Leestijd is 4 minuten
Drie redenen voor een Sourcing Strategie
Er zijn maar drie redenen voor een Sourcing Strategie! Helaas denken veel mensen dat het ontwikkelen van een sourcing strategie een mystiek proces is. Een proces dat wordt toegepast door knappe koppen in een bestuurderskamer.
Veel mensen denken ook dat strategie iets is voor directiekamers.
Ten onrechte.
Strategie is er voor iedereen en iedereen met een gezond verstand kan het gebruiken en toepassen.
Hoe?
Aan de hand van enkele praktische en herkenbare voorbeelden zal ik je het laten zien.
Whiskey Four
Misschien herken je dit?
Als kleine jongen was ik sterk onder de indruk van het Nederlandse straaljagerstuntteam: de Whiskey Four.
Ik kon er niet genoeg van krijgen om naar hun capriolen te kijken en snapte er niets van hoe ze het voor elkaar kregen om zo dicht bij elkaar te vliegen.
Hoe ze met een snelheid van 600 tot 1000 km/uur in formatie konden vliegen en exact dezelfde bewegingen maakten, terwijl de vleugeltips elkaar bijna raakten.
Mijn vader, die helemaal gek was van alles wat vloog, zei daarover: ‘een kwestie van trainen, trainen en nog eens trainen, jongen’, en hij had ongetwijfeld gelijk.
Zonder training lukt het niet. Maar later leerde ik dat er meer nodig is.
Het geheim van dit stuntteam
In elke formatie is er één piloot die de leiding heeft en op kop vliegt.
Die kopman geeft de koers aan voor het team, de hoogte waarop ze vliegen, elke bocht die ze gaan nemen en elke beweging die ze gaan doen.
De andere piloten kijken niet door de voorruit wat de kopman nu weer gaat doen, ze staren ook niet op hun instrumenten. Nee, ze sturen hun vliegtuig en zorgen er daarbij voor dat hun afstand tot de andere vliegtuigen in de formatie (voor, achter en opzij) exact gelijk blijft.
Iedere piloot weet wat de afstanden tot zijn collega’s en ten opzichte van de kopman moeten zijn. Hij stuurt zijn vliegtuig zo dat die afstand intact wordt gehouden bij elke beweging die de kopman maakt.
Als de formatie moet opbreken, geeft de kopman hiervoor het sein via de radio en ieder vliegtuig vliegt dan verder in een andere vooraf afgesproken richting.
Daarbij komt dat iedere piloot tot op de tel nauwkeurig weet welke bewegingen de kopman gaat maken. Daardoor kan hij daar rekening mee houden. Gewoon meetellen en weten wat na elk afgesproken aantal tellen de exacte beweging is die moet worden ingezet.
Dat laatste komt tot stand dankzij veel trainen. Mijn vader had ook deels gelijk.
Een Sourcing Strategie werkt precies hetzelfde
Redenen voor een sourcing strategie zijn:
Het is onmogelijk dat het Demand Management team, het Regie team, op ieder moment zelf de koers gaat bepalen.
Het is ongewenst dat het Demand Management team op ieder moment zelf de koers gaat bepalen.
Dit laatste geldt nog sterker voor de dienstverlener waaraan het werk is uitbesteed.
Het is ook praktisch niet haalbaar dat iedere manager door zijn cockpitraam gaat turen om te kijken welke wijzigingen er zijn. Wijzigingen zoals in de marktcondities, de concurrentie, de klantvraag, de behoefte van de core business en andere zaken die van belang zijn voor de (sourcing) strategie.
Managers hebben niet genoeg tijd hiervoor en het zou ook onmogelijke coördinatie en afstemmingsproblemen geven als iedere manager dit voor zichzelf ging doen. Daarom wijzen we in organisaties iemand aan als ‘kopman’.
Deze mensen, meestal een directie- of RvB-lid, besluiten welke richting de organisatie op gaat en wat onderweg de bewegingen zijn.
Die koers en de bewegingen binnen de koers worden vastgelegd in een strategiedocument en dit document wordt gebruikt om iedereen waarvoor dit van belang is hierover te informeren.
Demand Management stuurt hiermee de dienstverleners aan. De service managers van de dienstverlener sturen op hun beurt hiermee hun operationele managers aan. Communicatie en afstemming zijn hier de hoofdingrediënten.
Maar,
er is nog een derde ingrediënt.
Drie redenen voor een Sourcing Strategie
De operationele managers van de dienstverlener sturen hun mensen aan en zorgen daarmee voor afstemming van hun werkzaamheden op alle andere activiteiten bij de dienstverlener en bij de uitbesteder zelf.
