Strategic Sourcing,

een modieus begrip of een concrete activiteit met toegevoegde waarde?

We lezen en horen steeds vaker over Strategic Sourcing. Wat betekent dit begrip nu precies?

Outsourcing is een bekend begrip geworden in het bedrijfsleven en bij de overheid. Is sourcing iets anders dan outsourcing? Hoe pak je het aan en wat is het resultaat?
Strategic Sourcing

De sourcing discussie wordt vaak verengd, ook door leveranciers en consultants, tot de keuze zelf doen of uitbesteden.

Niet zo vreemd, omdat dit de meest bekende vormen van sourcing zijn.

We kennen echter wel tien sourcing scenario’s.

Belangrijk is het om die variant te kiezen die een specifieke activiteit de bedrijfsstrategie en -doelstellingen optimaal ondersteunt.

We hebben het dus over het maken van een bewuste keuze over welke processen – en daarmee activiteiten – we op welke manier gaan invullen.

In dit perspectief is sourcing geen doel, maar een strategisch middel om bedrijfsdoelen of organisatiedoelen te bereiken.

 

 

Veel gemaakte denkfout bij Sourcing

Vaak kijkt een organisatie naar wat een collega-organisatie doet en waarmee die succesvol is. Dit gedrag veroorzaakt dure fouten.

 

 

Voorbeeld ziekenhuis

Dit ziekenhuis besloot de wasserij uit te besteden. Het collega-ziekenhuis in een nabijgelegen stad realiseerde daar kostenvoordelen mee met behoud van kwaliteit.

Het collega-ziekenhuis had de zaak intern echter anders, lees beter gestructureerd, georganiseerd en en bestuurd dan dit voorbeeldziekenhuis.

Deze Outsourcing liep helemaal vast.

 

 

Voorbeeld universiteit

Deze universiteit besloot de facilitaire dienst uit te besteden. Een collega-universiteit had daar flinke kostenvoordelen mee bereikt.

Maar bij deze universiteit had de facilitaire dienst een sleutelfunctie bij haar wervingskracht om studenten aan te trekken, vanwege bepaalde servicevoorzieningen die andere universiteiten niet boden.

Die servicevoorzieningen werden gestandaardiseerd na de Outsourcing (transformatiefase) en dat leverde inderdaad een leuke kostenbesparing op. Twee jaar na de uitbesteding van de facilitaire dienst begon de instroom van studenten fors terug te lopen.

De universiteit had met de outsourcing een van zijn, voor de Raad van Bestuur verborgen maar voor studenten aantrekkelijke, factoren verloren. Wat de ene organisatie succesvol volledig uitbesteedt, kan bij de andere en schijnbaar vergelijkbare organisatie op debacle uitdraaien.

Iedere organisatie is uniek. Laat je daarom nooit leiden door wat concullega’s doen.

 

 

Tien sourcing scenario’s

Voor we nader ingaan op het wat en hoe van strategic sourcing, lichten we eerst de tien meest voorkomende varianten toe.

Uit ervaringen weten we dat een aantal termen in de bijgaande figuur bij de meeste mensen bekend voorkomen, maar als we het bijvoorbeeld over ‘verkopen’ hebben in relatie tot sourcing, zien we vaak vraagtekens opduiken.

Elk scenario is het resultaat van een aantal afwegingen die we verderop zullen toelichten. Nu eerst even de definitie. Waar praten we over?

1. Insourcen

Het in huis halen van een activiteit die voorheen extern werd verricht. Hiervoor wordt kennis en kunde ingekocht en worden processen, taken, een organisatieonderdeel en procedures ingericht.

2. Zelf doen

Het in huis verzorgen en blijven verzorgen van een bepaalde activiteit.

3. Shared Service Center & Gemeenschappelijke Regelingen

Het in huis verzorgen en blijven verzorgen van een bepaalde activiteit, maar die activiteit wel voor de gehele organisatie (of bijvoorbeeld een divisie) bundelen en concentreren.

Bij de overheid zien we ook SSC’s onder een zogenaamde Gemeenschappelijke Regeling, een GR. Dit is dan een SSC dat is ondergebracht in een afzonderlijke juridische entiteit.

Met zo'n GR is formeel sprake van Outsourcing, ook al noemt men dit bij de overheid meestal niet zo.

GR staat voor een organisatie conform de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Binnen die Gr organisatie wordt bijna altijd een SSC ingericht. Dat SSC bedient meerdere overheidslichamen, bijvoorbeeld meerdere zelfstandige gemeenten of meerdere ministeries.

Deze overheidslichamen dragen mensen, processen en installaties over aan de GR net zoals bij Outsourcing in het bedrijfsleven.

De GR is een publiekrechtelijk orgaan, de medewerkers blijven ambtenaar. De bestuurlijke en politieke verantwoording is vaag geregeld. Dit maakt de belangenbehartiging vanuit een deelnemende gemeente zeer moeizaam.

Een vergelijkbare constructie zien we ook wel bij bedrijven. Zij brengen dan werkzaamheden onder in een dochtermaatschappij in een lage lonen land. We noemen dat een zogenaamde Captive Outsourcing.

