Welke outsourcing adviseur gaat jullie business echt sterker maken?
Hoe selecteer je een outsourcing adviseur die geld oplevert in plaats van één die geld kost!
Als het op outsourcing aankomt, is het selecteren van de juiste adviseur misschien wel de belangrijkste beslissing die je neemt. Een beslissing die voor een belangrijk deel bepaalt of je toekomstige relatie met een Outsourcing dienstverlener een succes of een mislukking wordt.
We weten dat outsourcing transacties complex zijn en dat leveranciers vaker met dit bijltje hakken en er op gebrand zijn om voor zichzelf een voordelige deal te sluiten.
Daarom kan advies van een derde partij je als uitbesteder helpen om het inherent ongelijk speelveld tussen jullie en de leverancier gelijk te maken. Maar beslissen wie voor jullie de juiste Outsourcing adviseur is, dat is lastiger dan het lijkt.
Zie voor voorbeelden van de donkere kant van het adviesvak het artikel: Outsourcing adviseurs, 5 types om voor uit te kijken.
Vandaag staan we stil bij de zonnige kant van het adviesvak, positieve voorbeelden en vier tips voor als je een adviseur moet selecteren.
Goede outsourcing adviseurs
Gelukkig zijn er ook goede adviseurs.
Bijna altijd zijn dat mensen die echt inhoudelijke expertise bezitten en veranderkundige vaardigheden in huis hebben. Daarbij tonen ze de instelling dat hun klant zo snel mogelijk weer zelfstandig (zonder hen) verder moet kunnen.
Je bent aan hen altijd minder kosten kwijt dan ze jullie aan waarde opleveren.
Hoe herken je deze mensen?
1. De ‘hands on’ outsourcing adviseur: de product-/dienstspecialist
Heb je een freelancer of zzp’er in huis die productspecialist is en die ruim ervaring heeft met jullie doelen en Outsourcing strategie? Iemand die wel goed documenteert, zodat collega's kunnen verder bouwen op zijn werk, en die een redelijk uurloon hanteert?
Iemand die er daarnaast op uit is om jullie opdracht zo snel mogelijk af te ronden en daarna verder te gaan naar een andere organisatie waar men zijn expertise kan gebruiken?
Schrijf dan zijn naam en telefoonnummer in gouden letters in je agenda en schakel hem met een gerust hart in op elk moment dat je hem echt nodig hebt.
2. Product-/dienstexpert en veranderkundige als outsourcing adviseur
Organisaties die één echte expert en veranderdeskundige inschakelen, zijn altijd beter af.
Zij schakelen iemand in die hen zo nu en dan een paar uur helpt de valkuilen te vermijden, bij jullie organisatie de meest passende koers uit te zetten, scherp risico’s te managen en de businessdoelen optimaal te realiseren.
Deze experts bundelen inhoudelijke expertise met veranderkundige inzichten en ervaring en Outsourcing deskundigheid. Ze zijn niet gericht op uurtjes maken, maar op jullie resultaat. Zodra dat in zicht komt, verliezen zij hun interesse en gaan ze weer verder, op naar een volgende uitdaging.
Het unieke effect van hun handelen is dat met hun beperkte inzet jouw organisatie veel sterker uit de strijd komt. Zij kosten jullie namelijk minder geld dan de meeste andere adviseurs en zij zorgen ervoor dat je collega's zelf de handen aan de ploeg slaan.
Het gevolg daarvan is dat de kennis van de adviseur de kennis van jouw en je collega's wordt en dat jullie zelfstandig verder kunnen. Meestal betreft het freelancers of zijn deze experts onderdeel van een klein (minder dan 10 FTE) bureau. Dit maakt dat ze kunnen werken zoals ze werken.
Ze kennen nauwelijks overheadkosten.
Hoe kies je een outsourcing adviseur die jullie echt voordeel gaat brengen?
Vier kenmerken om in het oog te houden bij het selecteren van een outsourcing adviseur.
1. Ken je doelen en houd die scherp voor ogen
Er zijn globaal drie outsourcing strategieën die je kunt volgen. Die strategie is van belang bij de selectie van de bij jullie situatie passende outsourcing adviseur.
De drie strategieën zijn:
1. Operational excellence (wordt ook wel ‘conventional relations’ genoemd)
Je wilt een leverancier die de huidige interne dienstverlening overneemt en effectiever maakt, en tegen lage kosten werkt.
Je hebt voldoende aan een goede standaard dienstverlening. Je bent bereid daarvoor de werkwijze in jullie organisatie aan te passen aan de eisen van je leverancier.
De voordelen die je in het verschiet hebt, wegen ruim op tegen de nadelen van een pittige transformatiefase waarin je organisatie zich aanpast aan de dienstverlening van de leverancier.
2. Intieme samenwerking (wordt ook wel 'Collaborative service' genoemd)
Je zoekt een dienstverlener die zijn diensten weet toe te snijden op de specifieke elementen van jullie business.
Je zoekt een zekere mate van maatwerk, zonder dat je in heel dure exclusieve service wilt belanden.
3. Innovative service (ook wel ‘transformational relations’ genoemd)
Je bent op zoek naar een leverancier die zich in jullie bedrijfsvoering wil verdiepen en die vervolgens innovatieve voorstellen doet en bereid is daarin te investeren.
