Leestijd is 2(5)minuten
TransitieManagement bij Outsourcing
TransitieManagement bij Outsourcing is van vitaal belang. Weet je dat veel problemen en teleurstellende resultaten van Outsourcing al in de transitie zijn veroorzaakt?
Afgelopen maand nog spraken we met een bedrijf dat hier een praktisch voorbeeld van was. En het erge is. Ze zagen het tijdens de transitie ook al aankomen! Maar dachten, ach, onze leverancier heeft iets meer tijd nodig om zaken op orde te brengen.
‘Niet gelijk moeilijk doen’ was het motto. Maar het kwam niet meer goed en niet meer op orde. Partijen hadden gewoonweg op detail niveau een te verschillend beeld van wat geleverd zou worden.
En wat je dan ziet is dat de verwijdering tussen gewenste resultaten en gerealiseerde resultaten na de transitie alleen maar groter wordt.
Hadden ze nu maar acceptatie managementmethoden toegepast dan was het wel goed gekomen. Maar ook dat hadden ze niet gedaan.
Hoe bouw je aan een transitieresultaat waar je trots op kunt zijn?
Hoe onderken je al tijdens de transitie dat bijsturing nodig is.
De kwaliteit van jullie transitiemanagement bepaald het resultaat waar je straks een jaar of vijf aan vast zit. Je kunt dat dus maar beter goed aanpakken!
Dat roept gelijk enkele vragen op zoals:
Hoe kun je die overdracht effectief realiseren?
Wat moet je daarvoor doen en laten?
Hoe zorg je ervoor dat de business zo min mogelijk overlast ervaart?
Hoe hou je de transitieperiode (en de overlast) zo kort mogelijk?
Hoe zorg je ervoor dat tijdens de transitie de dienstverlening niet in elkaar zakt?
Hoe zorg je ervoor dat afgesproken kostenbesparing en kwaliteitswinst zo snel mogelijk gerealiseerd worden?
Je vindt de antwoorden op die vragen in deze beknopte handleiding.
Twaalf deelprojecten
Wist je dat er voor transitiemanagement bij Outsourcing twaalf deelprojecten te managen zijn nadat jullie een contract hebben getekend?
Wist je het niet? Je bent niet alleen. Te veel uitbesteders zijn zich daar onvoldoende van bewust.
Het gevolg is dat in de planning en organisatie van de transitie zaken over het hoofd worden gezien. Die zaken kom je later vanzelf tegen en dan moet er alsnog een oplossing voor worden gezocht.
Ja, die oplossing gaat dan niet meer zo makkelijk, er zijn onvoorziene (meer)kosten mee gemoeid en het vergt extra tijd.
Traditioneel vergt het transitieproject bij Outsourcing of SSC afhankelijk van de omvang van het traject een doorlooptijd van drie maanden tot een jaar.
En in die tijd is de kwaliteit van de geleverde diensten onder de maat en is het kostenniveau hoger dan gewenst.
Andersom komen we ook tegen. De leverancier neemt het van je over en het is in twee weken gepiept. Daarna heb je er zes jaar last van.
Dat kan veel beter
In reguliere situaties (en dat betreft 80 % van alle transities) kan transitiemanagement bij Outsourcing, een juist bestuurde transitie in betrekkelijk korte tijd plaatsvinden. Dit met nauwelijks kwaliteitsverlies en met snelle realisatie van afgesproken resultaten.
Hier zijn de twaalf projecten:
Waarom gaat het zo vaak fout?
Hoe de betere weg voor transitiemanagement bij Outsourcing bewandelen?
Bij Outsourcing en bij SSC vorming moeten twee voorheen gescheiden werelden tot een effectieve samenwerking komen.
Bijna altijd is er sprake van een cultuurverschil. Daarnaast zien we verschillen in processen en benadering tussen de uitbestedende partij en de leverende partij. Zelfs bij de vorming van een intern SSC zien we cultuurverschillen en processen al uiteenlopen binnen een maand na de start van het SSC.
