Leestijd is 4 minuten
Je gaat nadenken over Outsourcing en je overweegt Outsourcing adviesbureaus te benaderen met de vraag je hierbij te helpen.
Zo’n vraag lijkt verstandig, want jullie zijn gespecialiseerd in jullie business en zij hebben de expertise op het gebied van outsourcen.
Meestal loopt het uit op een teleurstelling
Hoe dat komt?
Gelijk maar het mes op tafel.
Je kunt het vergelijken met je trouwlustige dochter die op mannenjacht gaat met hulp van de plaatselijke madam van lichte zeden.
Dat is een boute stelling toch? Daarom om een toelichting.
Kenmerken van deze uitbesteding
Zeker, die madam heeft veel verstand van het metier en ze weet mannen te typeren en te selecteren op bruikbaarheid.
Maar of dat voor jullie dochter de man oplevert waar jullie (en zij) gelukkig van (mee) wordt, dat is twijfelachtig.
Je zou haar dit sterk afraden, toch?
Kenmerken van Adviesbureaus voor Outsourcing
Iets vergelijkbaars aan de madam hierboven gaat op voor adviesbureaus voor de selectie en het contracteren van Outsourcing partners.
Zeker, ook zij kennen hun markt, en ze hebben daar goede relaties, heel goede relaties. Als je wilt weten hoe goed lees dan nog eens na hoe de Provincie Gelderland aan een Outsourcing partner geholpen werd.
Daar komt bij dat veel organisaties voor hulp bij Outsourcing veel en veel te veel geld betalen en ook dat zij zichzelf met de inzet van zo'n bureau verzwakken.
Zelf het wiel dan maar uitvinden?
Zelf het wiel uitvinden heeft ook grote nadelen. Wij kennen voorbeelden van organisaties die het wiel zelf uitvonden en dat heeft hen erg veel tijd en geld gekost.
Hoe komt dat en wat kun je eraan doen? Hoe pak je het dan wel aan?
Een praktijkvoorbeeld
ICT-outsourcing herijken bij Oostholland
Oostholland heeft enkele jaren terug haar ICT-infrastructuur geoutsourcet naar een internationale dienstverlener. Deze dienstverlener heeft ook het beheerteam van hen overgenomen.
De leverancier levert vervolgens diensten van dezelfde of mindere kwaliteit dan Oostholland gewend was, terwijl ze juist op betere dienstverlening hadden gerekend. Oostholland is daar zelf debet aan want zij hebben Regie en Demand Management niet op orde.
Helaas zijn zij zich daar niet van bewust.
Oostholland gaat op zoek naar Outsourcing adviesbureaus om te helpen een nieuwe (betere) leverancier te vinden en huurt het adviesbureau Weltevreden (pseudoniem )in met de opdracht:
een nieuwe betere leverancier te vinden,
de contracten te regelen,
de transitie van leverancier A naar de nieuwe leverancier B te regelen.
Weltevreden pakt dit voortvarend aan en binnen een week lopen er zes adviseurs bij Oostholland over de vloer. Zij zullen in totaal anderhalf jaar aan de slag blijven!
Oostholland heeft een scherp uurtarief bedongen, maar toch blijken na afloop de (onvoorziene) kosten voor dit traject € 1.300.000.
En daar komen alle transitiekosten bij de leveranciers A en B (gedeclareerd als meerwerk) nog bovenop.
Is dit nu een verantwoorde en noodzakelijke uitgave? Of kan het ook anders? Laten we eens kijken wat adviesbureau Weltevreden levert en wat Oostholland nodig heeft.
Wat stellen Outsourcing adviesbureaus aan expertise beschikbaar?
Adviesbureau Weltevreden stelt zes mensen beschikbaar:
Een contractmanager. Iemand die het lopende contract met de huidige leverancier ontleedt en onderzoekt waar men bij beëindiging van het contract rekening mee moet houden.
Ook adviseert hij over de inhoud van het contract met de nieuwe leverancier. Hij begeleidt de onderhandelingen.
Een bidmanager. Een consultant die een Europese aanbestedingsprocedure zal verzorgen.
Een ICT-specialist die in kaart brengt wat de dienstverlening concreet moet inhouden om Oostholland tevreden te laten zijn met de nieuwe leverancier.
Een outsourcingsspecialist die de Regie op de uitbestede dienst (Demand Management) opnieuw in de steigers gaat zetten.
Een programmamanager/verandermanager die de organisatorische en de technische transitie gaat besturen en verantwoordelijk zal zijn voor de implementatie van de dienstverlening met de nieuwe leverancier.
Een teamleider/accountverantwoordelijke die primair de leiding over het Weltevreden-team heeft en het primaire aanspreekpunt is voor de opdrachtgever.
Heeft Oostholland dat echt allemaal nodig?
Laten we eerst even naar de markt kijken. Wat zien we daar?
De markt van outsourcing adviesbureaus
In Nederland zijn relatief veel outsourcing adviesbureaus actief met outsourcingsprojecten. Talloos zijn ook de organisaties die nu hun uitbestede werk tegen het licht houden en vervolgens ontevreden naar hun praktijk kijken.
Bijna alle grote organisatie-adviesbureaus doen het besturen van outsourcingstrajecten erbij en zijn niet echt gespecialiseerd.
Er zijn daarnaast een klein aantal gespecialiseerde adviesbureaus actief.
Probleem van te grote adviesbueaus
Helaas zijn een aantal outsourcing adviesbureaus uit hun jasje gegroeid. Zij hebben te veel consultants en verandermanagers op de bank zitten (dit is hun geheim) en die mensen moeten declarabel blijven.
