Outsourcing adviseurs: Vijf types om voor uit te kijken

Mijn wantrouwen werd gevormd in de jaren 1998-2007. In die jaren werkte ik als interim-(programma-)manager voor KPN Telecom.

Ik geef een voorbeeld van wat ik meemaakte.

Omstreeks 2000 wilde KPN mee in de vaart der volkeren en daar hoorde een website bij: KPN.com. De ontwikkeling van die site had men geoutsourcet naar PWC - New York. De website werd ontworpen naar analogie van, en met het platform van de toen in Nederland nog onbekende site Amazon.com.

Adviseurs van PWC vlogen vanuit New York op maandagmorgen Nederland binnen en vertrokken op vrijdag weer richting USA, en in de tussentijd verdienden ze een uurtarief, je wilt niet weten hoe hoog.

Feit is dat men bij KPN vele tientallen miljoenen guldens declareerde en het resultaat was een website die niet deed wat hij moest doen.

Sinds die tijd koester ik een gezond wantrouwen naar adviseurs. Ik vraag me altijd af: helpen zij vooral zichzelf of maken ze de klantorganisatie sterker en gezonder?

Zijn het echte experts of hebben ze het kunstje afgekeken?

Zo kreeg ik kijk op diverse types adviseurs en adviesbureaus.

Er zijn vijf types die je beter kunt missen maar er zijn ook waardevolle types.

Wat zie ik langskomen, wie gaan je helpen en wie helpen vooral zichzelf?

1. Outsourcing adviseurs: Posh adviseurs

De reden dat zo weinig mensen het verhaal rond KPN.com kennen, wordt veroorzaakt door een nog veel groter debacle dat KPN in 2001 en 2002 trof. Dat was de te hoge prijs die men betaalde voor het Duitse E-Plus en de gsm-frequenties in Nederland en Duitsland.

KPN ging daar bijna aan failliet en het nieuws over dit miljardendebacle stelde het KPN.com-debacle ver in de schaduw.

Maar wat gaat er nu fout bij die grote adviesfirma's, bij die Posh adviseurs?

Het risico dat je loopt met grote adviesfirma’s

Bovenstaand PWC-voorbeeld staat niet op zichzelf en is illustratief voor wat de Berenschotten, de McKinsey’s, de Caps, de IBM’s, de BCG's van deze wereld vaak doen.

Het is de wereld van generalistische consultants en grote aantallen jonge universitair geschoolde talenten, die zeer snel kunnen leren, zich zeer snel in nieuwe materie kunnen inwerken en veel klanturen moeten draaien.

Ik noem ze posh adviseurs

Deze adviseurs waaien mee met de managementmode van de dag. Is TQM in de mode, dan tonen zij zich op dat gebied actief. Is outsourcing actueel of bijvoorbeeld de BBSC, of lean management?

Zij zijn ermee bezig en claimen expertise.

Zelf heb ik ook enkele jaren als junior op die basis gewerkt. Je kon alles en stortte je op wat de klant vroeg. Vandaag een HR-vraag, morgen ICT en overmorgen een logistiek probleem. Ik leerde veel en deed heel wat ervaring op.

Dat wel.

De risico’s die je loopt met posh adviesfirma’s?

Bovenstaand voorbeeld over KPN.com spreekt boekdelen en als je mij uitnodigt kan ik meer staaltjes vertellen. Bij KPN.com brachten de uit New York wekelijks invliegende adviseurs wel de door Amazon gebruikte technologie mee, maar zij hadden die technologie niet zelf bij Amazon geïmplementeerd.

Ze hadden bestudeerd hoe anderen dat hadden gedaan, maar kenden niet de details van keuzes en oplossingen. Dit is hoe posh firma’s vaak werken.

Waarom posh adviseurs toch succesvol in hun business zijn?

Ze vertellen echt geen onzin. Hun dataverzameling en kennis van de markt is grondig. Er is nog nooit een CEO ontslagen omdat hij McKinsey inhuurde.

In één ding zijn ze wel echt goed: een onderbouwing voor een bepaalde strategie geven

Als jullie moeten/willen snijden en afslanken, dan leveren zij de onderbouwing voor hoe en waar dat het beste kan, waar je het mes in de organisatie kunt zetten.

