Sourcing van HRM

Over Sourcing van HRM (Human Resource Management) is maar één juist besluit mogelijk

Sourcing besluiten over Human Resource Management worden vaak genomen op basis van kostenoverwegingen, kwaliteitsoverwegingen en een lacune in Human Resource deskundigheid.

Aan dit soort overwegingen kleven wat mitsen en maren. Een Outsourcing strategie die enkel op deze drie factoren rust, biedt niet veel kansen op succes.

Er is zeker een strategie die wel kansen op succes biedt. Daar gaan we naar kijken en we kijken even naar Warren Buffett, die in een korte video die strategie ondersteunt.

Een korte toelichting vooraf. Als we het over Human Resource Management hebben, dan hebben we het over integraal management van alle HRM diensten.

Kun je HR diensten uitbesteden om kosten te besparen?

Outsourcing van basis HRM werkzaamheden, zoals de loonadministratie, heeft als voordeel dat er geen verrassingen over personele en administratieve kosten zijn en dat er geen administratieve rompslomp is.

En er hoeft dus ook niet geïnvesteerd te worden in kennis over salariswet- en regelgeving.

Kostenbesparing op afzonderlijke HRM diensten is mogelijk doordat gespecialiseerde dienstverleners mogelijk wat efficiency winst kunnen realiseren.

Kwaliteit en kostenverbetering

Soms wil een uitbesteder én kwaliteitsverbetering van de dienstverlening én kostenreductie. Dat laatste zal dan niet altijd opgaan.

Afhankelijk van waar de kwaliteitsverbetering gevonden kan worden, kost die een leverancier inspanningen en tijd. Die extra inspanningen moeten natuurlijk betaald worden.

Afzonderlijke HRM diensten worden in de meeste organisaties al jaren uitbesteed. Onderstaande grafiek geeft een beeld van de situatie in Nederland op verschillende HRM aspecten.

Het grote voordeel van dit soort enkelvoudige HRM Outsourcing trajecten is natuurlijk dat je experts/specialisten in kunt zetten op specifieke HRM taken.

Bezuiniging op HRM managementcapaciteit levert dat echter nauwelijks op. Je hebt extra capaciteit nodig om deze leveranciers te managen en de coördinatie tussen hun taken te regelen.

Coördinatie en afstemming van informatie

Coördinatie en afstemming van informatie is een issue bij Outsourcing van HRM in deelfuncties. Niet altijd, want recruitment en de salarisadministratie kunnen vaak solitair werken.

Maar de bedrijfsmaatschappelijk werker die een medewerker met schulden en een loonbeslag begeleidt, zal baat hebben bij (snel) inzicht in de salarisadministratie.

Dat geldt ook voor de pensioenadministratie.

Een externe coach die managers begeleidt bij het bestrijden van ziekteverzuim, kan baat hebben bij snel inzicht in de verzuimgegevens van de manager die hij begeleidt afgezet tegen de gegevens van de gehele organisatie.     

En je hebt daarom bij uitbesteding van afzonderlijke HRM functies management capaciteit nodig. HR management dat informatie af kan stemmen en snel toegankelijk kan maken. Daarnaast zal het HR management de niet-uitbestede taken (laten) verzorgen.

HR steeds nadrukkelijker verantwoordelijkheid van de lijnmanager

We zien in Nederland (in navolging van de USA) ook dat directies er meer en meer op aansturen dat het management in een organisatie zelf de verantwoordelijkheid voor HRM management richting medewerkers oppakt.

De tijd dat HRM aspecten van management bijna automatisch bij de HRM afdeling werden neergelegd, ligt bij de meeste organisaties wel achter ons, ook al komen wij ze zo nu en dan nog wel tegen.

Adagium Ad Scheepbouwer

Het adagium van Ad Scheepbouwer, ‘de beschikbaarheid creëert de vraag’, heeft opgeld gedaan in managementcircuits. Het gevolg is dat stevig op die beschikbaarheid wordt beknibbeld, ook als Outsourcing van HRM niet aan de orde is en 'personeelszaken' nog in huis wordt uitgevoerd.  

De ontwikkeling van E-HRM, Self Service Employee en Self Service Management systemen is mede een gevolg van dit zoeken naar kostenbesparingen.

Die ontwikkeling draagt op haar beurt weer bij aan het terugdringen van het aantal beschikbare HRM Adviseurs/Managers binnen een organisatie. 

Service betrouwbaarheid

Outsourcing van HRM om kwaliteitsverbetering en service betrouwbaarheid te verbeteren, kan dat?

Feitelijk zijn HR diensten nog op grotere schaal uitbesteed dan voorgaande grafiek laat zien. Namelijk de E-HRM systemen die binnen organisaties worden toegepast, worden zelden ‘in huis’ ontwikkeld of beheerd.

