Outsourcing modellen

 

 

 

 

Outsourcing modellen

Outsourcing modellen hebben zich de afgelopen twintig jaar geëvolueerd tot een breed pakket van dienstverlening. Zelfs ervaren inkopers en outsourcingsspecialisten kunnen het spoor bijster raken in de Sourcing markt.

Managers die zich voor het eerst op deze markt wagen, ervaren dat het taalgebruik volgepropt zit met niet altijd even helder vakjargon.

Weet je bijvoorbeeld wat een BOT is of een Virtual Captive?

Daarom hierbij een inleidend overzicht van modellen die vaak onder de vlag van Outsourcing worden genoemd en hun karakteristieke kenmerken. We beginnen met enkele misverstanden te behandelen.

Daarna volgen wat praktijken die vaak onder Outsourcing worden geschaard maar het niet zijn. Dat is een belangrijke wetenschap omdat de besturing van dat soort zaken heel anders loopt dan bij Outsourcing.

We sluiten af met een lijst met minder bekende Outsourcingskreten (modellen) en hun betekenis.

 

 

Het eerste misverstand

Om maar meteen een groot misverstand uit de wereld te helpen: Outsourcing en uitbesteden worden vaak als synonieme woorden gebruikt, maar zijn dat niet!

De contractuele relatie, de transactiefase en de transformatie fase hebben een heel ander karakter bij Outsourcing dan bij uitbesteding. De impact van Outsourcing is eveneens veel groter dan die van uitbesteding.

 

Misverstanden over Uitbesteden, Outsourcing en Insourcing

Uitbesteden is een oud en bekend gebruik waarbij een organisatie ervoor kiest om bepaalde werkzaamheden niet zelf uit te voeren, maar uit te besteden aan een leverancier, een dienstverlener.

Outsourcing is een recenter gebruik, waarbij bedrijfsmiddelen en personeel dat eerst intern werd ingezet voor de uitoefening van een functie, worden overgedragen aan een leverancier.

Deze leverancier levert vervolgens een dienst met inzet van de overgedragen middelen en personeelsleden, aangevuld met eigen specialisaties, middelen en mensen.

Het verschil zit hem in gebruiken en de managementpraktijk van de uitbestedende organisatie!

Een organisatie die altijd een dienst heeft uitbesteed is gewend zich hierbij kritisch en als een inkoper op te stellen, Ze zijn gewend hun behoefte te specificeren en ze kennen de verhouding tussen prijs en prestaties.

Een uitbesteder kan ook altijd kiezen tussen meerdere aanbieders. Loopt het niet naar wens met een bepaalde leverancier dan schakel je als uitbesteder soepel over naar een andere leverancier.

 

Een organisatie die een dienst in huis heeft gehad is gewend dat die dienst voor hen bedacht wat ze nodig hadden. Ze zien die dienstverlener als een collega en daar ben je minder kritisch voor.

Inzicht in prijs/prestatieverhoudingen ontbreekt meestal en men heeft geen ervaring met het specificeren van behoeften.

 

De directie van een organisatie die gaat Outsourcen is gewend de interne dienstverlener bijsturende opdrachten te geven over hoe ze zaken uitgevoerd willen hebben. Dat werkt niet bij een Outsourcing.

Heb je geoutsourcet en valt het resultaat tegen dan kun je ook niet even van leverancier wisselen zoals bij uitbestedingen wel gebeurt. Je zit voor de duur van je contract vast aan de leverancier. Daar staat tegenover dat je een veel hoger niveau van toegesneden diensten mag verwachten. 

In de praktijk worden de termen Uitbesteden en Outsourcen door elkaar gebruikt. Belangrijk is het daarom om bij gesprekken over ‘uitbesteden’ de context van die term goed in de gaten te houden want de impact van wat men bedoeld kan enorm verschillen.

 

 

Outsourcing modellen en Insourcing

De leverancier die de werkzaamheden, middelen en het personeel van de klant overneemt, doet aan Insourcing.

Onder Insourcing verstaan we ook het terug in huis halen van een functie of een dienst.

Op het moment dat er over Insourcing gesproken wordt, is het dus zaak om te kijken of dit vanuit een leveranciersperspectief gebeurt of vanuit een ‘wij gaan het weer zelf doen’-perspectief van de uitbesteder.

 

 

Enkele discutabele modellen

Soms worden bepaalde bedrijfsmodellen genoemd als een vorm van outsourcing, zonder dat zij dat zijn.

Detachering

Detachering hoort niet thuis in het rijtje van outsourcing modellen. Detachering lijkt een vorm van uitbesteding. De organisatie besluit om een bepaalde expertise niet in huis te halen en ze in te huren op het moment dat ze de expertise echt nodig heeft.

Bij detachering neemt men zo’n specialist af van een onderneming waarbij deze specialist in loondienstverband werkt.

Detachering is geen outsourcing, want de organisatie stuurt het uit te voeren werk zelf rechtstreeks aan. Het management blijft zelf verantwoordelijke voor de resultaten van het uitbesteedde werk.

