Leestijd is 7 minuten
Outsourcing van Facilitair Management
In negen van de tien gevallen is Outsourcing het enige juiste besluit over Facilitair Management.
Maar niet altijd!
Sourcing besluiten over Facilitair Management worden vaak genomen op basis van kostenoverwegingen en kwaliteitsoverwegingen en een lacune in Facilitair Management deskundigheid.
We zien dat aan dit soort overwegingen veel mitsen en maren kleven. Wanneer hierop je strategie is gebaseerd, zijn de kansen op succes niet groot.
Er zijn wel strategieën die de kansen op succes sterk vergroten. Die behandelen we hier en we laten Warren Buffett aan het woord in een korte video waarin hij zo’n strategie onderstreept.
Een korte toelichting vooraf. Als we het over Facilitair Management hebben, dan hebben we het over integraal management van alle facilitaire diensten.
Kun je Facilitair Management uitbesteden om kosten te besparen?
Ja en nee.
Ja, kostenbesparing op afzonderlijke facilitaire diensten is zeker mogelijk. Dat komt meestal doordat de arbeidsvoorwaarden bij facilitaire dienstverleners minder mooi zijn dan bij de Gemeente, het Ziekenhuis, het Accountantskantoor etc.
Bovendien kan een gespecialiseerde dienstverlener mogelijk wat efficiency winst realiseren.
Nee, als de huidige interne dienstverlening niet geweldig is en je wilt op dat punt ook wat kwaliteitsverbetering zien, dan is dat waarschijnlijk mogelijk maar dan zal je geen kostenbesparing zien.
Die verbetering kost een leverancier inspanningen en tijd. En tijd is geld en dus zal de besparing op arbeidsvoorwaarden waarschijnlijk ongedaan worden gemaakt door de extra inspanningen voor kwaliteitsverbetering.
Dat laatste is dan wel een winstpunt. Je kunt voor hetzelfde geld een betere dienstverlening krijgen. Dat is geen kostenbesparing, maar mogelijk wel een belangrijke overweging om de stap naar uitbesteden te nemen.
In het voorgaande doelen we op enkelvoudige services die individueel worden uitbesteed
De keuze voor dit soort enkelvoudige uitbestedingen biedt het voordeel dat je experts/specialisten in kunt zetten op taken zoals beveiliging, catering of de schoonmaak.
Bezuiniging op facilitair management capaciteit levert dat echter niet op. Je hebt die capaciteit nodig om deze leveranciers te managen en de coördinatie tussen hun taken te regelen.
En je hebt dat management ook nodig, omdat er naast de uitbestede taken nog een scala van andere facilitaire zaken gemanaged moet worden.
Outsourcing van Facilitair Management
door een Managing Partner te contracteren
Meestal betekent dit dat je één contract afsluit met zo’n managing partner. Die managing partner sluit op zijn beurt subcontracten af met een range van onderaannemers die de facilitaire diensten gaan invullen.
Een intrinsiek probleem met deze benadering is de control op de onderaannemers.
Uitbesteed Facilitair Management presenteert een façade van integraal management, maar in werkelijkheid krijg je als uitbesteder een mengelmoesje van leveranciers (de onderaannemers).
Die onderaannemers verschillen van waardeproposities, hebben verschillende werkstandaarden, verschillen in cultuur en manier van omgang met klanten.
Dat die waarden, werkstandaarden en cultuur overeenkomen met die van jullie, de uitbesteder, dat mag je hopen, maar je kunt er niet op rekenen. Meestal zal dat niet het geval zijn.
Daar komt bij dat de managing partner, los van zijn eigen vergoeding, ook een winstopslag rekent op de tarieven van de subcontractors.
Het omgekeerde komt ook voor. Dan betalen de subcontractors die winstopslag. Zij worden uitgeknepen. Wat denk je, wat zijn de gevolgen daarvan voor de kwaliteit van de dienstverlening?
Overall is onze conclusie, nadat we deze benadering veelvuldig hebben onderzocht, dat ze leidt naar inefficiënt gebruik van hulpbronnen en een ernstig gebrek aan teamwerk en coördinatie.