Die verschillen veroorzaken vaak een moeizaam proces van integratie en samenwerking. Maar er is nog een derde oorzaak die de samenwerking hindert en vertraagt!
Hier gaan we iets meer in detail naar kijken want deze oorzaak kun je gemakkelijk oplossen!
Overzicht van het vervolg in deze handleiding
TransitieManagement bij Outsourcing:
Twee foute benaderingen die veel voorkomen. Wat gaat fout en hoe los je dat op?
De risico's die jullie lopen met een projectmanager van de provider.
Zeven belangentegenstellingen die gemanaged moeten worden.
De valkuil die luilekkerland voor providers veroorzaakt.
De juiste aanpak, hoe ziet dat er uit.
Effectief acceptatiemanagement toepassen.
Transitiemanagement bij Outsourcing mislukt
Twee foute benaderingen zijn hier de oorzaak van
Wat gaat er fout en hoe los je dat op?
Soms zien we dat uitbesteder en leverancier elk een projectmanager leveren die vanuit de eigen organisatie het project leidt.
We zien ook regelmatig dat een leverancier zijn klant (de uitbesteder) aanbiedt om een projectmanager te leveren die ook de klantkant (de kant van de uitbesteder) voor zijn rekening neemt.
Dat lijkt aantrekkelijk want zo’n man heeft dat natuurlijk vaker gedaan, dus hij kent het klappen van de zweep! Maar …
Beide benaderingen zijn fout!
Twee projectmanagers op één transitieklus is als varen met twee kapiteins op een schip. Je kunt zelf wel invullen waar dat toe leidt.
Bovendien kennen deze twee projectmanagers wel hun eigen organisatie, maar niet die van de andere partij. Dat veroorzaakt dat ze er meestal onvoldoende in slagen om ‘de brug te slaan’ tussen de uitbestedende en leverende organisatie.
Als het misgaat met Transitiemanagement bij Outsourcing en er al veel tijd verloren is gegaan, zien we als reactie daarop dat de falende projectmanagers worden vervangen door nieuwe mensen, die op dezelfde plek en op dezelfde manier weer verdergaan.
Helaas, als je vandaag hetzelfde doet als gisteren, zul je vandaag ook dezelfde resultaten behalen als gisteren. Vervangen van de projectmanagers maar verder alles hetzelfde laten, levert je niets op.
Uitbesteder en leverancier verspillen zo geld en menskracht.
Eén projectmanager van de leverancier die de transitie zowel intern als bij de uitbestedende partij regelt, dat gaat praktisch altijd mis. Dat komt doordat de belangenafweging tijdens het transitiemanagement doorslaat naar die van de leverancier.
Het gezegde luidt niet voor niets: 'Wiens brood men eet, diens woord men spreekt'. Er is hier sprake van onvoldoende machtsevenwicht tussen uitbesteder en leverancier.
Uitbesteders kunnen zich beter maar geen zand in de ogen laten strooien door termen als ‘klant is koning’, win-winbenaderingen en strategisch business partnership.
Ga je in op voorstellen van je leverancier dat hij jullie kant van de transitie in goede banen zal leiden, dan zul je snel merken hoe je de grip op je leverancier kwijtraakt en totaal afhankelijk van hem wordt. Je hebt de spreekwoordelijke ‘kat op het spek gebonden’.
Voor je leverancier creëer je luilekkerland. Natuurlijk wil elke leverancier dat wel.
In een Outsourcing- of SSC situatie ben je als uitbesteder die het klappen van de zweep niet beheerst nauwelijks klant. In die situatie is je leverancier een monopolist.
De tucht van de markt, die bij inkoop wel werkt, werkt in deze situaties nooit. Het gezegde ‘wie betaalt bepaalt’ gaat bij een Outsourcing of SSC contract niet op. Tenzij je Demand Management op orde hebt en dan zul je ook de transitie goed managen.