Meestal wordt gebruikgemaakt van een E-HRM pakket dat door een HRM provider of een ICT provider wordt geleverd. Deze systemen zorgen absoluut voor kwaliteitsverbetering van de beschikbare HRM data en ook de betrouwbaarheid van informatie is fors gestegen.

Kon het voorheen wel voorkomen dat bepaalde managers hun HRM taken aan hun laars lapten, vandaag de dag heeft ieder directielid met een druk op de knop zichtbaar welke manager zijn jaarlijkse salarisreview niet heeft bijgewerkt of wie het ziekteverzuim uit de hand laat lopen.

Negatieve invloeden op kwaliteitsverbetering en service betrouwbaarheid

Aan de hiervoor geschetste praktijk van individuele solitaire Outsourcing van HR functies kleven ook nadelen, zoals bijvoorbeeld op het gebied van kwaliteit en service betrouwbaarheid.

De organisatie en haar medewerkers wordt met deze praktijk van Outsourcing van deel-HRM-aspecten geconfronteerd met een mengelmoes van leveranciers.

Die onderaannemers verschillen van modus operandi, waardepropositie, werkstandaarden en verschillen in cultuur en manier van omgang met klanten.

Daarmee bewijs je de organisatie niet echt een dienst en we hebben hier een kwaliteitsaspect te pakken dat nadrukkelijk beter kan.

Outsourcing van E-HRM biedt veel risico’s

Op het moment dat je E-HRM uitbesteedt aan een ICT provider, iemand die niet ook integraal voor alle andere HRM diensten zorgt, loop je forse risico’s.

Het eerste risico is bureaucratie, moeizame samenwerking en onvoldoende snelheid in behandeling van HR kwesties. De ICT leverancier zal namelijk zijn eigen standaarden, werkwijze en modus operandi aan het systeem meegeven.

Of dat overeenstemt met jullie manier van werken, met jullie standaarden? Waarschijnlijk niet. Natuurlijk is jullie ICT provider graag bereid om het systeem aan te passen aan jullie wensen en manier van werken. Maar daar zijn kosten aan verbonden.

En wat nog veel vervelender is:

Jullie moeten nu met alle andere externe en interne HR diensten om de tafel om overeenstemming te krijgen over de gewenste manier van werken en hoe dat in het E-HRM systeem tot uitdrukking komt.

Een leuk project dat lang kan duren, veel gaat kosten, waar veel compromissen in moeten worden gesloten en waar waarschijnlijk niemand gelukkig van wordt (behalve de goed hieraan verdienende ICT provider).

Outsourcing van HRM met kwaliteitsverbetering en service betrouwbaarheid

Om zo’n verbetering te bewerkstelligen, heb je integrale Outsourcing van HRM nodig. Een zogenaamde HRM BPO (Business Process Outsourcing) met een integrale ICT functie (E-HRM).

We zien dan ook steeds vaker dat HRM providers zijn gefuseerd met ICT providers, waardoor ze een integraal totaalpakket kunnen leveren.

Outsourcing van HRM via een BPO

Outsourcing van HRM via een PBO constructie kan als voordeel bieden dat één leverancier alle diensten in huis en onder één dak heeft. Je hebt nu geen last van een mengelmoes van leveranciers  en je kunt consistent bediend worden.

Langs elkaar heen werken komt nu niet voor en ook coördinatie, afstemming en informatie-uitwisseling zijn geregeld. Mocht er op zo’n gebied toch een hapering zijn, dan heb je één contractpartner, één aanspreekpunt dat bevoegd en in staat is om snel corrigerend op te treden.

Je krijgt meer waarde voor je geld. Zonder dat dit meerkosten met zich meebrengt, kan deze HRM provider medewerkers flexibeler op meerdere taken inzetten. Ook dat levert efficiency en consistentie voordelen op in de dienstverlening. 

Voorwaarden voor dit succes

Aan Outsourcing van HRM via een BPO zijn alleen de hiervoor geschetste voordelen verbonden als de provider waarmee je in zee gaat daadwerkelijk meer dan 90 % van alle HRM functies (inclusief ICT) in huis heeft.

Is dat niet het geval, dan heb je te maken met een tussenschakel, een extra managementlaag die wel extra kosten met zich meebrengt, maar weinig toegevoegde waarde kan bieden.

Bijgaande figuur illustreert verschillende uitbestedingsscenario’s.

Belangrijk is dat je zelf een goed opgeleide Regie / Demand Management functie in huis hebt. En die laatste hoeft geen HRM achtergrond te bezitten. Bij voorkeur niet. 

Ervaren managers die onze tweedaagse opleiding Regie en Demand Management achter de rug hebben, kunnen een succes van elke uitbesteding maken.

‘Koos, onze provider levert al HR Management Capaciteit!’

Die uitroep gaat meestal gepaard met: ‘En dus hebben we geen Regie en Demand Management functie nodig. Dat regelt die provider voor ons.’