Innovatieve voorstellen die de business sterker en meer concurrerend maken en die sterk kosten verlagende effecten geven.
Ongeacht welke strategie jullie kiezen
Het gesprek met kandidaat Outsourcing adviseursVraag naar hun ervaring en hun visie op Outsourcing. Je merkt snel waar hun affiniteit ligt en je weet dan of die affiniteit aansluit bij jullie doelen of niet. Of er een een passende match is of niet.
Jullie strategie is nog niet duidelijk
Zijn jullie nog zoekende naar de juiste strategie? Zijn jullie doelen nog niet haarscherp? Dan ben je het beste af met een adviseur die kan helpen de Outsourcing strategie te bepalen die het beste bij jullie organisatie en situatie past.
Vraag hen ook naar de leveranciers waarmee zij werken. Is dat ATOS (ICT) of Johnsons Controls (facility management)? Dit zijn voorbeelden van interessante providers als je zelf een grote organisatie vertegenwoordigt en als je op zoek bent naar operational excellence.
Verwacht van deze partijen geen collaborative service (zijn ze niet op ingericht), laat staan innovative service (is bijna altijd een brug te ver voor hen).
De praktijk is weerbarstig
Lees in het artikel Outsourcing contract succesvol realiseren op ministerie hoe CAP zich vergaloppeerde op innovatieve service bij het Ministerie van Landbouw.
Uiteindelijk kwam het goed, maar alleen dankzij de bemoeienis van een competente programmamanager/adviseur, ingehuurd door het ministerie. Deze adviseur zorgde er ook voor dat de meerkosten door de leverancier werden gedragen en niet door de uitbesteder.
Kortom, heeft de man of vrouw waarmee je praat de juiste ervaring of heel andere ervaringen dan jullie nodig hebben?
2. Het gaat om de vent en niet om de tent
Groter is in dit verband niet altijd beter. Vaak denkt men dat een adviseur van een grote firma meer continuïteit biedt. Dat is een misverstand dat grote adviesfirma’s graag in stand houden.
Topadviseurs werken altijd op basis van eigen kwaliteiten, ervaring, inzichten en methodieken, en als zo’n man onverhoopt uitvalt, zul je snel merken dat de vervanger die de firma stuurt een andere visie en werkwijze hanteert.
Adviseurs onder de top werken vrijwel altijd op basis van firma templates, waar ze bij gebrek aan kennis en ervaring niet van kunnen afwijken.
Outsourcing adviseurs van posh firma’s (dure adviesbedrijven met een bekende naam) zullen hun hoge kostenstructuur bij jullie factureren. Zij hebben zelden echt gespecialiseerde en door de Outsourcing praktijk gevormde adviseurs in huis.
Tref je in uitzonderlijke gevallen toch zo iemand aan, dan moet zo’n Outsourcing adviseur zijn aandacht vaak over meerdere klantteams verdelen. Over de risico’s van posh adviesfirma’s leest je meer in dit artikel. Koester gerust een gezond wantrouwen voor Outsourcing adviseurs.
ZZP?
Zelfstandig gevestigde Outsourcing adviseurs kunnen vaak met redelijke uurtarieven werken. Sommige zijn zelfstandig op eigen keuze. Zij zijn vaak heel goed in hun werk.
Andere zijn gedwongen zelfstandig en dat is niet altijd domme pech, maar soms ook een gevolg van gebrek aan deskundigheid.
Duik in de details en je ervaart of jullie kandidaat deskundig is of niet.
3. Word persoonlijk
Of je nu iemand inhuurt van een adviesbureau of een freelance adviseur overweegt, bedenk dat je niet gewoon iemand inhuurt, maar dat je met die man of vrouw behoorlijk intensief gaat samenwerken.
Ook als je iemand van een adviesbureau inschakelt, is het de individuele adviseur die verantwoordelijk is voor het project. Of je het heel goed kunt vinden met de accountmanager of de directie van dit bureau, zal je in de praktijk niet gaan helpen.
Je moet het met je adviseur goed kunnen vinden. Ook al kan dit bureau morgen een andere adviseur sturen, dan nog zijn er geen grotere projectverstoringen dan tussentijds van adviseur moeten wisselen.
De beste bureaus bieden goede mensen, verantwoorde methoden en een schat aan ervaring, maar individuele chemie tussen adviseur en opdrachtgever is cruciaal.
4. Onderzoek belangenconflicten
Er is geen twijfel over dat jullie een adviseur willen die het respect van de leveranciersgemeenschap heeft. Maar als een Outsourcing adviseur al te gezellige relaties met leveranciers heeft, dan verliezen jullie de wedstrijd (zoals we in de krant lazen dat de provincie Gelderland overkwam).
Jullie adviseur (en zijn firma) moeten gericht zijn op jullie belangen, niet die van henzelf en/of die van leveranciers. Als een adviseur in meer dan vijftig procent van alle gevallen met één bepaalde leverancier zaken doet, dan kun je maar beter op je hoede zijn.
Natuurlijk is zijn verhaal dat die leverancier gewoon de beste is en dat kan waar zijn. Het kan ook zijn dat de firma van je adviseur een kick-back fee ontvangt voor jullie klandizie.
-
Koos Overbeeke
Je kunt ook investeren in versterking van je eigen deskundigheid. Meer informatie