Detachering zit dus dicht bij 'alles zelf doen'. De aansturing van het werk blijft bij de inhurende organisatie liggen, net als het beheer.

 

Microsourcing

Microsourcing is een relatief nieuw fenomeen. Bij microsourcing schakel je een specialist in die als freelancer is gevestigd, bijvoorbeeld als outsourcing expert, als organisatieadviseur, website-ontwikkelaar, als teksteditor, als projectmanager of als klussenbedrijf.

Bij microsourcing ontbreekt de detacheringsorganisatie in het verhaal en dat biedt kostenvoordelen. De ingehuurde partij is vaak een ZZP-er of een Freelance medewerker.

 

microsoursing

 

Bij microsourcing is de inhurende organisatie wel verantwoordelijk voor de kaderzetting en de resultaatbeoordeling van het werk, maar niet voor de aansturing en niet voor toezicht op de uitvoering.

Daardoor lijkt microsourcing meer op outsourcing en levert het minder management-workload op dan bijvoorbeeld detachering.

In de praktijk is het onderscheid vaak diffuus en wordt microsourcing niet gerekend tot de Outsourcing modellen.

 

Outtasking

Ook outtasking wordt vaak aangeduid met ‘uitbesteden’ maar hoort ook niet thuis in het rijtje outsourcing modellen.

Methoden en processen worden vanuit de klant zeer gedetailleerd voorgeschreven. Bij Outsourcing is dit laatste juist de specialiteit van de leverancier. Bij Outtasking zijn kennis over methoden en processen een specialiteit van de uitbesteder.

 

 

Outsourcing modellen

 

Het Shared Service Centrum

Het idee bij een shared service centrum (SSC) is dat organisaties of organisatieonderdelen (business units) gezamenlijk een centrum opzetten dat gemeenschappelijke diensten verstrekt aan alle deelnemende organisaties.

Als het SSC deel uitmaakt van de moeder-organisatie is er feitelijk geen sprake van een outsourcing model. Er is wel sprake van Outsourcing als het SSC bestaat uit middelen en personeel die vanuit de moederorganisatie zijn overgeheveld en indien het SSC een zelfstandige juridische status bezit.

Deze vorm van Outsourcing komt veel voor bij de overheid (de z.g. Gemeenschappelijke Regeling) en bij multinationals.

Van alle outsourcing modellen levert het GR-SSC de meest complexe besturingsvragen op. De constructie lijkt op een Captive Outsourcing. Extra een sterk complicerende factor is het gegeven dat je in de besturing met drie tot tien andere eigenaren/uitbesteders moet dealen.

 

 

Standaard Outsourcing

De meest verregaande vorm van dienstverlening door een externe partij. Met de dienstverlener worden resultaatafspraken contractueel vastgelegd.

Het verschil met outtasking is dat de bedrijfsmiddelen en het personeel worden overgeheveld van de afnemende organisatie, de klant, naar de leveranciersorganisatie. De deskundigheid en de zorg over hoe het werk gebeurt zit bij Outsourcing ook bij de leverancier.

Nog een groot misverstand

Een veel gehoord misverstand is dat de organisatie die een functie of dienst heeft geoutsourcet op dit punt niet meer verantwoordelijk is voor de dienstverlening aan haar eindklanten.

Echter, als jullie outsourcing leverancier niet levert wat nodig is om gebruikers en eindklanten goed te kunnen bedienen, dan zijn jullie daarop aansprakelijk. Dan is het jouw verantwoordelijkheid als Regisseur/Demand Manager om daarop bij te sturen.

Lees bijvoorbeeld eens hoe Shell dit met schade en schande heeft ondervonden en hoe ABN-AMRO wel liet zien dit aspect begrepen- en onder de knie te hebben.

 

 

Cloud services

Cloud services is Outsourcing; een ICT-dienst voor het leveren van flexibele ICT-capaciteit. Cloud services bestaan er in een grote hoeveelheid van schakeringen en uitvoeringsvormen.

Te veel om binnen het kader van dit artikel allemaal te behandelen. Elders op onze site vind je meer informatie over Cloud service modellen.

 

 

Leasing (ASP-diensten)

We noemen het leasing, maar het is pure Outsourcing. ‘ASP-diensten’ (Application Service Provision) is een andere term voor deze dienstverlening.

Autolease en outsourcing modellen

 

Leasing kan betrekking hebben op bijvoorbeeld software, auto's, hijskranen of bedrijfsruimte.

De leverancier is verantwoordelijk voor de aanschaf en het beheer van dit bedrijfsmiddel. Als klant ben je uitsluitend de gebruiker, tegen een bepaalde vastgestelde vergoeding. De servicevoorwaarden liggen vast in een contract.

 

 

Outsourcing modellen met een kloof tussen uitbesteder

en leverancier

Nearshoring

Nearshoring is Outsourcen naar een nabijgelegen buitenland. Meestal zijn daar meer specialisten beschikbaar en/of is er sprake van goedkopere arbeidsvoorwaarden.

Verschillen in tijd, cultuur en taal spelen bij nearshoring outsourcing modellen meestal geen grote rol. Vaak staat de business onder leiding van mensen die zelf ook jaren in Nederland hebben gewerkt en die onze taal en cultuur, maar ook onze businessregels goed kennen.