In de praktijk zullen die managers een hoop details toevoegen aan die strategie en waarschijnlijk de bovenliggende strategie niet eens dagelijks benoemen.
Maar als ze hun werk goed doen, zorgen alle managers bij de dienstverlener en bij de uitbesteder er samen voor dat de strategie van de uitbesteder wordt gerealiseerd!
Als alles goed gaat, werkt het bij jullie net zoals bij de Whisky Four in hun goede dagen.
Iedereen doet op zijn eigen plaats en niveau in de organisatie zijn werk. Al dat werk netjes afgestemd op elkaar zorgt voor het grotere geheel en jullie organisatie realiseert haar doelstellingen.
De sourcing strategie zorgt voor:
communicatie;
afstemmingen; en
focus op wat echt belangrijk is.
Het belang van Focus op de Sourcing Strategie
Focus zorgt er bij alle betrokkenen voor dat zij zich in hun werk concentreren op zaken die belangrijk zijn en dat ze geen energie besteden aan zaken die niet belangrijk zijn.
Des te schaarser de middelen (resources) zijn waarover een organisatie kan beschikken,
des te belangrijker is het dat alle wel beschikbare middelen zijn afgestemd op wat we willen bereiken.
In een straaljagerstuntteam moet de focus gericht zijn op het hanteren en vasthouden van de juiste afstanden ten opzichte van elkaar.
Zonder die focus op de afstemming gaat het mis. Zodra een van de deelnemers zijn focus verlegt, verliest hij zijn plaats binnen de formatie en veroorzaakt hij waarschijnlijk een crash.
Focus in strategie werkt op dezelfde manier.
Zodra een betrokkene zijn werk niet meer afstemt op alle andere bijdragen aan de strategie, zal zijn werk waarschijnlijk verloren gaan en niet meer bijdragen aan de realisatie van de organisatiedoelen.
Nog erger wordt het als een dienstverlener losgezongen raakt van de strategie van de uitbesteder. Het kan niet anders dan dat in zo’n geval ook Demand Management haar focus is kwijtgeraakt.
De menselijke reactie op de drie redenen voor een Sourcing Strategie
Onze menselijke natuur heeft de neiging zich te verzetten tegen het gebruik van een business strategie.
Mensen hebben zo hun eigen individuele doelstellingen en zij willen hun tijd daaraan besteden in plaats van aan zaken waarover men hoog in de organisatie zegt dat ze belangrijk zijn.
Ons zwakke punt
En mensen willen veelal zelf naar buiten kijken (door het cockpitraam kijken) en reageren op wat ze zien, in plaats van taken uit te voeren die voor hen zijn gedefinieerd vanuit de strategie.
Hoe ga je om met deze zwakheden van de menselijke natuur?
We weten allemaal dat het niet genoeg is om alleen een strategie te bepalen, op te schrijven en te verspreiden. We weten ook dat het belangrijk is dat betrokkenen regelmatig statusrapportages krijgen.
Alle betrokkenen moeten weten of de strategie werkt en wat er moet verbeteren of wat moet worden bijgestuurd i.v.m. veranderende omstandigheden. Nog belangrijker is dat van betrokkenen wordt geëist dat zij op hun beurt de directie informeren over hun individuele bijdragen aan de strategie.
De directie moet die informatie natuurlijk ook gebruiken en evalueren (en bij twijfel controleren). Imtech leverde een tijdje terug een pregnant voorbeeld hoe dit laatste is misgegaan in relatie tot haar Duitse dochter. Een mooi bedrijf ging op deze wijze failliet!
Conclusie bij drie redenen voor een Sourcing Strategie
Als Regisseur of Demand Manager kun je er niet op vertrouwen dat jullie Sourcing Strategie de dienstverlener inspireert om zijn eigen (kortetermijn) belangen opzij te zetten en jullie koers te volgen.
Communicatie over, afstemming en focus op de sourcing strategie zijn daarom voor een Regisseur/Demand Manager hoofdtaken, net als zorgen voor adequate rapportages.
Je gebruikt de Sourcing Strategie, natuurlijk is die afgeleid is van de business strategie, om beperkte middelen te concentreren op de juiste doelen.
Zoals in mijn jeugd de Whisky Four in een strakke formatie langs de hemel scheurden en de Britse Red Arrows dit nog elke dag doen, zo kan jullie uitbestede dienst excelleren ter meerdere eer en glorie van de organisatie als geheel.
De sleutel hiervoor zijn de drie redenen voor een sourcing strategie en die sleutel ligt in jouw hand.
-
Koos Overbeeke
Terug van Drie redenen voor een Sourcing Strategie naar Strategic Sourcing >>