Jullie willen Outsourcen of misschien Offshoren? Zij leveren de data waarmee je de RvC en de OR overtuigt. Voor de OR en vakbonden geen speld tussen te krijgen. Hun veel te hoge declaraties worden daarom door de vingers gezien.

Adel verplicht.

2. Outsourcing adviseurs: de control freaks

Posh adviseurs zullen je zo veel mogelijk junior adviesuren tegen hoge tarieven leveren, terwijl de partner en principal consultants schaars binnen jullie bedrijf zichtbaar zijn. De controlefreak daarentegen zal zeer coöperatief lijken en veelvuldig zijn gezicht laten zien en samen met jullie in het bedrijf aan de slag zijn.

De control freak komt in twee gedaanten voor

Hij is een partner van een kleinere adviesfirma (30 tot 100 FTE), die in de schaduw van de ‘grote jongens’ opereert.Hij biedt minder marktkennis en zijn feiten- en data-analyses zijn niet van het niveau van de grote broers, maar hij onderscheidt zich door meer detailkennis op zijn adviesterrein.

Hij is minder generalist en hij schaamt zich er ook niet voor om langer dan een jaar samen met een ploeg consultants bij jullie rond te lopen om de Outsourcing in goede banen te leiden.

Vaak bemoeien zij zich ook intensief met de implementatie van hun adviezen en ze aarzelen niet om jouw collega's daarbij zachtjes maar beslist opzij te duwen. Deze adviseurs ontwerpen en implementeren complexe en bureaucratische organisatorische systemen.

Het kost natuurlijk veel tijd om die effectief te laten werken en dat houdt hen aan het werk.

Het probleem met hen is dat ze je afhankelijk van hen maken.

Je wordt zo afhankelijk van hen dat je ze bijna niet meer kwijtraakt. Als ze op een mooie dag toch vertrekken, dan ervaar je al snel dat de bedrijfsvoering onvoldoende onder controle is.

Hun tactiek?

Je stelt hun een vraag en zij gaan bedenkelijk kijken. Ze denken een poosje na en stellen vervolgens een wedervraag die volgens hen zeer belangrijk is.

Hoe complexer zij de outsourcing wereld kunnen voorstellen, hoe mooier voor hen. Zo komen zij aan veel declarabele uren.

De tweede variant van de controlefreak

De andere variant van de control freak kom je tegen als zzp’er. De zzp-control freak weet zich effectief onmisbaar te maken. Wij komen ze op veel plaatsen tegen, ook in de Outsourcing wereld.

Het is bijvoorbeeld jullie Contract Manager die als enige alle details van de samenwerking en de contracten en SLA's weet. Vaak zitten deze controlefreaks vijf jaar en langer in jouw organisatie.

Wij kennen voorbeelden dit soort collega's die al meer dan tien jaar bij één opdrachtgever werken. Deze collega's vragen een mooi maar nooit excessief uurtarief en ze maken meer uren per jaar dan jij en je collega's.

Ze leveren meestal goed werk maar ze maken je afhankelijk en ze zijn veel duurder dan een medewerker met dezelfde kennis en kunde in vaste dienst. Die laatste zal niet zo makkelijk een heel weekend doorwerken, maar op de lange duur ben je met die vaste collega beter af.

3. Outsourcing adviseurs: De voorspellers van rampscenario’s

Jullie hebben een uitdaging. je neemt een adviseur in de arm om die uitdaging te tackelen. Deze adviseur toont zich zeer meelevend en denkt met je mee. Hij schetst ondertussen rampscenario’s die zich zouden kunnen voordoen, maar die hij voor jullie kan afwenden.

Want jullie uitdaging kent een probleem en dat probleem is veel groter dan jullie hadden voorzien.

Hij gaat voor je aan de slag, maar als je een tijdje later aan hem vraagt hoe de voortgang is, krijg je weer rampverhalen te horen en concrete voortgangsstappen krijg je er niet uit.

Je loopt met rampscenario voorspellers grote risico’s

Deze mensen deinzen er niet voor terug om hun voorspellingen te laten uitkomen.

Annemarie van Gaal noemt hen: adviseurs met het Munchausen By Proxy-syndroom (MBP).

