Kostenbesparing door Outsourcing
Kostenbesparing door outsourcing is een kreet die het goed doet en die kreet vertegenwoordigt een trend sinds 1990.
Koen heeft het gevoel dat de Outsourcing bij zijn bedrijf geen succes is. Koen twijfelt of de gepresenteerde kostenbesparingen echt zijn en of zij het succes van de Outsourcing bepalen.
Hij wil graag dat wij als neutrale partij daar onderzoek naar doen en eventueel verbetersuggesties aanreiken. We gaan aan de slag.
Eén van de voordelen van outsourcing die iedereen kent, is dat het een kostenbesparing oplevert. Koen twijfelt daar over omdat hij andere en in zijn ogen gerelateerde kosten ziet toenemen.
Ook wij kennen die twijfel al langer. De vraag is of bij Outsourcing, SSC en BPO trajecten, directe en snelle kostenbesparingen wel een reële optie zijn.
We publiceerden daar in 2012 al eens over met de uitdagende kop:
Die kop werd tientallen keren op Twitter en LinkedIn gedeeld maar was ongenuanceerd
We constateerden in 2012 op basis van onderzoek dat onmiddellijke kostenbesparing als gevolg van Outsourcing niet voorkwam!
In 2015 publiceerden we een rapport voor Toezichthouders en Commissarissen en daarin lieten we zien dat uit verder onderzoek bleek dat kostenbesparing nog steeds de belangrijkste drijfveer voor Outsourcing is.
We kwamen in de sfeer van directe productiekosten ook wel besparingen door Outsourcing tegen. Maar die besparingen werden gerealiseerd met flankerende maatregelen die men ook intern had kunnen nemen, en die dan misschien nog wel een grotere besparing hadden opgeleverd!
Offshoring is een ander verhaal
Ook zagen we offshoring situaties in de IT, in de productie (industrie) en in callcenters die direct een kostenbesparing opleverden. Offshoring is echter een ander verhaal, met andere voor- en nadelen dan Outsourcing.
Outsourcingskosten verdwijnen in de boekhoudng
Bij Outsourcing zagen we dat er directe investeringskosten stonden tegenover de directe besparingen. De transitie en transformatie kostte ook het een en ander.
Daarnaast zagen we aanpassingskosten binnen de uitbestedende organisatie. Vaak verdwenen dit soort kosten ergens in de boekhouding. Het project moest een succes worden en informatie die daar niet mee strookte negeerde het verantwoordelijk management liever.
Wetenschappelijk onderzoek toont sterke nuances
over het financiële succes en kostenbesparing door Outsourcing
Naast het bedrijf van Koen onderzochten we in 2017 nog twee andere Outsourcing trajecten binnen de Benelux. Daarnaast konden we onze ervaringen toetsen aan wetenschappelijk onderzoek over kostenbesparing door outsourcing (Christian Berggren, Lars Bentsson ; Rethinking Outsourcing).
Wat in alle gevallen blijkt is dat Outsourcing andere belangrijke voordelen oplevert. We hebben ook gemerkt dat bestuurders anno nu genuanceerder tegen Outsourcing en kostenbesparing door Outsourcing aankijken.
Hier volgen de drie praktijkvoorbeelden van Outsourcing in HR, FM en ICT.
Kostenbesparing door Outsourcing HR-functie
Onze klant is een multinational die de operationele HR-taken heeft gebundeld en ondergebracht in een shared service centrum (SSC). Dit SSC heeft fors geïnvesteerd in self-service technieken (SSM en SSP), waardoor de personeelsadministratie volledig is geautomatiseerd.
Het SSC muteerde door deze innovatieve automatiseringsslag naar een HR/IT-helpdesk. Managers en medewerkers die er met de Self-Help-HR-hulpmiddelen (IT applicaties) niet uit kwamen, konden hiervoor bij deze helpdesk terecht.
Op een mooie dag verkoopt de HR-directeur deze IT-assets en het SSC wordt geoutsourcet. Deze transactie levert zijn bedrijf direct liquide middelen op.
