Outsourcing bij de Provincie :-(

Let op. De volgende beknopte samenvatting van achtergronden kwam in de afgelopen maanden gewoon via abonnementen op nieuws- en vakmedia mijn inbox binnen.

Achtergronden

Medio 2015 besloot de provincie Gelderland over te gaan tot Outsourcing van haar IT. De provincie zocht daarbij hulp van adviesbureau Quint Wellington Redwood om de uitbesteding in goede banen te leiden.

De aanbesteding voor de selectie van Quint was blijkbaar dubieus. De provincie stelde eisen over het gebruik van methodieken die in Nederland alleen Quint toepast.

De tender die de provincie vervolgens samen met dit bureau uitvoerde, bleek niet zo succesvol. Ten eerste zaten er grove onvolkomenheden in de tender. Maart 2016 moest de tender daarom worden stopgezet.

Nadat de tekortkomingen waren hersteld en het traject was vervolgd, was het eindresultaat wederom discutabel.

KPN voerde begin 2017 een rechtszaak tegen de toewijzing van het traject aan OGD in Delft. Inhoudelijk werd de provincie verweten dat niet het beste aanbod was gekozen en dat de besluitvorming subjectief was.

KPN had de tender voor de Outsourcing bij de provincie Gelderland gewonnen op inhoudelijke criteria.

KPN kwam in de beoordeling door de provincie als beste aanbieder naar voren.

KPN verloor echter deze tender op subjectieve criteria. Een groepje adviseurs vond een presentatie van KPN minder dan gewenst. Deze beoordeling woog zo zwaar in het eindoordeel dat KPN de tender verloor.

De rechter vond zich op het punt van inhoud niet bevoegd en negeerde daarom de subjectieve beoordeling. KPN verloor de zaak op procedurele gronden.

Het vakblad Computable publiceerde vervolgens dat Quint (adviseur) en OGD (de winnaar van de tender) beide een belangrijke en gemeenschappelijke aandeelhouder hebben!

Pikant detail is verder dat de voormalige manager ICT van de provincie Gelderland (uit privacy overwegingen laten we zijn naam hier weg) sinds 2015 als adviseur in dienst is van OGD.

Kortom: voldoende ingrediënten voor media-aandacht van het soort dat je als organisatie liever kwijt dan rijk bent.

Outsourcing bij de provincie, de overheid of in het bedrijfsleven

Waarvoor heb je daarbij eigenlijk zo’n adviesbureau nodig?

Wat moet je weten en kunnen voor het voeren van een Outsourcing traject?

Je moet deze vier aspecten kennen en kunnen toepassen:

1. Belangrijk is dat je de markt kent. Wat biedt die markt? Welke eisen kun je stellen?

2. Belangrijk is dat je de tender procedure kent. Voor de overheid gelden hiervoor Europese aanbestedingsregels.

3. Je moet je eigen business kennen. Voor de provincie is dat de interne organisatie en haar behoefte aan ICT ondersteuning kennen.

4. Belangrijk is dat je de valkuilen van uitbesteding kent die leveranciers soms voor je opzetten.

Heb je daarvoor, als je Outsourcing bij de provincie, de overheid of in het bedrijfsleven overweegt, een extern bureau nodig?

Misschien wel als je een heel kleine organisatie bent.

Maar als je een provincie bent met meer dan duizend goed geschoolde ambtenaren in dienst, heb je dan een extern bureau nodig dat ruim € 400.000 kost?

Nee, natuurlijk niet. Voor Outsourcing bij de provincie was geen duur begeleidingsbureau nodig.

Waarom niet?

'Ter voorkoming van fouten en voor marktkennis’ hoef je het niet te doen.

Die fouten worden ook door het externe bureau (Quint) gemaakt, bewijst de zaak van de provincie Gelderland weer eens. Wat de markt biedt, kan een slimme ambtenaar die een dagje googelt je zo vertellen.

En wat je dan nog niet weet, kun je met een marktraadpleging zo te weten komen.

Ik kom er zo op terug hoe die ambtenaar de kennis en kunde voor een marktraadpleging in huis haalt.

‘Voor de tender procedure’ hoef je het niet te doen

Als diezelfde slimme ambtenaar even op TenderNed en op sites van de Commissie in Brussel rondneust, kent hij alle eisen waaraan de tender procedure moet voldoen.

Natuurlijk is ook hierbij wat praktijkervaring wel belangrijk. Ook op dit punt kom ik zo terug.

‘Voor de eigen business kennen’ hoef je het niet te doen

Als er nou iemand beter moet weten en beter moet kunnen formuleren wat de interne organisatie aan ondersteuning nodig heeft, dan is het toch wel een ambtenaar die al jaren voor en met die interne organisatie werkt.

Of is er iemand die ons gaat uitleggen dat een externe consultant beter weet wat de provincie nodig heeft dan interne mensen die er al jaren werken?

Zo’n interne meneer of mevrouw moet natuurlijk wel die requirements kunnen formuleren.

Ja maar, die interne mensen kunnen dit niet, Koos,

dat heeft de provincie toch zelf verklaard!

Oké, dan moet iemand mij eens uitleggen waarom interne mensen bij ING, Philips, KPN, Tata Steel, het Ministerie van V&W (Rijkswaterstaat), de gemeente Amsterdam en vele andere daar wel intern de geschikte mensen voor vinden.

En waarom dit in geval van Outsourcing bij de provincie, een organisatie waar meer dan duizend mensen werken, niet kan?

Ik geloof de antwoorden die iemand op die laatste vraag geeft bij voorbaat niet.

Het is uitgesloten dat er binnen de provincie Gelderland geen mensen gevonden hadden kunnen worden die deze werkzaamheden tot succes hadden weten te brengen.

Eén verschil is duidelijk aanwezig tussen de medewerkers van de provincie Gelderland en de medewerkers van ING, Philips, KPN, Tata Steel, het Ministerie van V&W (Rijkswaterstaat) en de gemeente Amsterdam:

Bij deze organisaties heeft het bestuur wel vertrouwen in de eigen mensen. Men heeft daarnaast medewerkers in de gelegenheid gesteld de opleiding Outsourcing, Regie en Demand Management te volgen.

Het bestuur van de provincie Gelderland had dat vertrouwen in de eigen mensen niet.