Resultaatverbetering dankzij kansenmanagement

 

kansenmanagement

 

Ik hoor je brommen: ‘Koos, kansenmanagement? We hebben het al druk genoeg. We hebben risicomanagement niet eens volledig onder controle!

We barsten bovendien van het werk en onze focus ligt bij de zorg om afgesproken resultaten ook werkelijk gerealiseerd te krijgen!

Bovendien. Hoe pak je dat op? Hoe doe je dat? Waar haal ik de tijd vandaan om dit er ook nog even bij te gaan doen?’

Ik weet het. Lees even met me mee (en bekijk ook de video). Want een kans kan overal in schuilen. In gebeurtenissen, voorvallen, ontwikkelingen, situaties en ideeën.

Kansen ontstaan echter vooral door je eigen interpretatie van de werkelijkheid. M.a.w. als je anders naar je werksituatie gaat kijken zie je andere mogelijkheden ontstaan.

 

Hoe werkt het?

Resultaatverbetering kent twee benaderingen:

  1. Zoeken naar wat niet goed loopt en daar een verbetertraject op zetten.

  2. Zoeken naar kansen om het beter te doen.

Wat we in de praktijk tegenkomen is meestal een vorm van de eerste benadering. Op zich niets mis mee maar je mist er kansen door. Kansen om het veel beter te doen, effectiever en goedkoper dan je vooraf zelfs maar had kunnen denken.    

 

De ervaring van FARBO

Bij een Nederlandse dochter van FARBO werd weinig aandacht besteed aan de aansturing van uitbesteed werk. Het gevolg was dat diverse outsourcingstrajecten niet opleverden wat men er van verwacht had.

Hierin was kort geleden verandering gebracht. Twee Demand Managers spanden zich sinds kort in om deze outsourcingstrajecten op het spoor te krijgen.

Wat ons opviel was dat zij de leverancier probeerden aan te sturen alsof ze een dienst hadden ingekocht. Dat werkt nooit.

Door de Opleiding Regie en Demand Management te volgen snapten deze Demand Managers wat er fout ging en hoe je Outsourcing anders aanpakt. Ze werden hierna snel effectiever.   

Daarnaast viel ons op dat men binnen FARBO nooit poogde om beneden de begroting uit te komen of om betere resultaten dan afgesproken te scoren.

Ook bij outsourcingstrajecten die op koers kwamen, zagen we dat alle betrokkenen ademruimte namen. Men kwam in de buurt van het eerder vastgestelde doel en verminderde onmiddellijk alle inspanningen op dit gebied.

Dit is overigens normaal menselijk gedrag. Je ziet dit verschijnsel overal waar kansenmanagement ontbreekt.

Even rustig aan doen in plaats van uitkijken naar kansen, die kansen pakken en het zo met dezelfde of minder inspanningen voortaan beter te doen dan was gepland!

 

Hoe werkt dit in de sport?

kansenmanagement, 'doorswingen' Bij golf zien we (evenals bij honkbal, bij tennis etc.) het effect van doorswingen op de bal. Men slaat niet alleen tegen de bal, maar men swingt door nadat men de bal heeft geraakt.

Doorswingen doet men in de richting waarheen men de bal wil hebben. Het effect hiervan is dat er meer kracht op de bal ontstaat en ook dat de richting waarin de bal gaat bewegen nauwkeuriger vastligt dan wanneer men de slagbeweging stopt nadat de bal geraakt is.

Kenmerk van een sporter is ook dat hij/zij nooit probeert om het resultaat van een concurrent te evenaren. Als ze dit wel doen, lukt het niet. Sporters proberen het resultaat van hun concurrenten te verbeteren.

Zij weten dat dit de enige manier is om te kunnen winnen.

In outsourcingstrajecten werkt het ook zo. Als je een resultatenplan maakt en dat beschouwt als het beste wat je kunt doen, zul je altijd iets minder dan dat resultaat scoren.

Behandel je het resultatenplan als een referentiepunt en probeer je betere resultaten te boeken dan het plan aangeeft, dan zul je echt resultaat boeken. Daarom is ons devies: swing door. ‘Swing door’ het resultatenplan en probeer om het plan te verslaan.

Doelen helpen hierbij meestal beter dan resultaten. Een resultaat heeft een eindniveau. Een doel (marktleider zijn bijvoorbeeld) is nooit af, want de concurrentie zit ook niet stil.

 

Hoe werkt het in de praktijk?

Risicomanagement op faalfactoren heeft men intern, in de productie, bij FARBO goed onder de knie. Elk risicoplan kent:

  • een lijst van risico’s;

  • een rampenscenarioplan voor elk risico;

  • goed gedefinieerde trigger events die onderdelen van het rampenplan zullen activeren;

  • een ‘risico-eigenaar’ die verantwoordelijk is voor het risicoplan, de trigger definities en alle vervolgacties;

  • een lijst van de stappen en maatregelen die we nemen om elk risico minder waarschijnlijk maken.

Deze risicobenadering ook in outsourcingstrajecten toepassen kon daarom snel worden gerealiseerd. Maar nogmaals, risico’s zijn negatieve gebeurtenissen. Rampscenarioplannen zijn er op gericht om ontspoorde outsourcingstrajecten terug op de rails te krijgen.

Wij introduceerden daarom kansenmanagement en het fundament daarvan is een kansenplan

Het idee is eenvoudig. Je legt een lijst aan met positieve gebeurtenissen. Bij die lijst maak je plannetjes die beschrijven wat te doen om die gebeurtenissen waarschijnlijker te maken.