Toch kan de afstand, letterlijk en figuurlijk, een belemmerende rol spelen in de communicatie.

Organisaties zoals UPS en Philips, die administratieve transacties bijvoorbeeld in Polen laten uitvoeren, merken dat standaard transacties soepel verlopen, maar alles wat afwijkt van de standaard valt een stuk lastiger te besturen.

Nearshoring wordt algemeen gerekend tot de familie van Outsourcing modellen, hoewel de overdracht van mensen en middelen meestal niet onmogelijk is.

Voor het betrokken personeel volgt vaak ontslag of soms interne herplaatsing.

 

 

Offshoring

Offshoring is Outsourcing naar een plek die geografisch en cultureel en in tijd ver weg ligt. Offshoring wordt algemeen gerekend tot de familie van Outsourcing modellen, hoewel de overdracht van mensen en middelen ook hier feitelijk onmogelijk is.

Offshoring vindt plaats in de ICT, in de kleding industrie (mode) en in industrieel productiewerk. Offshoring van callcenters werd tot tien jaar terug veel toegepast maar kende beperkingen.

De callcenter-agent in bijvoorbeeld Suriname spreekt wel goed Nederlands, maar kent de Nederlandse situatie en gebruiken minder goed. Dat wreekt zich in de contacten met de klanten van de uitbestedende organisatie.

Aansturing (Demand Management) van offshore situaties is tijdrovend en complex.

 

 

BPO (Business Process Outsourcing)

BPO hoort zeker thuis in het rijtje van outsourcing modellen, hoewel het normaal standaard outsourcing betreft met één verschil.

Bij standaard outsourcing spreken we meestal over de overheveling van een ondersteunende functie, zoals ICT of HR of Facility Management naar een leverancier.

Bij een BPO hebben we het over een zelfstandig en afgerond business proces dat integraal over gaat naar een leverancier.

 

 

Meer exotische outsourcing modellen

Enkele voorbeelden van de minder bekende, maar toch wel op de Nederlandse markt voorkomende outsourcing modellen.

 

 

Captive outsourcing / virtual captive outsourcing

Captive outsourcing is het onderbrengen van een dienst of service in een dochteronderneming waarvan de moeder volledig eigenaar is en die meestal in een ander land (een lagelonenland) is gesitueerd (feitelijk is het een SSC op afstand).

Een captive heeft minder flexibiliteitsvoordelen dan offshoring, maar meer continuïteitsvoordelen en minder risico.

Een virtual captive is een offshore leverancier die een bepaald deel van zijn bedrijfsruimte, productiemiddelen en personeel exclusief voor een klant reserveert. De voor- en nadelen bewegen zich tussen offshoring en captive outsourcing in.

 

 

Rightshoring

Dit hoort eigenlijk niet thuis in het rijtje outsourcing modellen, maar wordt er meestal wel onder geschaard.

Rightshoring, ook wel rightsourcing genoemd, is eenvoudig het vinden van de meest bij uw situatie passende geografische locatie voor outsourcing service. Elk model uit dit overzicht is in principe hierbij bruikbaar.

 

 

Reshoring (backsourcing)

Reshoring is het proces waarbij werkzaamheden ondergebracht bij een offshoring leverancier terug in huis of terug in eigen land worden gehaald.

 

 

BOT (Finance, Design Build, Operate and Transfer)

Een BOT is een outsourcing constructie waarbij je aan een leverancier vraagt om voor jullie een dienst of een service te ontwerpen, te financieren, te bouwen, in te richten, te bemensen en operationeel te runnen.

De leverancier krijgt een contract voor een aantal jaren. Soms is het hierbij een optie dat de uitbesteder het centrum overneemt voor een bepaalde prijs, waarna de dienst verder opereert als een captive.

BOT’s worden toegepast in de industrie maar vooral de Nederlandse overheid is heel actief op dit terrein (ook wel met DBFO traject aangeduid.)

 

 

Joint venture

In een outsourcing context is een joint venture een samenwerkingsverband tussen een klant en een leverancier, waarbij beide partijen aandeelhouder zijn van de gezamenlijke dochter.

Beide partijen leveren ook bedrijfsmiddelen en personeel aan deze gezamenlijke dochter.

Veel offshore joint ventures hebben een BOT-component ingebouwd zitten in de samenwerkingsovereenkomst.

De besturing blijkt in de praktijk complex en belangen blijken niet altijd gelijk gericht. In de praktijk komen we Joint Ventures daarom weinig tegen.

 

 

Crowdsourcing

Dit is in de zakenwereld nog de meest ongebruikelijke vorm van Outsourcing. Maar in de muziekindustrie, de theaterwereld en in de open source ICT wereld vindt dit steeds meer toepassing.

Mensen stellen ‘gratis’ werk en denkkracht beschikbaar voor ideële doelen en producten.

-
Koos Overbeeke
 

Gerelateerde artikelen

Shared Service Center, de belofte gerealiseerd.
BPO naar Polen
Tweedaagse training Management methoden bij Outsourcing