De transitie is de start van jullie operationele samenwerking. Hier leg je de basis voor de operationele samenwerking die daarna vier tot zes jaar duurt.
Transitiemanagement bij Outsourcing is daarom een taak die je niet uit kunt besteden. Doe je dat toch, dan wordt de samenwerking eenrichtingsverkeer. Het woord ‘samen’ kun je wel vergeten, evenals de resultaten die je met de Outsourcing voor ogen had.
Slagkracht in Transitiemanagement bij Outsourcing
Twee zaken zijn van belang om te weten en om goed te regelen. Dat regelen begint al tijdens de contractperiode. In een goed contract staan afspraken over hoe je samen een succes gaat maken van de transitie.
- De Regisseur / Demand Manager is eindverantwoordelijk voor het transitietraject
Het is hierbij in de meeste gevallen onmogelijk om zelf alle deelprojecten te plannen, te organiseren en uit te voeren.
Daarvoor wijs je daarom een projectmanager aan in de rol van TransitieManager.
Deze projectmanager komt óf uit de eigen organisatie, óf je huurt een freelancer in, op de markt.
De projectmanager kent de Ins en Outs van Regie en Demand Management en de valkuilen van Outsourcing.
Hoe weet je dat?
Hij/zij bezit bij voorkeur het Certificaat van de tweedaagse Opleiding Sourcing, Regie en Demand Management.
De projectmanager start zijn werk bij voorkeur voordat het Contract wordt getekend.
- Transitiemanagement bij Outsourcing start met projectmanagement
De transitiemanager start met het voorbereiden, plannen en organiseren van de twaalf deelprojecten voordat het contract getekend is.
Alleen op die wijze is hij in staat zich in te werken in de situatie en de voorbereiding op orde te hebben voordat de Transitie aanvangt.
Hij neemt de twaalf projecten onder zijn hoede. Natuurlijk blijft de Regisseur/Demand Manager eindverantwoordelijk voor het transitieresultaat.
Let op!
Dus niet de leverancier is hier eindverantwoordelijk! De Demand Manager is eindverantwoordelijk. De leverancier is verantwoordelijk voor de oplevering van het resultaat.
Maar of dat resultaat aan de eisen voldoet bepaalt de Demand Manager. Hoe hij dat doet? Hiervoor heeft hij acceptatiemanagement afspraken in het contract op laten nemen.
Ook jullie leverancier zal deze projecten voeren en aan zijn kant de zaak op orde brengen en afstemmen op jullie business. En hij zal aanbieden dat zijn projectmanager ook voor jullie het Transitiemanagement bij Outsourcing (de twaalf projecten) voor zijn rekening neemt.
Je weet nu hoe belangrijk het is om niet op dit soort voorstellen in te gaan.
Transitiemanagement bij Outsourcing kun je maar beter heel serieus nemen
Door transitiemanagement bij Outsourcing op de juiste wijze aan te pakken, bouw je een belangrijke hoeveelheid kennis en inzicht op over jullie business en de samenwerking met je leverancier.
Die deskundigheidsopbouw gaat je als Regisseur / Demand Manager in de komende jaren grote voordelen opleveren en het zorgt ervoor dat je in een gelijkwaardige positie met je leverancier kunt samenwerken.
Die samenwerking begint al direct bij de acceptatieprocedure waarmee je de transitie afsluit. Mis je de kennis om de Regierol effectief op te pakken? Volg dan de tweedaagse opleiding Regie & Demand Management en je gaat er gegarandeerd een succes van maken.
Helaas komen we regelmatig organisaties tegen waar geld en kwaliteit geen rol lijken te spelen. Organisaties die zich met liefde en plezier helemaal aan een leverancier uitleveren.
Lees de krant, vakbladen en volg het achtuurjournaal en je weet over wie we het hebben.
-
Koos Overbeeke
Gerelateerde informatiebronnen
Meer informatie over transitiemanagement bij Outsourcing verwerven?
Opleiding Regie en Demand Management
Meer informatie over Acceptatiemanagement