De offshore kloof overbruggen,

het middel en het plan van aanpak

 

Hebben jullie ook last van de offshore kloof? Weet je hoe je die kloof goed kunt overbruggen?

 

de offshore kloof

 

 

Een jong softwarebureau (ontwikkelaars van virtual reality toepassingen) belt mij. Het bureau groeit sterk en heeft moeite om in Nederland goede ervaren ontwikkelaars/programmeurs te vinden.

Tom, managing partner, vertelt dat zij een deel van hun ontwikkelcapaciteit in Indonesië willen beleggen. Toen hij vertelde waar ze mee bezig waren moest ik aan onze ervaring met Newtel denken.

Ik deelde mijn gedachten met hem en Tom blijkt een man te zijn die snel zaken doorheeft.

 

De ervaring van Newtel

Newtel een Belgische Telecom operator wilde de software ontwikkeling van een nieuwe Billing Engine in India onderbrengen. Helaas liep dat traject niet naar wens en heeft het de onderneming meer dan een jaar vertraging en een hoop geld gekost.

Bij de start van het traject had een Belgische collega geadviseerd om als eerste te zorgen voor het ‘Overbruggen van de kloof die met offshoring ontstaat’.

Deze collega had vervolgens voor NewTel de contacten met Indiase software developers gelegd en NewTel daar geïntroduceerd.

 

 

De business case is te mooi om waar te zijn

De business case van het project is geschreven door een medewerker die relatief weinig ervaring met offshoring heeft.

Hij heeft een heel kleine marge voor risico’s gehanteerd en een maximaal kostenvoordeel begroot. Die business case is aan de hoofddirectie in Parijs gepresenteerd.

Het advies van de externe consultant is daarbij niet meegenomen.

 

De Indiase leverancier stelde in reactie op de business case voor om een offshore coördinator aan te wijzen. De leverancier zou die kunnen leveren.NewTel besluit niet op dit voorstel in te gaan omdat deze kostenpost geen onderdeel uitmaakte van de businesscase.

Men vond elkaar door aan beide zijden een projectleider aan te wijzen, die ieder aan zijn kant het proces zou organiseren en die intensief met elkaar zouden afstemmen.

Daarnaast sprak men af dat op diverse andere niveaus ook regelmatig contact zou worden onderhouden. Niets leek een goede afloop in de weg te staan.

Zoals je uit onze publicatie ' 8 fouten bij offshoring' weet, zou het anders lopen: de offshore kloof tussen de uitbesteder in België en de leverancier in India werd het traject fataal.

Vervolgens rees de vraag: Hoe kunnen wij het traject terug op de rails zetten met zo min mogelijk kosten en het ook nog binnen een half jaar afronden? Wij kregen die vraag voorgelegd en begonnen daarom met de situatie in kaart te brengen.

Al snel werd duidelijk wat er fout was gegaan en wat men bij onze klant over het hoofd had gezien.

 

 

Een bewezen werkwijze voor de Offshore kloof

De aanpak die wij adviseerden werkt al jaren goed. Deze werkwijze is in Japan bij Honda ontwikkeld in de tijd dat Japan de productie naar Vietnam begon te outsourcen.

 

Voor ons westerlingen is het misschien allemaal Azië maar voor Japan is de kloof met Vietnam even groot als voor ons de kloof is met Roemenië of Rusland

 

De werkwijze is ook niet helemaal nieuw en borduurt verder op werkmethoden die ook in West Europa en in de USA al langer in gebruik zijn. De Honda benadering is completer, effectiever en goedkoper dan voorgaande benaderingen.

 

 

De offshore kloof effectief en met relatief lage kosten overbruggen

De offshore kloof effectief overbruggen kan het best plaatsvinden door een coördinator offshore outsourcing aan te wijzen. (In vaktermen heet dit een Bridge SE).

Deze coördinatiefunctie kan onderdeel zijn van de uitbesteder of de leverancier of van een onafhankelijke derde partij. Dat laatste werkt in de praktijk het beste. De coördinator werkt solitair als tussenpersoon tussen de twee businesspartners.

Internationaal wordt de functie ook aangeduid als Straddler (iemand die beide kanten van de zaak dient), Envoy (gezant van de leverancier), Customer representative (klantvertegenwoordiger), Offshore intermediair en Bridge SE (brugfunctie System Engineer).

In Nederland is de benaming van Offshore coördinator het meest in gebruik. De benaming van Bridge SE geeft het best de noodzakelijke kenmerken van de functie weer en daarom hanteren wij deze benaming.

Bridge geeft de brugfunctie aan die bij deze rol hoort en System Engineer (SE) geeft aan dat betrokkene verstand van de onderhavige techniek dient te hebben.

 

 

De sleutel tot succes voor de Bridge SE

Cruciaal bij het overbruggen van de offshore kloof en bij de aanwijzing van de tussenpersoon, hoe je hem ook noemt, is dat hij de rol krijgt van Single Point Of Contact (SPOC).

 

De offshore kloof overbruggen. Bridge SE functie

 

Hij coördineert daarbij alle vragen van de leverancier en volgt de status van opdrachten en werkpakketten op dagbasis.

