Leestijd is 7 minuten
Hoe eenvoudig een Outsourcingscontract wijzigen?
Tussentijds een Outsourcingscontract wijzigen. Is dat haalbaar? Haal je dan niet teveel overhoop? Hoe pak je het aan?
Enkele van de vragen die wij regelmatig voorgelegd krijgen.
Wanneer jullie een contract aangaan met een leverancier/serviceprovider zijn beide partijen gebonden aan de voorwaarden van het contract.
Beide partijen zijn wettelijk verplicht om de contractafspraken te volgen. Beide partijen zitten hier aan vast.
Maar..
Situaties kunnen echter veranderen en omstandigheden kunnen een update van jullie contract/SLA nodig maken.
Een contractwijziging stelt partijen in staat om onderling overeengekomen wijzigingen aan te brengen in een bestaand contract.
Een wijziging kan iets aan een bestaand contract toevoegen, eruit verwijderen of delen ervan wijzigen. Het oorspronkelijke contract blijft van kracht, alleen zijn sommige voorwaarden gewijzigd door de wijziging.
Contractwijzigingen zijn ook nuttig in gevallen waarin jullie service praktijk structureel anders is dan contractueel is afgesproken.
Dit kan een reden zijn om een contract te ontbinden maar het kan ook zijn dat beide partijen deze praktijk billijken.
Maar om vaagheid in afspraken en precedentwerking te voorkomen is het een goed idee om het contract bij te werken en aan te passen aan die praktijk.
Outsourcingscontract wijzigen: Drijfveren
Veranderingen in een contract zijn onvermijdelijk gedurende de looptijd van het contract. Dat is zo bij kleine contracten maar dit is zeker zo bij grote, complexe dienstverlening- en service contracten.
De behoefte om het contract aan te passen kan ontstaan door factoren zoals:
Wijzigingen in de strategieën en doelstellingen van je organisatie of van je leverancier/provider.
Veranderende zakelijke behoeften van je organisatie.
Veranderingen in de markt.
Technologische ontwikkelingen.
Economische trends.
Wijzigingen in wetten en/of regelgeving.
Wijziging in de eigendomsverhoudingen in jullie organisatie (fusie of overname) of die van de provider.
Etc.
Al deze veranderingen kunnen leiden tot gewenste of noodzakelijke veranderingen in de vereiste dienst, de maatstaven voor het werk, diensteninfrastructuur en werklast.
Een Contractwijziging of een Contract addendum?
Er is een belangrijk verschil tussen een contractwijziging en een contract addendum.
Een wijziging wijzigt de feitelijke contractvoorwaarden, bijvoorbeeld een wijziging in de bestaande prijzen, te leveren service en diensten.
In geval van een addendum blijven alle oorspronkelijke contractvoorwaarden in stand. Het contract blijft ongewijzigd in stand.
Het addendum voegt iets toe aan het contract of de SLA. In het addendum staat bijvoorbeeld dat de dienstverlener een extra dienst of service gaat verlenen en wat daarbij de condities zijn.
Een addendum kan bestaan uit een eenvoudig A4tje met enkele aanvullende afspraken. Die afspraken kunnen geldig zijn tot de einddatum van het contract.
Die aanvullende afspraken kunnen ook tijdelijk zijn, bijvoorbeeld voor 3 maanden of bijvoorbeeld voor zolang de Lock down condities in het kader van de Corona crisis actueel zijn.
Een COVID 19 addendum
De huidige Corona crisis kan aanleiding geven voor het opstellen van een contract addendum.
In zo'n Addendum, dat in dit geval een tijdelijk karakter zal hebben, leg je vast welke aanpassingen in de dienstverlening worden afgesproken.
Je legt ook vast hoe de einddatum van die aanpassingen wordt bepaald.
Vervolgens leg je vast wat gedurende de looptijd van de afspraken de financiële gevolgen hiervan zijn.
Tot slot wordt dit A4tje door beide partijen ondertekend. Bij voorkeur zijn dit dezelfde functies/personen (of hun opvolgers) die het originele contract ondertekend hebben.
Zo eenvoudig kan het zijn.
Outsourcingscontract wijzigen: hoe krijg je dat voor elkaar?
Stakeholders en Directie Mobiliseren
Als demand manager zul je het eerste merken dat het lopende contract (of de SLA) een aanpassing behoeft.
Betrek je directie en de businessmanagers hierbij. Heb je op directieniveau niet direct een ingang lees dan ook: Hoe je Demand Management op de Directieagenda krijgt.
Schilder voor de directie helder en duidelijk de aanleiding voor de contractwijziging, wat de impact van de wijziging betekent voor de organisatie en voor de leverancier en wat de gevolgen zijn als je niets doet (geen aanpassing maakt).
Geef daarbij aan hoe je het aan wilt pakken.
De effecten van een onverwachte, extern gedreven verandering kunnen vaak worden verzacht met behulp van bijvoorbeeld een effectieve risicobeoordeling of door de geleidelijke invoering van de wijzigingen.
Wijzigingen zullen nieuwe onderhandelingen met de leverancier(s) tot gevolg hebben.