 

 

4. Outtasking

Het uitbesteden van gespecialiseerde activiteiten onder strakke operationele regie van meer generalistische vakgenoten. Bijvoorbeeld outtasking van recruiting bij HR of liftonderhoud bij het facilitair bedrijf.

 

 

5. Alliantie / fusie / joint venture

Een organisatie werkt samen met een specialist op een bepaald gebied om bepaalde functies beter of goedkoper te kunnen uitvoeren. Voor deze samenwerking is een juridische vorm gekozen en daarmee gaat de samenwerking een stuk verder dan bij Outsourcing of Outtasking.

Deze vormen zijn lastig in de besturing en komen daardoor in Nederland zeer weinig voor.

 

 

6. Co-makership

Bij co-makership besluit een organisatie dat het nuttig is om de leverancier niet alleen in de uitvoering in te schakelen, maar hem ook te betrekken in het proces van product- en dienstenontwikkeling.

Co-makership zegt niets over de juridische uitwerking van de samenwerking en kan van organisatie tot organisatie anders zijn ingevuld.

 

 

7. Participatie

Ook participatie is een begrip dat veel verschillende uitwerkingen kent. Soms gaat het om kennisinbreng, soms om deelname in een netwerk of in een keten.

Soms gaat het over vaste leverafspraken en soms over inbreng op afroep. Soms gaat het over inkoop en soms gaat het over langdurige samenwerking.

Wanneer iemand de term ‘supplier participatie’ gebruikt, kun je maar beter inzoomen op de details van de samenwerking, zodat je een beeld krijgt van wat er echt gaande is.

 

 

8. Uitbesteden

Uitbesteden is een lastige term. Soms wordt hij gebruikt in relatie met inkoop van producten en/of diensten die de inkoper nooit zelf heeft vervaardigd.

Op andere plaatsen heeft men het over outsourcing van activiteiten. In alle gevallen wil de uitbesteder een product of dienst niet (langer) zelf vervaardigen.

Het onderscheid tussen inkoop en outsourcing is belangrijk.

Bij inkoop werkt de tucht van de markt en is de klant koning. Bij outsourcing werkt de tucht van de markt niet en moet de uitbesteder Demand Management organiseren als tegenkracht tegen de monopoliepositie van de leverancier.

 

 

9. Outsourcing

Een organisatie besluit de vervaardiging van een dienst of product buiten de deur door een leverancier te laten plaatsvinden. Met de outsourcing worden meestal mensen, techniek en kennis overgedragen aan de zorg van de leverancier.

 

 

10. Verkopen

De organisatie bezit productiecapaciteit die voor een leverancier strategische waarde bezit, bijvoorbeeld omdat de leverancier die capaciteit ook op andere plaatsen kan vermarkten.

Het soort werk is voor de typering van de uitbesteding, hier is dat Verkoop, biet van belang. Het kan HRM,  FM, ICT of iets anders zijn. 

Verkoop is voor de kopende partij alleen interessant als de te verkopen dienst of productieafdeling een onderscheidende positie in de markt biedt.

De uitbestedende organisatie verkoopt die productiecapaciteit aan de leverancier/service provider en spreekt daarbij een langdurige leverovereenkomst af.

Dit is dus outsourcing die direct geld in het laatje van de uitbesteder brengt en daarmee de kaspositie van de uitbesteder versterkt. Deze constructie wordt ook wel sale & leaseback genoemd.

 

 

Voordelen van strategic sourcing

We zien dat bij strategic sourcing we ons niet beperken tot de afweging tussen zelf doen of uitbesteden (een zogenaamde make or buy beslissing). Met een strategic sourcing benadering verschijnt er een grote diversiteit aan leveringsbronnen (de scenario’s) om activiteiten te organiseren.

Het voordeel van strategic sourcing ten opzichte van de traditionele make or buy benadering is dat meerdere opties (scenario’s) worden geanalyseerd en beoordeeld. Dit voorkomt dat snel in een fuik van maximaal twee keuzes wordt gelopen die niet de optimale oplossing bieden.

Het keuzepalet is met strategic sourcing veel rijker geworden en daarmee is het strategic sourcing process een concrete activiteit geworden. Een activiteit die meerwaarde biedt.
-
Koos Overbeeke


Meer lezen over strategic sourcing?

inhoud geven aan strategic sourcingIn het whitepaper ‘Strategic sourcing, een modieus begrip of een concrete activiteit met toegevoegde waarde?’ lees je onder meer:

  • Hoe je een sourcing strategie kunt ontwikkelen.
  • Hoe krachten in beeld brengen en bijvoorbeeld een afweging maken tussen kostenvoordeel of kwaliteitsimpuls.
  • Hoe die afweging leidt naar een ander sourcing scenario;
  • Wat de voor- en nadelen van bepaalde scenario’s zijn.
  • Welke de strategische aspecten van verschillende sourcing strategieën zijn.
  • Welke de operationele aspecten van verschillende sourcing strategieën zijn.
  • Wat de aspecten van een sourcing projectplan zijn.

En nog veel meer.

Je kunt gratis kennisnemen van dit sourcing whitepaper >>


Je kunt ook kiezen om je breder in Sourcing, Regie en demand Management te informeren >>