Maar de kosten van het SSC nemen nu toe als gevolg van o.m.:
netwerkkosten ICT (snelle dataverbindingen);
kosten van gebouw en facility management (FM) die niet direct kunnen worden gecompenseerd;
kosten van Regie en Demand Management;
kosten van relatiebeheer bij de service provider;
de marge van de service provider.
Deze kosten waren voorzien. De beoogde besparing zou op termijn komen, door:
- compensatie van gebouw- en FM-kosten
- verdere afslanking van het SSC
- offshoring ICT.
Drie jaar later blijken de kostenbesparingen niet realiseerbaar.
Onze klant had het SSC al zodanig strak georganiseerd en geautomatiseerd dat verdere besparingen er niet in zaten. Wel is de kostenstijging weggewerkt.
Toch is er bij deze outsourcing sprake van een succes
De kengetallen van onze klant (o.m. aantal FTE per eenheid product) zijn verbeterd en dit wordt door Amerikaanse investeerders gewaardeerd.
Ook is de investeringsdruk afgenomen en kunnen beschikbare investeringsgelden nu exclusief voor de core business worden aangewend.
Directe Kostenbesparing door outsourcing lijkt soms toch een zeer reële mogelijkheid
De hiervoor aangeduide service provider levert zijn nieuwe HR-diensten nu ook aan andere organisaties. Deze organisaties realiseren hiermee zeer snel een forse kostenbesparing.
Echter niet de outsourcing van hun HR-functie is verantwoordelijk voor deze kostenbesparing, maar het BPR- (business proces redesign) traject in hun HR-dienstverlening na de Outsourcing is hier debet aan.
Men had de besparing middels het BPR-traject ook intern kunnen realiseren. Misschien zelfs beter.
Conclusie: Schijn bedriegt
Vaak bestaan er overigens goede strategische redenen om zo’n traject buiten de deur te laten plaatsvinden. Dus ook dan kan de Outsourcing toch een succes zijn.
Kostenbesparing door Outsourcing Facility Management
Deze klant heeft vanuit het hoofdkantoor geregeld dat Facility Management voor alle vestigingen in Nederland bij één zogenaamde total facility management (TFM) leverancier wordt afgenomen.
De eigen medewerkers, voornamelijk werkzaam in regiefuncties (huismeesters etc.) binnen het FM-werkterrein, worden door de TFM-leverancier overgenomen. Vanaf de start van deze outsourcing wordt contractueel tien procent kostenbesparing gerealiseerd.
De TFM-leverancier levert vervolgens een forse inspanning om die besparing daadwerkelijk te realiseren en ook zelf nog marge over te houden.
De subcontractors worden onder druk gezet om hun tarieven met ongeveer twintig procent te reduceren.
Subcontractors die dat weigeren, krijgen geen contractverlenging en worden vervangen door inschikkelijker leveranciers.
Daarbij wordt de dienstverlening gestandaardiseerd en strak georganiseerd.
De impact van dit transformatieproces
De vestigingen in het land worden geconfronteerd met afnemende dienstverlening en facturen voor zogenaamd meerwerk voor werkzaamheden die voorheen gewoon onderdeel van het pakket waren.
Daarbij worstelen de vestigingen met moeizame communicatie met de TFM-leverancier. Het hoofdkantoor heeft over het hoofd gezien dat er een communicatiekanaal tussen de vestigingen en de leverancier moet zijn.
Daarnaast heeft men voor de decentrale divisies Regie en Demand Management over het hoofd gezien en heeft men voorafgaand aan de Outsourcing nagelaten om de werkzaamheden per vestiging in detail te inventariseren.
De besparing door Outsourcing blijkt een papieren besparing en de werkelijke kosten zijn hoger dan voorheen, terwijl de dienstverlening is afgenomen.
Toch is ook deze outsourcing een succes!