De invoering van wijzigingen vragen om een zorgvuldige planning zodat de prestaties en de kwaliteit van de dienstverlening niet worden geschaad.
Ook ongewenste verstoringen als gevolg van pieken in de werklast of bijvoorbeeld sterke toename van eindejaars-activiteiten, kun je daarmee vermijden.
Hoe de leverancier meekrijgen? Dat leer je in onze tweedaagse opleiding.
Een Outsourcingscontract wijzigen in de Publieke Sector
Organisaties in de publieke sector moeten zich bewust zijn van de voorwaarden die de Europese- richtlijnen stellen voor substantiële wijzigingen gedurende de contractperiode.
Over het algemeen loop je geen risico als:
De aard van de opdracht niet wezenlijk verandert.
De omvang van de opdracht niet wezenlijk verandert (financieel <10%, werkingsgebied <5%).
Jullie in de aanbestedingsdocumentatie de mogelijkheid van wijzigingen hebben aangekondigd (hoe specifieker hoe beter).
Noodweer, een gedwongen reactie op omstandigheden die vooraf niet konden worden voorzien.
Bij twijfel, raadpleeg een gespecialiseerde jurist. Pas op! Er zijn maar heel weinig juristen die echt verstand van deze materie hebben.
Bel of mail ons gerust. Wij brengen je belangeloos in contact met een echte specialist.
Een outsourcingscontract wijzigen kan ook aanvaardbaar zijn als er een rechtvaardiging is vanuit hoofde van de openbare orde, de openbare veiligheid of de volksgezondheid.
Hoe stel je een contractwijziging op?
Je kunt een contract op verschillende manieren wijzigen:
- Je kunt een contractwijzigingsbrief opstellen. Hierin som je de wijzigingen aan het oorspronkelijke document op. Beide partijen ondertekenen deze brief.
- Juridische adviseurs beschikken vaak over een sjabloon voor contractwijziging. Je vraagt zo’n adviseur de gewenste en noodzakelijke wijzigingen in zo’n sjabloon te verwerken.
- Je kunt ook eenvoudig één of meerdere wijzigingspagina's (digitaal of gedrukt) aan een contract toevoegen. Ook hierbij ondertekenen beide partijen deze pagina’s.
Enkele richtlijnen hierbij
- Een Outsourcingscontract wijzigen: Leg het altijd schriftelijk vast.
- Contractwijzigingen zijn pas officieel op het moment dat beide partij deze gedateerd en ondertekend hebben.
- Laat volstrekt en zonder enige twijfel helder zijn welk document jullie wijzigen of aanvullen. Benoem daartoe in het wijzigingsdocument de titel, datum ondertekening en de ondertekenaars van het oorspronkelijke contract.
- Voorkom beschrijvingen waarin je aangeeft hoe iets verandert. Hieruit ontstaan gemakkelijk misverstanden.
- De effectieve aanpak is die waarin je een sectie of een paragraaf van het contract waarin je een wijziging wilt aanbrengen volledig herschrijft. De oude sectie of paragraaf vervalt daarmee en vervang je door de nieuw geschreven afspraken.
- Voeg de wijziging toe aan het oorspronkelijke contract en verspreid de wijziging onder alle belanghebbenden en alle bezitters van een contractafschrift.
- Beperk je tot één wijzigingsdocument per SLA of contract. Voorkom dat je wijzigingen op eerdere wijzigingen gaat aanbrengen. Is dat laatste toch nodig schrijf dan een nieuw contract.
Een outsourcingscontract wijzigen
Een goed contract helpt je.
Het outsourcingscontract wijzigen is normaal gesproken voorzien in het bestaande contract. Hierbij zijn zaken vastgelegd zoals:
Hoe aanvullende/veranderende eisen richting leverancier aankaarten.
Hoe veranderingen aanvaren.
Hoe de impact (de gevolgen) van de verandering beoordelen, waaronder de contractuele implicaties.
Prioritering van acties en autorisatie niveaus.
Hoe veranderingen in het contract worden aangebracht en geformaliseerd.
(project) Management van de implementatie.
Verantwoordelijke voor het documenteren van de veranderingen en alle contractuele en administratieve gevolgen.
Soms kunnen ogenschijnlijk kleine veranderingen onverwacht grote effecten hebben. Een impactanalyse helpt je om onvoorziene domino effecten te voorkomen.
Het bestaande contract kent geen wijzigingsparagraaf
Je wilt een outsourcingscontract wijzigen 
en je ontdekt dat het bestaande contractdocument geen paragraaf bevat waarin dat is geregeld!
Een situatie die we wel eens vaker tegenkomen.
Gelukkig zijn daar oplossingen voor. Die oplossing leer je in onze tweedaagse opleiding Regie en Demand Management.
-
Koos Overbeeke
Meer informatie
De tweedaagse opleiding Sourcing, Regie en Demand Management.
Biedt de Lock Down mogelijkheden tot een beroep op Overmacht, Force Majeure?
Hoe je Demand Management op de Directieagenda krijgt
Terug van Een lopend outsourcingscontract wijzigen naar contract management
De waarde van relatiemanagement in crisistijd