 

Kansenmanagement: Maatregelen om positieve gebeurtenissen waarschijnlijker te maken

Resultaten fors verbeteren met kansenmanagement

Enkele eenvoudige voorbeelden uit de FARBO outsourcingspraktijk. 

 

Voorbeeld 1: Facility Management en kansenmanagementfacility management en kansenmanagement

De kans dat schoonmaakkosten dalen neemt toe als we maatregelen bedenken die overbodig werk elimineren.

Bij FARBO hadden ze een scherp schoonmaakcontract. We introduceerden kansenmanagement en zochten samen met de Demand Manager en de leverancier naar mogelijkheden om de schoonmaakkosten nog verder terug te dringen.

Ze ontwikkelden criteria voor wat zij verstaan onder een schone kantoorruimte. Vervolgens ontwikkelde het schoonmaakbedrijf een lijst met criteria voor geleid correctief schoonmaakwerk.

Dat laatste blijkt effectiever en efficiënter te werken dan dagelijks ritueel preventief alle bureaus aaien met een vochtig doekje.

 

Voorbeeld 2: IT-exploitatie en kansenmanagement

De beheerskosten van IT bevonden zich op een heel acceptabel niveau. Toch ging men nadenken over mogelijkheden om die kosten terug te dringen.

IT-exploitatie en kansenmanagement

Om de kans van slagen groter te maken, produceerde men een lijst met bedrijfskritische applicaties en een lijst met minder bedrijfskritische applicaties.

De leverancier die hier ook bij werd betrokken suggereerde vervolgens dat hij voor de niet-kritische applicaties een aantal bestaande of oudere servers kon hergebruiken. Niet alle applicaties hebben de modernste en snelste servers nodig.

Niet-bedrijfskritische applicaties hebben ook niet zo’n hoge servicegraad nodig. Kansenmanagement leidde tot lagere IT kosten.  

 

Voorbeeld 3: Leaseauto kosten, elk nadeel heeft een voordeel

In de buitendienst van FARBO rijden servicemonteurs met een auto door het land. FARBO streeft er naar die auto’s representatief te laten rondrijden. Het wagenparkbeheer is uitbesteed (lease).

De post reparaties voor kleine schades (zogenaamde parkeerschades) is aanzienlijk en ligt al jaren op een redelijk hoog niveau. Inspanningen om hier verbetering in te aan brengen hebben tot nu toe slechts een tijdelijk effect gehad.

Een probleem hierbij is dat één auto in een week tijd door meerdere monteurs wordt gebruikt. Als er schade is? Wie is dan de dader? Chauffeurs/monteurs aanspreken op hun rijgedrag en schade is lastig.

De oplossing die men vond was even simpel als effectief. Juist het nadeel van meerdere monteurs op één auto werd hierdoor een kans, een voordeel.

Deze kans uitwerking kort samengevat

Leaseauto kosten, elk nadeel heeft een voordeelEr werd een regel ingesteld dat een monteur die een auto pakt voor zijn werk, deze auto eerst inspecteert op schade.

Ziet hij een schade dan meldt hij die bij zijn manager.

Meldt hij geen schade dan wordt de auto geacht schadevrij te zijn. De servicemanager controleert steekproefsgewijs het wagenpark en constateert hij een schade dan is de monteur die het laatst met de auto gereden heeft verantwoordelijk voor die schade.

Monteurs die een jaar lang schadevrij hebben gereden ontvangen in december een bonusuitkering.  

Sinds deze maatregelen is deze schadepost ruim gehalveerd.

 

Conclusie

Bij FARBO veronderstelde men dat in outsourcingstrajecten het tegenovergestelde van ‘risico’, ‘geen risico’ is.

Een betere tegenstelling van ‘risico’ is ‘kans’. De tegenhanger van risicomanagement is kansenmanagement.

FARBO blijkt er flink baat bij te hebben om maatregelen te bedenken en te nemen die dat ‘geluk’, die kansen waarschijnlijker maken.

Alles waar je aandacht aan geeft wordt groter

Je krijgt waar je aandacht aan besteedt. Besteed je aandacht aan het voorkomen van risico’s, dan is je aandacht bij dat laatste en de mogelijkheid is dan groot dat je die risico’s over je afroept.

Besteed je aandacht aan kansen, dan zit daar je aandacht en is de mogelijkheid groot dat die kansen worden benut.

Bij FARBO werden de outsourcingstrajecten na implementatie van dit inzicht beter dan middelmatig en deze vorm van risicomanagement (kansenmanagement) wordt nu ook in andere takken van de bedrijfsvoering toegepast.
-
Koos Overbeeke

 

Gerelateerde Slagkracht voor kansenmanagement bij Outsourcing

Opleiding Outsourcing, Regie & Holistisch Demand Management
Outsourcing en innovatie
Innovatie-in-outsourcing bij de gemeente

 

Boeiende video over kansen zien door de ogen van Louis van Gaal

Hoe hij in het uitvallen van een sleutelspeler een kans zag om een andere strategie te gaan volgen en daar zeer succesvol mee werd.   

 

 

Terug van kansenmanagement naar meer Demand Management

 

 

 

 


 

 

contactSlagkracht Management;dm opleiding

Consultancy, Opleidingen en Implementatie Service

voor Governance (Regie) en Demand Management

bij Outsourcing en SSC

 

Neem gerust vrijblijvend contact op voor meer informatie of bel even