Zo’n kwalitatief goede HRM provider die ook nog zelf alle disciplines in huis heeft en dus goed kan besturen, dat lijkt aantrekkelijk. Zeker als bij jullie intern de HRM deskundigheid schaars is.

Maar helaas werkt dat in de praktijk niet zo goed. Onderstaand schema illustreert hoe wij dat in de praktijk zien uitwerken. Hoe een relatie tussen een leverancier met een hoge taakvolwassenheid en een uitbesteder met een lage taakvolwassenheid desastreuze resultaten oplevert.

Zelfs de meest integere leverancier die jullie als uitbesteder probeert mee te nemen in zijn kwaliteit van werken, zal tot de conclusie komen dat hem dat niet lukt.

Misschien denk je na het bekijken van dit schema:

Misschien houden jullie zelf een voormalige HR Manager of Adviseur achter de hand met de opdracht de provider aan te gaan sturen. Je hoeft mij niet te geloven. Probeer het gerust uit. Je zult zien dat dit resulteert in veel onaangename discussies met de provider over hoe er gewerkt moet worden.

Veel providers willen die discussie niet. Zij gaan precies doen wat jullie hun aangeven. De kwaliteit die deze providers kunnen leveren, ga je dan niet meer genieten.

Daarnaast zul je zien dat de kosten oplopen. De leverancier gaat ‘meerkosten’ in rekening brengen voor zaken die niet expliciet in het contract staan. 

De enige oplossing, als het nog niet te laat is en de verhoudingen niet al te zeer verziekt zijn, is het om toch een ervaren en goed opgeleide Regisseur / Demand Manager aan te trekken.

Is Outsourcing van HRM een verstandige strategie?

Die vraag is reëel. Bijvoorbeeld de voordelen die een BPO provider biedt, zijn ook met interne dienstverlening mogelijk!

Is Outsourcing van HRM dan nog wel een reële optie? Wegen de kostenvoordelen van de BPO wel op tegen de risico’s en afhankelijkheid die ontstaat bij Outsourcing van alle HRM activiteiten naar één provider?

Kunnen we niet beter investeren in krachtig HR Management? Management dat in staat is efficiënte dienstverlening te realiseren mede met behulp van scherp geselecteerde en tactisch ingepaste solitaire HR diensten?

Dat brengt ons op de benadering die Warren Buffett verwoordt.

De enige juiste beslissing over Outsourcing van HRM

Warren Buffett hanteert een oud Nederlands gezegde: schoenmaker, blijf bij je leest.

Hij heeft bij mijn weten nooit iets gezegd over Outsourcing van HRM, maar hij zegt wel iets dat in dit verband van enorm belang is.

Hij zegt: ‘Ik investeer nooit in zaken waar ik geen verstand van heb, die ik niet begrijp of niet kan overzien.’

Misschien werken jullie in de ziekenhuisbranche of in de fabricage van medische apparatuur (Philips), of in de distributie van pakjes en poststukken (DHL), of in de bejaardenzorg, of in de levering van bankzaken (hypotheken), of in het bestuur (overheid) etc. etc.

In al die takken van sport is HRM geen kerncompetentie. Het is daarom onwaarschijnlijk dat als je goed bent in het vak waar je voor staat, dat je ook goed bent in HR Management.

Dan is het de vraag: waarom zou je tijd, geld en energie investeren in een tak van sport waar je eigenlijk weinig verstand van hebt? Lijkt het niet slimmer om je tijd, geld en energie te richten op zaken waar je wel verstand van hebt?

Met andere woorden: je aandacht focussen op kernactiviteiten. Als je daarbij alle andere zaken uitbesteedt, kun je providers vragen de kosten te reduceren en/of de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren.

Outsourcing van HRM doe je vooral omdat je er geen verstand van hebt, geen expert bent in dit vakgebied en omdat je die expertise voor een gezonde bedrijfsvoering heel goed van extern kunt betrekken.  

Ja, interessant,

maar hoe stuur ik Outsourcing van HRM naar succes?

Hoe bestuur je dat uitbestede werk? Hoe zorg je dat jullie als gevolg van je gebrek aan kennis niet worden uitgebuit? Daarvoor moet je iemand aanwijzen die Regie en Demand Management over het uitbestede werk gaat voeren.

Ook Regie en Demand Management is een vak apart, maar je hoeft er geen HRM expert voor te zijn om het te leren en toe te passen. Iedere ervaren staf- of lijnmanager kan dit vak in twee dagen leren en binnen enkele weken onder de knie hebben.
-
Koos Overbeeke

Gerelateerde informatie

Kostenbesparing door Outsourcing

De tweedaagse opleiding Regie en Demand Management

Terug van Outsourcing van HRM naar Slagkracht Outsourcing HRM