Iedere onderaannemer werkt in zijn eigen silo en trekt zich niets aan van alle andere silo’s, want dat kost hem alleen maar tijd en centen. Tijd en geld dat hij binnen zijn contract gewoon niet beschikbaar heeft.
Verwacht van zo’n managing partner ook geen consistente en betrouwbare integrale rapportages.
En ja, dat dit alles bij elkaar het voor jullie moeilijk maakt om kosten, kwaliteit en service issues effectief te besturen, dat is duidelijk.
Outsourcing van Facilitair Management naar een Managing Partner:
Conclusie
Deze uitbesteding levert bijna zeker een financiële kostenbesparing op.
Maar bijna altijd eindigen deze contracten voortijdig en dat komt omdat de overlast en ellende die de business hiervan ondervindt onacceptabel is.
Wanneer houdt deze benadering wel stand? In situaties waarbij de financiële nood bij de uitbesteder zo nijpend is dat het water hem aan de lippen staat en de besparing belangrijker is dan het ongemak dat er een gevolg van is.
Outsourcing van Facilitair Management
met toepassing van Integraal of Total Facility Management
Uit het voorgaande leerde je al dat integraal management niet haalbaar is als je met een managing partner in zee gaat.
Ga je in zee met een Total Facility Management firma, een bedrijf dat alle benodigde disciplines in huis heeft, dan heb je een goede kans van slagen.
Onderstaande figuur zet de vier scenario’s voor Outsourcing naast elkaar.
Belangrijk is wel dat je zelf een goed opgeleide Regie / Demand Management functie in huis hebt. En die laatste hoeft geen facilitair management achtergrond te bezitten. Liever niet zelfs.
Iedere manager die onze tweedaagse opleiding Regie en Demand Management achter de rug heeft, kan een succes maken van uitbesteding.
‘Koos, onze leverancier levert ook het benodigde Facilitair Management!’
Die uitroep kom ik nog weleens tegen. Meestal volgt daarop: ‘En dus hebben we helemaal geen Regie en Demand Management nodig.
Dat regelt die leverancier ook voor ons.’
Zo’n kwalitatief goede Facilitair Management leverancier die ook nog zelf alle disciplines in huis heeft en dus goed kan besturen, dat lijkt aantrekkelijk. Zeker als de huidige interne kwaliteit flink te wensen overlaat.
Maar vanuit onze praktijkervaring zetten wij daar het volgende schema tegenover.
Dit schema illustreert duidelijk hoe een relatie tussen een leverancier met een hoge taakvolwassenheid en een uitbesteder met een lage taakvolwassenheid voor die laatste weinig positiefs oplevert.
Zelfs als de leverancier zeer integer is en zijn uiterste best doet om de uitbesteder mee te nemen in de gewenste hogere kwaliteit, zal dit niet werken.
Het zal tot frustratie bij de leverancier leiden omdat jullie, de uitbesteder, hier niet in mee kunnen.
Misschien denk je na het bekijken van dit schema: ‘Wij kennen het klappen van de zweep. Wij weten precies wat er op facilitair gebied te koop is.
Wij worden niet uitgebuit!’
Misschien hou je zelf de voormalig interne Facilitair Manager wel in huis met de opdracht de leverancier aan te gaan sturen.
We zien dat laatste vaker gebeuren. Wat er dan gebeurt, is dat jullie voortdurend in discussie zijn met de leverancier over hoe er gewerkt moet worden en dat die discussie onaangenaam wordt.
Het kan ook zijn dat de leverancier geen discussie wil en precies gaat doen wat jullie hem aangeven.
Vervolgens kun je de hogere kwaliteit van die leverancier gedag zwaaien. Daar ga je niets meer van zien of merken.
Je zult daarnaast zien dat de kosten oplopen. De leverancier gaat ‘meerkosten’ in rekening brengen voor zaken die niet expliciet in het contract staan.
De enige oplossing is dan dat je toch een ervaren en goed opgeleide Regisseur / Demand Manager aantrekt.
