Zelfmanagende contracten

‘We moeten anders leren omgaan met de mythen van het verleden: “zelfmanagende contracten” en “nooit een leverancier confronteren met zijn prestaties”.’

Een jaar terug, op een congres over outsourcing, was ik net wat aan het wegdommelen bij een saaie discussie toen ik een bekende burgemeester deze mooie stelling hoorde betrekken.

zelfmanagende contractenLater die dag sprak ik haar aan en vroeg:

‘Zijn in uw organisatie één of meer mensen gestructureerd actief met het oogmerk het beste uit elke outsourcing- of SSC deal te krijgen?’

Ze schudde haar hoofd en zei: ‘Nee, niet echt, en dat is precies het probleem.

Wij geloven in de mythe van contracten die zichzelf managen en ruziemaken met een leverancier die niet aan onze verwachtingen voldoet, dat past niet in onze cultuur.’

Ze keek me onderzoekend aan en vervolgde toen met: ‘Wij zitten met de armen over elkaar het aan te zien. Mopperen wat in het wandelgangencircuit en wachten af of het gaat veranderen.’ Een geanimeerd gesprek volgde.

 

 

De niet-werkende praktijk van geven en nemen

Wij zien grote verschillen tussen organisaties. Binnen sommige organisaties gelooft men in contracten die zichzelf managen en leveranciers die autonoom voor u de goede dingen doen.

Binnen andere organisaties meent men dat leveranciersmanagement een integraal onderdeel is van contractmanagement. Er wordt geïnvesteerd in relatieonderhoud, governance en contract- en prestatie monitoring.

Weer anderen denken dat contractmanagement bestaat uit het bewaken van het contract. Vaak komen we tegen dat men denkt in ‘geven en nemen’ in de omgang met een leverancier.

Men is huiverig voor het inroepen van sancties voor afwijkingen ten opzichte van de afgesproken prestaties. Iemand zei me dat het belangrijk is om ‘niet met een harde aanpak te komen. Het is genoeg om hun (de leverancier) te laten weten dat je ziet wat er aan de hand is’. Toen ik hem naar bewijs voor deze stelling vroeg, kwam er een heel vaag verhaal.

Wijzelf hebben de ervaring dat in een goed werkende leverancierrelatie u vertrouwen weet te combineren met flexibiliteit en robuuste discussies over de prestaties, en waar nodig over veranderende behoeften.

 

Zelfmanagende contracten; na de champagne

Zelfmanagende contracten zijn een illusie, evenals leveranciers die alleen in uw belang denken en handelen. Nadat alle activiteiten voor het bereiken van een outsourcing overeenkomst zijn afgerond en de champagne op de deal is gedronken, breekt de tijd van beheer en onderhoudsactiviteiten aan (contractmanagement).

Contractmanagement bestaat uit drie activiteiten:

  1. het beheer van de dienstverlening

  2. het beheer van de relatie met de leverancier

  3. contractadministratie en beheer

Beheeractiviteiten moeten ervoor zorgen dat de service wordt geleverd in overeenstemming met de afgesproken prestaties en kwaliteitsniveaus.

Relatiebeheer moet zorgen voor het behouden en het ontwikkelen van een open en constructieve relatie met de leverancier.

Contractadministratie zorgt voor het toegankelijk houden, de archivering en het onderhoud van de documentatie, inclusief het bijhouden en managen van veranderingen.

Zoals u ziet, komen zelfmanagende contracten in dit rijtje niet voor.

-

Koos Overbeeke

 

P.s. de video hieronder biedt, ter lering en vermaak, achtergrondinformatie over de zes verstorende elementen die het gevolg zijn van de mythe van zelfmanagende contracten.

 

 

 

  

 

Terug van Zelfmanagende contracten naar Slagkracht Outsourcing Blog

 

 

 


 

 

contactSlagkracht Management;dm opleiding

Consultancy, Opleidingen en Implementatie Service

voor Governance (Regie) en Demand Management

bij Outsourcing en SSC

 

Neem gerust vrijblijvend contact op voor meer informatie of bel even