Mensen met dit syndroom overdrijven zaken en brengen schade toe aan mensen, vaak kinderen en huisdieren, en zaken die aan hun zorg zijn toevertrouwd. Dat doen zij met de bedoeling om aandacht te krijgen.

Een adviseur met het MBP-syndroom brengt je organisatie schade toe en geniet van het tumult dat om hen heen ontstaat.

4. Outsourcing adviseurs: De verkopers

Klein en eenvoudig beginnen

Control freaks en verkopers zijn griezelig vergelijkbaar. Maar de verkoper is op één manier erger dan de control freak. Beiden weten je afhankelijk van hen te maken, maar de verkoper is bereid en in staat je alles te zeggen wat je ertoe brengt hem langdurig en intensief aan jouw club te verbinden.

“Fake it until you make it,” is hun lijfspreuk. Daarbij acteren zij slim. Zij toveren je mooie vergezichten voor. Voordat je je kunt afvragen of dat allemaal niet te duur wordt, vertellen zij je al dat je beter maar klein kunt beginnen en daarbij toch opmerkelijke resultaten kunt boeken.

Die resultaten vallen meestal tegen maar ja, daarvoor zou je eigenlijk toch…

En ja hoor, hij is weer drie maanden aan de slag. Vervolgklussen om het allemaal net iets beter te maken, blijven zich aandienen. Jullie blijven hierin meegaan want je hebt nu al zoveel geïnvesteerd dat er geen weg terug meer is.

5. Outsourcing adviseurs: Strategie adviseurs

De zogenaamde strategie adviseurs

Deze adviseurs kom je vooral tegen bij de overheid, semi-overheid en gesubsidieerde instellingen van de gezondheidszorg. De vaagheid van hun verhalen maakt hen ongrijpbaar, maar managers en ondernemers voelen echter aan hun water dat ze gebakken lucht verkopen.

Ze spreken in processen en nooit over concrete zaken.

Ze geven advies over “hoe je op strategisch niveau door moet” en bieden een structuur aan “die je verder op weg moet helpen”. Ze maken een “inschatting van noodzakelijke acties” en organiseren “een strategische sessie met het team”. Ze “reiken kennis aan, zodat helderheid ontstaat” ...

Als jij, als jullie hiervan smullen dan zijn er bosjes adviseurs op de markt die jullie hiervoor graag de euro’s uit de zak kloppen.

Of je er iets mee bereikt?

Wat denkt je?

Hoe kies je een goede Outsourcing adviseur?

Er zijn ook goede adviseurs

Deze gids geeft een beeld van de donkere kant van het adviesbedrijf. Gelukkig is er ook een zonnige kant en gelukkig zijn er ook veel goede Outsourcing adviseurs.

Adviseurs die je met een gerust hart kunt inschakelen en die ervoor zullen zorgen dat jullie veel profijt van hun werk hebben.

Op voorhand zijn drie zaken voor iedere inhuurder van adviesdiensten van belang:

1. Belangrijk is dat je begint met anders te denken over de waarde die adviseurs voor jullie kunnen inbrengen.

   Vaak wordt een ploeg consultants in huis gehaald vanuit het idee dat de organisatie de klus zelf niet aan kan. Dat laatste is vaak een dure misvatting.

2. Natuurlijk is het van belang dat voor een Outsourcing klus de juiste deskundigheid in huis is. Er is specialistische expertise nodig die vaak niet in huis beschikbaar is.

   Als jullie nu die expertise in huis halen en jullie eigen mensen onder begeleiding de klus laat klaren dan bespaart dat veel geld en je collega's leren veel tijdens dit proces.

3. Daarnaast is het van belang dat jullie je realiseren dat iedere adviseur die je in huis haalt en die uurtje-factuurtje betaald wordt er belang bij heeft zoveel mogelijk uren te maken.

   Daarom ben je vaak met een uurtje-factuurtje consultant onnodig duur uit.

Wil je weten hoe je een Outsourcing adviseur selecteert die niet te veel kost, snel en adequaat zijn waarde aflevert en die primair jullie belang dient?

Lees dan deze gids: een outsourcing adviseur kiezen.

Die gids geeft ook informatie over de karakteristiek van outsourcing adviseurs die primair jullie belang dienen.
-
Koos Overbeeke

Je kunt ook investeren in versterking van je eigen deskundigheid. Meer informatie