Outsourcing van Facilitair Management
omdat deskundigheid onvoldoende in huis is
Door groei of nieuwe ontwikkelingen worden organisaties voor de vraag gesteld: ‘Investeren in eigen mensen en expertise opbouwen en onderhouden, of uitbesteden?’
Hierbij speelt een rol dat op het gebied van Facilitair Management de Nederlandse arbeidsmarkt goed gevuld is.
Er is volop aanbod van HBO en universitair geschoolde Facilitair Managers.
Iets anders ziet de markt van technische specialisten eruit.
Dan hebben we het vooral over technici die gebouwgebonden technische installaties kunnen onderhouden.
Leveranciers kapen deze schaarse specialisten meestal weg of leiden ze zelf op.
Voor organisaties waarin dit vakgebied maar bijzaak is, is zelf opleiden bijna nooit een reële optie.
Uitbesteden van dit deel van het facilitaire werkpakket, de zogenaamde ‘hard services’, valt daarom zeker aan te bevelen.
Als je dan toch bezig bent, komt bijna automatisch de vraag op of ‘soft services’ ook niet voor Outsourcing in aanmerking komen.
En zoals we hiervoor al zagen, zijn daar vaak kostenbesparingen mogelijk. Welk directielid is daarop tegen?
Dan rest de vraag: ‘Houden we het Facilitair Management in huis of besteden we dat ook uit?’
Outsourcing van Facilitair Management
naar een Total Facility Management leverancier
Outsourcing van Facilitair Management naar een leverancier die alle diensten in huis en onder één dak heeft, inclusief management service, waardoor je geen last hebt van een mengelmoes subcontractors en consistent gefaciliteerd wordt, dat biedt zo zijn voordelen.
Langs elkaar heen werken kan nu niet voorkomen. En mocht het toch voorkomen, dan heb je één contractpartner, één aanspreekpunt dat bevoegd en bereid is om corrigerend op te treden.
Je krijgt meer waarde voor je geld en er wordt niemand uitgeknepen. Zonder dat dit meerkosten met zich meebrengt kan deze leverancier zijn personeel flexibeler op meerdere taken inzetten. Dit levert efficiency voordelen en consistentie in de service verlening op.
Dit zijn voordelen die met interne dienstverlening ook mogelijk zijn! Is Outsourcing van Facilitair Management dan nog wel een reële optie?
Dat brengt ons op de vraag die Warren Buffett heeft beantwoord. Maar voor we daarnaar gaan kijken, eerst een tussenvraag:
Moeten wij Facilitair Management tot onze Kern Competenties rekenen?
Kerncompetenties zijn kennis, kunde en activiteiten waar klanten voor betalen of voordeel bij hebben. Meestal zal dit niet opgaan voor Facilitair Management. Maar soms wel!
Facilitair Management behoort niet tot het primaire of kern-takenpakket van een Gemeente, een Industrieel bedrijf, de verzekeraar, de telecommaatschappij, het opleidingsinstituut etc.
Maar: uitzonderingen bevestigen de regel. Het is wel van belang om even na te gaan of jullie tot die uitzonderingen behoren.
Een praktijkvoorbeeld: Na Outsourcing van Facilitair Management stort business in
In de opleiding Regie en Demand Management vertel ik het voorbeeld van een hogeschool die bij studenten bekendstond om zijn zeer goede voorzieningen in de sfeer van catering en ondersteuning bij het vinden van betaalbare huisvesting.
Toen de facilitair manager elders een directiefunctie kon krijgen, vertrok hij en dat was voor de RvB aanleiding om de facilitaire dienst uit te besteden.
De nieuwe leverancier beloofde en realiseerde ook een flinke bezuiniging. Iedereen was tevreden over de nieuwe dienstverlening. De RvB, de medewerkers en de leverancier.
Maar niet de studenten. Die stemden met hun voeten. Uiteindelijk draaide dit uit op een ramp voor de hogeschool.