De Bridge SE reist frequent heen en weer tussen de locatie van de klant (uitbesteder) en die van de leverancier. Hij maakt tegelijkertijd deel uit van het klantteam van de leverancier en van het leveranciersteam van de uitbesteder.

 

Waar vind ik zo iemand en wat voor competenties ga ik naar op zoek?”, vraagt Tom me.

 

 

Competenties die nodig zijn voor het overbruggen van

de offshore kloof

De Bridge SE heeft zijn roots in de techniek (binnen het kader van deze publicatie is dat ICT), maar ook zijn cultuur is belangrijk. De offshore kloof wordt nl. ook gevormd door twee verschillende culturen.

Daarom is de Bridge SE bij voorkeur een native bewoner uit het leveranciersland. Iemand die bijvoorbeeld zijn HBO-/universitaire studie volledig in Nederland of Vlaams-België heeft doorlopen.

Belangrijk is dat hij ervaring heeft als projectmanager in beide culturen. Hij spreekt en schrijft Nederlands en Engels en liefst ook de taal van het land waar de leverancier zit.

De Bridge SE is goed bekend met CMMI en met de werkmethoden die door beide partijen worden gebruikt.

Onze ervaring is dat er al jarenlang wereldwijd schaarste heerst op het werkgebied van de Bridge SE. Er zijn maar weinig mensen die aan het geschetste functieprofiel kunnen voldoen.

 

Diverse offshore leveranciers proberen de offshore kloof te overbruggen en de schaarste op het gebied van bekwame tussenpersonen te omzeilen door hun front-office naar West-Europa of Amerika te verplaatsen.

Met deze oplossing neemt het schaarsteprobleem inderdaad iets af. Maar gelijktijdig neemt ook het kostenvoordeel af. Deze front offices hebben bovendien de neiging een dure leemlaag tussen uitbesteder en leverancier te worden.

 

Wat doet een Bridge SE anders dan een front-office?

 

 

Het stappenplan van een Bridge SE. Hoe gaat hij te werk?

 

Met dit high level stappenplan overbrugt hij de offshore kloof tussen demand management bij de uitbesteder en met supply management bij de leverancier.

  1. Hij start bij de uitbestedende organisatie met het verzamelen van ontwerpspecificaties (requirements).

  2. Hij analyseert samen met het klantteam (=team van de uitbesteder) en daarna met het offshore leveranciersteam de requirements.

    Requirements worden ingedeeld in hapklare brokken en ingepast in een ontwikkelmethodiek die beide partijen begrijpen en kunnen toepassen.

    Daarna worden de voorstellen van het offshore projectteam samen met het team van de uitbesteder beoordeeld (dit proces kan zich een paar keer herhalen).

  3. Het uitbestederteam geeft uiteindelijk groen licht voor het leveranciersvoorstel. Deze stap is cruciaal.

    In Nederland zijn we bijvoorbeeld gewend om groen licht te geven op een voorstel en daar vervolgens drie maanden later weer bijstellingen op te doen. Wij werken met ‘voortschrijdend inzicht’, zoals we dat noemen.

    Deze Nederlandse praktijk conflicteert met de uitgangspunten van CMMI (Deze uitgangspunten staan voor: vermindering van de kosten, vergroten van de kwaliteit, vergroten zekerheid dat projecten op tijd af zijn, verkorten van de projecten, verhogen van de productiviteit etc.).

    Een offshore leverancier zal liever meer tijd besteden aan voorbereidende specificaties dan het risico lopen om later werk opnieuw te moeten doen.

  4. De Bridge SE zorgt voor wederzijds afstemmen van vragen en antwoorden, voortgangsrapportages, detailontwerpen, beoordelen van testscenario’s etc.

  5. Hij begeleidt de levering van het product en de acceptatietests van (eind)gebruikers.

  6. Hij voert na het afsluiten van het project een post-mortem analysis uit. Een post-mortem analyse is een analyse van wat goed ging en wat minder goed verliep en de bepaling van wat voor lessen daaruit kunnen worden geleerd voor toekomstige projecten.

 

Een front-office doet in principe hetzelfde als een Bridge SE maar de praktijk laat zien dat deze vooruitgeschoven posten van de offshore leverancier teveel voor de uitbesteder gaan denken.

Tegelijkertijd doen ze hetzelfde richting de back-office offshore. Het Nederlandse kantoor van de leverancier gaat ‘meedenken’. Dat is duur en ongewenst vanwege conflicterende belangen en het maakt in de praktijk de offshore kloof zeker niet kleiner.

Het uiteindelijke resultaat is minder goed dan wanneer beide partners (uitbesteder en offshore leverancier) rechtstreeks samenwerken met behulp van één intermediair die relatief goedkoop is en alleen en uitsluitend belang heeft bij een vlotte samenwerking.

Oké, zegt Tom, waar vind ik zo’n Bridge SE?
-
Koos Overbeeke

 

Gerelateerde artikelen bij de offshore kloof overbruggen

Acht fouten bij offshoring die je niet mag maken
Outsourcing naar India en de achilleshiel van softwareontwikkeling.

 

Terug van De Offshore Kloof Overbruggen naar Offshoring en Reshoring