde periode beschikbaar hebt.
Het is de verbeelding van je agenda. Lekker vol, hé. Je ziet dat er allerlei verschillende soorten activiteiten in zitten.
Het zand en de kleine kiezelsteentjes representeren de kleine klusjes die ze steeds het eerst oppakte; de mail, allerlei dagelijkse verstoringen, incidenten die aandacht vroegen etc.
Je ziet dat de grote kiezelstenen niet meer in de pot kunnen. Net zoals Antoinette geen tijd vond om grotere klussen aan te pakken.
Grote kiezelstenen eerst
Het geheim van de meest effectieve tijdbesteding is prijsgegeven door Stephen Covey en gedemonstreerd met diezelfde glazen pot.
De grote kiezels zijn de belangrijke en tijdverslindende taken waar je aandacht aan wilt besteden. Het grind zijn de kleinere, soms dagelijkse tussendoorklusjes. Je mail, overleg, collega’s, leveranciers, ad-hocvraagstukken die op je bureau komen.
Het zand zijn de mini activiteitjes die er steeds tussendoor piepen. De telefoon, Facebook, twitterberichtjes, LinkedIn, WhatsApp. Als deze glazen pot de opvulling van jouw tijd representeert, dan zie je dat al die activiteiten erin passen.
En er is nog tijd over!
Er zit nog zoveel lucht in de pot dat je er nog een kwart liter water in kwijt kunt!
Hoe dat kan?
Je snapt hoe het werkt zodra je het gezien hebt
Zie je agenda als de lege glazen pot hieronder. 
Ga je die pot vullen door eerst het zand en kleine steentjes er in te doen dan is het effect wat we hiervoor zagen. Alles gaat er niet in.
Vul die pot nu eens eerst met kiezelstenen en daarna de kleine steentjes en daarna het zand! En je zult zien dat alles er in past.
De kleine steentjes passen in de ruimte die tussen de grote kiezels ontstaat en het zand past weer in de ruimte die tussen de kleine steentjes over blijft. En zoals we zojuist zagen zit er tussen het zand ook nog ruimte.
Je kunt nog een flink glas water toevoegen voordat de pot echt overloopt.
Mooi, maar hoe pas ik dit toe?
Toen we dit aan Antoinette voorlegden, was haar reactie: ‘Bedoel je dat ik efficiënter moet plannen, zodat ik alle gaatjes opvul en dus meer werk kan verzetten?’
‘Nee’, was onze reactie. Daar gaat het niet om.
Het gaat erom dat als je in je agenda ruimte reserveert voor de grotere klussen, je ook eerst met die klussen aan de slag gaat. Al het andere werk vormt zich wel om die grote klussen heen.
Doe je dit niet, dan slokken de kleine taakjes je tijd op en kom je aan de grote taken niet toe. Zorgen dat je de echt belangrijke dingen doet, daar gaat het om in het leven.
Daarnaast zul je zien dat er minder onverwachte verstoringen op je pad komen als je de grotere klussen eerst aandacht geeft. Want veel verstoringen worden veroorzaakt door grotere klussen die zijn blijven liggen.
De truc is om de grote klussen in je werk (en in je leven) te plannen, daar tijd voor in te ruimen en die tijd ook aan die klussen te besteden.
Wat er ook gebeurt. De kleinere en dagelijkse activiteiten vormen zich vanzelf om die grote klussen heen. Maak daarom een lijst van de grotere klussen die op jouw pad als Regisseur/Demand Manager liggen.
Maak vervolgens een plan dat ervoor zorgt dat die klussen (die grote kiezels) eerste prioriteit krijgen en dat er periodiek (zo veel als nodig) ruimte voor wordt gereserveerd in je agenda.
In het agendavoorbeeld hieronder zie je dat Antoinette op vier momenten in de week drie à vier uur heeft gereserveerd (de oranje vlakken) en geblokkeerd voor het werken aan haar kiezels, de grotere klussen waar ze tot nu toe niet aan toekwam.
Het is slim om periodiek stil te staan bij hoe jij je werk indeelt. Geef je prioriteit aan de grote kiezels of ben je vaak bezig met het zand en het grind en kom je aan de kiezels niet toe?
Als je eerst de belangrijke taken inplant, zul je tot je verbazing ontdekken dat vrijwel alle andere dingen ook nog steeds aan bod komen.
Maar, zei Antoinette toen, wat zijn nu de echt belangrijke klussen die ik prioriteit moet geven?
Op de goede knoppen drukken
Regie en Demand Management is de besturing van uitbesteed werk. Besturen is richting geven, kaders stellen, resultaten controleren en belonen (of straffen). Daar gaat het vaak al fout. Vaak is men bezig met pogingen het uitbestede werk aan te sturen.
Deze fout ontstaat vanuit het verleden. Vanuit inkoopmanagement en de praktijk van hoe interne stafafdelingen te werk gaan. Die praktijk wordt dan voortgezet als het werk is uitbesteed en dat is niet effectief.
Zo’n praktijk leidt tot veel gedoe en fors te hoge kosten. En je houdt een volle agenda en werkdagen die propvol activiteiten zitten zonder dat je daar aansprekende resultaten van kunt rapporteren!
Tijd voor acties en opleidingen
Tijd die er eerst niet was
Door de agendabenadering te kiezen die ik hiervoor aan je heb uitgelegd ga je rust en meer voldoening vinden in je dagelijkse werkzaamheden.
Op welke knoppen je moet drukken om effectief uitbesteed werk aan te sturen leer je in de opleiding Regie en Demand Management.
Meer informatie over hoe jij in twee dagen leert hoe je effectief en succesvol uitbesteed werk bestuurt.
-
Koos
Terug van Grote kiezelstenen eerst naar Slagkracht Outsourcing Blog