Voorbeelden van noodzakelijke kerncompetentie
Als je een zorginstelling bent of een universiteit die bedrijfsgebouwen – gebouwen met soms historische waarde – in stedelijke omgeving exploiteert, dan vormt deze huisvesting mede het karakter van de onderneming.
In zo’n situatie mag je Facilitair Management gerust tot de kerncompetenties rekenen. Doe je dat niet, dan zul je tegen veel problemen aanlopen.
In een ander voorbeeld rekent een bekend ziekenhuis goede voeding tot onderdeel van haar zorgpakket.
Hun benadering is dat patiënten met gezonde voeding eerder weer gezond worden en in betere conditie weer naar huis gaan.
In tegenstelling tot veel andere ziekenhuizen wordt de catering hier dus nooit uitbesteed en het Facilitair Management ook niet.
Want de gehele facilitaire dienstverlening staat in dienst van de optimale zorg voor de patiënt.
Maar: ook dit ziekenhuis is een uitzondering op de regel.
Voor 90 % van alle ondernemingen in Nederland geldt dat Outsourcing van Facilitair Management een reële optie is.
Het beschikbaar hebben van facilitaire diensten is belangrijk, maar het ‘in huis’ hebben van die competentie is niet noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering.
Dat brengt ons op de vraag: ga je investeren in Facilitair Management met het doel om verbeteringen te realiseren op het gebied van kosten, kwaliteit of beschikbare deskundigheid, of kies je voor Outsourcing van Facilitair Management?
De enige juiste beslissing over Outsourcing van Facilitair Management:
Schoenmaker, blijf bij je leest. Warren Buffett heeft bij mijn weten nooit iets gezegd over Outsourcing van Facilitair Management, maar hij zegt wel iets dat in dit verband van enorm belang is. Hij zegt: ‘Ik investeer nooit in zaken waar ik geen verstand van heb, die ik niet begrijp of niet kan overzien.’
Misschien werken jullie in de business van patiëntengenezing (ziekenhuis), of in de fabricage van verfstoffen (Akzo), of in de distributie van pakjes en poststukken (Post NL), of in de verzorging (zorginstelling), of in de levering van hypotheken (banken, pensioenfondsen en verzekeraars), of in de infrastructurele en sociale besturing van een gebied (gemeente, provincie, ministerie) etc. etc.
In al die takken van sport is Facilitair Management geen kern competentie.
Het is daarom onwaarschijnlijk dat als je goed bent in het vak waar je voor staat, dat je ook goed bent in Facility Management.
Waarom zouden jullie tijd en geld en energie investeren in een tak van sport waar je eigenlijk weinig verstand van hebt?
Is het niet slimmer om je tijd, geld en energie te richten op waar je wel verstand van hebt?
Een andere manier van verwoorden is je aandacht te focussen op je kern activiteiten.
En terwijl je dat doet, kun je zeker proberen om voor het werk dat je gaat uitbesteden omdat je er geen verstand van hebt, ook de kosten te reduceren of de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren.
Outsourcing van Facilitair Management doe je als je er geen verstand van hebt, geen expert bent in dit vakgebied en als je die expertise voor een gezonde bedrijfsvoering ook niet intern nodig hebt.
Ja, interessant,
maar hoe stuur ik Outsourcing van Facilitair Management naar succes?
Hoe bestuur je dat uitbestede werk? Hoe zorg je dat jullie als gevolg van je gebrek aan kennis niet worden uitgebuit?
Daarvoor moet je iemand aanwijzen die Regie en Demand Management over het uitbestede werk gaat voeren.
Ook Regie en Demand Management is een vak apart, maar je hoeft er geen Facilitair Management kennis voor te bezitten.
Iedere ervaren manager kan dit vak in twee dagen leren en binnen enkele weken onder de knie hebben.
-
Koos Overbeeke
Gerelateerde informatie bij Outsourcing van Facilitair Management
Kostenbesparing door Outsourcing
De tweedaagse opleiding Regie en Demand Management
Terug van Outsourcing van Facilitair Management naar Slagkracht Outsourcing Facility Management