Daarnaast zijn de meeste grotere bureaus niet (meer) zelfstandig. Ze hebben belangen in de leverancierskant van de markt. Dat maakt hun adviezen dubieus! (Zie het recente voorbeeld van de Provincie Gelderland.)
Maar die consultants moeten dus aan het werk. Bij voorkeur bij jullie!
Waarom dat nog meer een slecht idee is? Laten we eens nagaan of je die mensen echt allemaal nodig hebt. Maken zij jullie organisatie sterker? Of juist zwakker?
Outsourcing adviesbureaus en mismanagement!
Wij begrijpen heel goed dat een organisatie zoals Oostholland in dit voorbeeld externe expertise inhuurt en daarvoor contact zoekt met outsourcing adviesbureaus.
Het tijdelijk inschakelen van externe outsourcing expertise kan een verstandig besluit zijn. We zien ook te vaak hoe organisaties in zulke situaties zelf het wiel gaan uitvinden. Dat leidt dan ook tot teleurstellende resultaten.
De praktijk wijst uit dat inschakeling van maximaal één à anderhalve FTE ingehuurde expertise meer dan voldoende is.
Sterker nog. Deze beperkte inzet is veel beter en heeft als resultaat dat je als uitbesteder veel sterker uit het traject komt. Plus je bespaart op kosten die in de praktijk weggegooid geld blijken te zijn.
De situatie die we bij Oostholland aantroffen, zes externe adviseurs op één traject, typeren wij als geld verspillend mismanagement.
Niet alleen door de kosten die inschakeling van bureau Weltevreden heeft veroorzaakt. De resultaten van het traject zijn ook nog eens zeer teleurstellend.
Bij Oostholland zijn ze met beide leveranciers, de oude provider en de nieuwe provider pas na dure juridische procedures tot een vergelijk gekomen.
Oostholland is tot op de dag van vandaag ontevreden over haar ICT-dienstverlening, ook die van de nieuwe providr. Maar zij zitten vast aan een contract dat niet meer biedt en budgetdoelstellingen die al ruim overschreden zijn.
Erg fijn zo'n adviesbureau die hen van de wal in de sloot geholpen heeft.
Outsourcen, of van partner wisselen
Wat vraagt het om het zelf te kunnen doen?
Hoe het ook kan
Bij een bekende gemeente volgde men onderstaande benadering en dat bespaarde hen veel geld en het leverde een beter resultaat op.
De contractmanager. Contractmanagement is een interne medewerker.
Contractmanagement is onderdeel zijn van de besturing van de uitbestede dienst. Deze functie kun je daarom maar beter in huis hebben.
De tijdelijke capaciteit die outsourcing adviesbureaus op dit gebied kunnen leveren, werkt contraproductief. Zodra dit bureau weg is val je in een diep gat.
De controller of manager die straks het werk van de ingehuurde contractmanager zou moeten overnemen, kent de details en de achtergronden niet van alles wat op papier is vastgelegd.
Hij heeft ook geen contacten en relaties met de leverancier opgebouwd. Het gevolg is dat hij/zij niet effectief kan opereren.
De bidmanager brengt specialistische kennis en ervaring in, die na het verandertraject waarschijnlijk niet langer nuttig zijn. Inhuren kan maar meer dan 0,2 FTE mag hij niet kosten.
Je kunt beter (en dat deed deze gemeente ook) een interne projectmanager de opleiding Regie en Demand Manager laten volgen (2 dagen) en hij kent het kunstje ook.
Daarmee houd je ook de kennis in huis.
Voor de ICT-specialist geldt hetzelfde als voor de bidmanager.
Voor de outsourcingsspecialist geldt ook hetzelfde als voor de bidmanager en de ICT-specialist.
Met interne mensen die het kunstje hebben geleerd (in twee dagen!) behaal je betere resultaten en het kost veel minder dan het inschakelen van Outsourcing adviesbureaus.
Een programmamanager/verandermanager kan regie voeren en het traject strak besturen.
Binnen kleine organisaties is hiervoor mogelijk niemand beschikbaar. Overweeg dan het inhuren van een ZZP’er.
Een verandermanager die gecertificeerd is in Sourcing, Regie en Demand Management.
Meer dan 0,5 FTE mag zo’n functie in die situatie niet kosten.
Een teamleider heb je als je net als deze gemeente voorgaande aanbevelingen volgt niet meer nodig. De programmamanager of de outsourcingsspecialist kunnen die rol er eenvoudig bijnemen.
De gemeente die op de geschetste wijze een vergelijkbaar traject als Oostholland doorliep, is hiervoor € 380.000 aan transitiekosten kwijt.
Dat is een besparing van ongeveer 65 % (ongeveer 1 miljoen euro) ten opzichte van de aanpak door Weltevreden/Oostholland.
Maar, belangrijker nog, dit traject had wel een goed eindresultaat!
Conclusie
Outsourcing adviesbureaus die meer dan 1,5 FTE op een traject willen inzetten mag je, nee moet je met een gezond wantrouwen tegemoet treden.
Evenals adviseurs die je vertellen dat je Regie en Demand Management net zo goed bij een goede leverancier kunt neerleggen.
Meestal adviseren zij ook om in plaats daarvan functioneel beheer in huis te houden. Een bron van conflicten en meerwerk.
'Rainmakers', noemt men dit soort adviseurs. Zij brengen adviesbureaus en leveranciers veel geld in het laatje.
Wie daar sterker van wordt? Jij mag het zeggen.
-
Koos Overbeeke
Hoe Outsourcing Adviesbureaus Inzetten. Gerelateerde informatie
Outsourcing bij de provincie Gelderland >>
Outsourcing project starten >>
Twee daagse Training met certificaat Sourcing, Regie en Demand Management >>