De Outsourcing van de Facilitaire Diensten heeft de weg vrijgemaakt voor het centraal trekken van gebouwbeheer en vervolgens zijn die gebouwen verkocht (sale & leaseback).
Dat leverde een forse som geld op.
Geld dat zorgde voor een ruimere financiële armslag en ruimte om intensiever in de core business van het bedrijf te investeren, zonder dat men een beroep hoefde te doen op externe financiering.
Kostenbesparing door outsourcing ICT
Onze klant brengt zijn ICT-afdeling onder bij een leverancier, wat op papier direct een forse kostenbesparing oplevert van ongeveer twintig procent. De integrale kosten per medewerker zijn namelijk bij deze leverancier twintig procent lager dan bij de uitbesteder.
Echter, onze klant besteedt wel zijn ICT-middelen en de bijbehorende medewerkers uit, maar niet de daarbij horende gebouwkosten, FM-kosten, HR-kosten, control-kosten etc.
Al deze kosten blijven bij onze klant achter en kunnen niet op korte termijn worden gecompenseerd. Ook heeft men de kosten voor Regie en Demand Management over het hoofd gezien.
Op de lange termijn gaat dit wel goed komen, vooral ook omdat de zaak nu met een nieuw opgezette Regie en Demand Management functie strak wordt bestuurd. Maar aan het einde van het eerste outsourcingsjaar is onze klant meer geld kwijt dan hij in het verleden kwijt was aan de ICT-functie.
Toch is ook hier sprake van een succes in outsourcing
De klant hoeft nu namelijk niet meer in ICT te investeren en hij heeft de beschikking gekregen over meer capabel personeel (van de leverancier). Daardoor komt de ICT-dienstverlening op termijn op een hoger plan te staan.
Daarvoor zijn ook investeringen nodig, die nu echter door de leverancier worden gedragen. De leverancier kan die investeringskosten over meerdere klanten ‘uitsmeren’.
Conclusie:
Directe kostenbesparing door outsourcing binnen de Benelux is meestal een illusie
We kwamen in ons onderzoek trajecten tegen waarbij de Outsourcing forse directe besparingen voor de uitbesteder opleverde.
Van Berggren & Bentsson leerden we dat je goed moet kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO) en niet alleen naar de directe productiekosten.
Dieper gravend in de materie bleek duidelijk dat besparingen veelal ook intern hadden kunnen worden gerealiseerd. Worden die besparingen via Outsourcing gerealiseerd dan staan daar weer andere kosten tegenover die vaak worden vergeten.
Maar zoals we in voorgaande voorbeelden zagen zijn bij Outsourcing andere voordelen mogelijk die van zo'n traject toch een succes kunnen maken.
Aspecten van succesvolle outsourcingstrajecten
Recent hebben we eerdere onderzoekgegevens laten actualiseren en daarbij bleek dat kostenbesparing door Outsourcing niet langer als eerste door bestuurders genoemd wordt.
Zoals de grafiek laat zien wordt kostenbesparing door Outsourcing nu pas als vierde belangrijke aspect genoemd.
Kostenbesparing door Outsourcing kan nog steeds een belangrijke rol spelen als je besparingsdoelen op langere termijn op het oog hebben.
Die besparingsdoelen kun je bijvoorbeeld realiseren m.b.v. de innovatiekracht van een leverancier. Bij dit alles is van belang: hoe scherper jullie je doel op het netvlies hebben des te beter kun je sturen om dit doel ook optimaal te realiseren.
Een complete businesscase helpt hierbij. Doelen die op drijfzand gebaseerd zijn (fussy business case) leiden zelden naar succes en nooit tot kostenbesparing door Outsourcing!
-
Koos Overbeeke
Gerelateerde informatiebronnen
De 7 factoren die bepalen of je succes met Business Process Outsourcing bereikt Rapport voor Raad van Toezicht / Raad van Commissarissen over Outsourcing Slagkracht Management Dienstverlening
Terug van Kostenbesparing door outsourcing naar Outsourcing